10. Базовые, промежуточные и текущие планы

10.1. Отслеживание выполнения проекта

Отслеживание состоит в сравнении имеющегося плана работ с фактическим состоянием выполнения проекта. Для отслеживания требуется зафиксировать состояние плана работ на тот момент, когда планирование было завершено.

Так как в график выполнения работ с течением времени неизбежно будут вноситься изменения, перед началом отслеживания следует сохранить составленный план в виде базового плана.

Отслеживание в Ms Project осуществляется посредством ввода таких данных, как: фактическая дата начала; фактическая дата окончания работы; фактическая длительность задачи; фактическое время, отработанное ресурсом; фактические затраты, % завершения, физический % завершения.

Когда в Ms Project вносится информация о фактическом выполнении работ проекта, программа показывает откорректированный план, с предложением того, как лучше выполнить оставшуюся часть проекта, учитывая фактически сложившуюся ситуацию.

Менеджер проекта с определенной периодичностью (например, один раз в неделю) выполняет отслеживание проекта, получая информацию о состоянии работ (завершенные задачи, начатые задачи, оставшиеся задачи). Периодическое отслеживание задач в процессе их выполнения помогает выявить возможные отклонения от плановых оценок. При этом, чем раньше будет выявлено отставание работ, тем больше возможностей может быть использовано для его ликвидации.

Отслеживание является важным и трудоемким процессом. Для удобства процесса отслеживания проекта рекомендуется использовать заметки к задачам, в которых должны быть указаны все изменения и дополнения, которые не могут быть отражены в базовом плане.

На основании отслеживания Ms Project позволяет формировать отчеты для предоставления заинтересованным сторонам проекта.

10.2. Базовые и промежуточные планы

Тот план, который исходно подготовлен в Ms Project, называется текущим. Текущий план в ходе выполнения проекта с большой вероятностью будет изменяться в соответствие с фактическим ходом выполнения работ. Для того, чтобы зафиксировать утвержденный план, нужно сохранить Базовый план – это снимок календарного плана на момент завершения стадии планирования, либо на момент завершения одного из основных его этапов. До 11 базовых и 10 промежуточных планов могут храниться в одном файле Ms Project вместе с реальными данными о ходе выполнения проекта. Различие между базовым планом и промежуточным планом заключается в типе и объеме сохраняемой информации.

Базовый план, как «снимок» плана проекта, содержит полную информацию о задачах, ресурсах и назначениях. Для задач это: длительность, даты начала и окончания, трудозатраты и затраты по этапам. Для ресурсов это: трудозатраты и повременные трудозатраты. Для назначений это: даты начала и окончания, повременные трудозатраты и затраты.

Промежуточный план отличается от базового тем, что в нем сохраняются только даты начала и окончания задач.

Для сохранения базового/промежуточного плана используется команда «Задать базовый план» в группе «Планирование» на вкладке ленты «Проект», которая открывает диалоговое окно «Задание базового плана», показанное на рисунке 55.

Рисунок 55. Диалоговое окно задания базового плана

В процессе выполнения проекта может возникнуть необходимость обновить базовый план, чтобы внести в него утвержденные изменения (добавление задач, изменения части существующих задач). В этом случае нужно выделить необходимые задачи вместе с их суммарной задачей, после чего сохранить базовый план, установив в окне «Задание базового плана» переключатель в положение «Для выбранных задач», а также выбрав оба флажка. В этом случае Ms Project обновит базовый план и изменит сведения о суммарных задачах.

Естественно, изменение базового плана может выполняться только при возникновении некоторых исключительных ситуаций. В большинстве случаев при этом используется создание новой версии базового плана, чтобы не потерять исходную информацию. Следует учесть, что Ms Project не позволяет хранить пояснительную информацию для различных версий базового плана, так что за процесс создания таких версий, как всегда, полностью отвечает менеджер проекта.

Промежуточные планы могут быть настроены для всех задач проекта, но обычно имеет смысл сохранять промежуточные планы только для тех задач, которые выполняются в настоящее время. Для того чтобы сохранить промежуточный план, нужно выделить задачи, подлежащие включению в промежуточный план, затем дать команду «Задать базовый план» (Проект-Планирование). В диалоговом окне «Задание базового плана» (рисунок 56) установить переключатель в положение «Задать промежуточный план». Поля «Скопировать:» и «В:» станут доступными. В списке «Скопировать:» выбрать строку «Запланированное начало и окончание» для копирования соответствующих дат начала и окончания, а в списке «В:» выбрать соответствующую строку, например «Начало1/Окончание1» в которые будут скопированы даты, создавая таким образом поля промежуточного плана.

Рисунок 56. Задание промежуточного плана

Для удаления значений из полей базы данных, соответствующих базовому или текущему плану, используется команда «Очистка базового плана» (Проект-Планирование).