2.3. Структура проектной информации

Вся совокупность именованных параметров, связанных с конкретными элементами проекта, систематизирована и хранится в базе данных Ms Project. Основными информационными элементами проекта в Ms Project являются: собственно проект; связанные с проектом календари; задачи (работы) проекта; используемые ресурсы; назначения ресурсов задачам проекта.

Одним из наиболее значительных информационных элементов являются задачи, которые в Ms Project подразделяются на:

- обычные задачи (соответствуют пакетам работ при создании ИСР, на которые можно назначить конкретных исполнителей, определить временные рамки, а затем проконтролировать выполнение);

- повторяющиеся задачи (например, проведение еженедельных планерок или других регулярных мероприятий);

- вехи (значительные события проекта, которые обычно показывают начало и/или конец фаз и самого проекта);

- суммарные задачи (задачи, содержащие подзадачи. В виде суммарной задачи может быть представлена фаза проекта).

Примеры параметров, связанных с элементом проекта «Задача» приведены в таблице 1.

Таблица 1. Примеры параметров задач в Ms Project

Группа показателей	Наименования показателей
Описание задачи	Идентификатор задачи
	Наименование задачи
	Длительность выполнения задачи
	Даты начала и окончания
	Трудозатраты
	Процент выполнения задачи
	Код СДР
	Приоритет
	Резерв времени задачи
	Тип задачи
	Фиксированные затраты финансовых средств
	Полные затраты на задачу
	Текущий объем затрат на задачу
Взаимосвязь задач	Идентификаторы задач-предшественников
	Тип связи предшествующей задачи с текущей
	Сдвиг времени относительно предшествующей задачи (опережение или задержка)

2.4. Управление представлениями информации

Совокупность данных из внутренней базы Ms Project отображается на экране в виде представлений. Различаются представления задач и представления ресурсов (выбор представления: вкладка ленты «Вид» - группы «Представления задач» и «Представления ресурсов»). Основные представления задач и ресурсов приведены в таблице 2.

Для быстрой смены представления можно использовать контекстное меню, которое появляется после щелчка правой кнопкой мыши в области представления вдоль левой границы экрана, в которой указано название текущего представления (по умолчанию это «Диаграмма Ганта»).

Таблица 2. Основные представления задач и ресурсов в Ms Project

Основные представления задач	Основные представления ресурсов
- диаграмма Ганта; - диаграмма Ганта с отслеживанием; - использование задач; - сетевой график; - временная шкала; - лист задач.	- лист ресурсов; - использование ресурсов; - график ресурсов; - форма ресурсов.

В рамках установленных представлений можно изменять содержание табличной части. Для этого используется контекстное меню кнопки таблицы «Выделить все». Пользователь также может изменять структуру столбцов таблиц, вставляя дополнительные поля, или скрывая существующие.

За столбцом номера-идентификатора задачи обычно следует столбец, в который Ms Project помещает графические пиктограммы-индикаторы, привлекающие внимание менеджера к дополнительной важной информацией.

Упражнения

1. Создайте проект на основе шаблона «Проект внедрения системы управления проектами».

2. Изучите возможности изменения параметров Ms Project.

3. Добавьте на ленту новую вкладку, разместите на ней две группы: Буфер (с командами Вырезать, Копировать, Вставить) и Формат (Шрифт, Цвет текста, Цвет фона).

4. Удалите с ленты созданную вкладку.

5. Найдите в списке задач созданного проекта суммарные задачи, обычные задачи, вехи. Посмотрите, как они отображаются на представлении «Диаграмма Ганта».

6. Сдвигая вправо границу диаграммы Ганта, изучите показатели, связанные с задачами.

7. Сверните, разверните содержание суммарных задач.

8. Откройте и изучите возможные представления задач и ресурсов для открытого проекта, табличную информацию, соответствующую различным представлениям и таблицам.

9. Изучите различные виды пиктограмм, показанных в области индикаторов, и их значения.

10. В представлении «Лист задач» изучите список полей, которые могут быть добавлены в представление. Добавьте несколько полей, скройте часть добавленных полей.

11. Определите дни, в которые загрузка менеджера проекта превышает допустимый предел.

Контрольные вопросы

1) Какие функции обычно реализуются в программных системах для поддержки управления проектами?

2) Приведите примеры специализированного программного обеспечения для поддержки управленческой деятельности. Какие классы программ здесь можно выделить?

3) Перечислите основные элементы проекта, информация о которых хранится в базе данных Ms Project?

4) Как можно создать дополнительную вкладку на ленте, разместить на ней командные кнопки? Для чего нужна и как настраивается панель быстрого доступа?

5) Что такое «представление» в Ms Project? Назовите примеры представлений задач, ресурсов.