Використання Майстра підстановок

Зробити простішим введення значень в полі дозволяє операція підстановки. Використовуючи цю операцію, можна вибирати значення поля із списку. Список значень може бути як фіксованим, так і міститися в таблиці або запиті. Сформувати стовпець підстановок для поля допомагає Майстер підстановок (Lookup Wizard). Давайте створимо стовпець підстановок для поля "КодКлієнта" в таблиці "Список розсилки сповіщень". Це дасть нам можливість при введенні даних в цю таблицю вводити не коди клієнтів, яких ми не знаємо, а вибирати із списку назва організації, в якій працює дана особа. Щоб використовувати Майстра підстановок (Lookup Wizard), необхідно:

1. Відкрити таблицю "Постачальники підприємства" в режимі Конструктора.

2. Виділити поле "КодКлієнта" і вибрати із списку в стовпці Тип даних (Data Турі) значення Майстер підстановок (Lookup Wizard) (мал. 2.15).

Мал. 2.15. Перше діалогове вікно Майстра підстановок

3. У діалоговому вікні, що відкрилося, Майстер підстановок (Lookup Wizard) вибрати спосіб завдання значень: Об'єкт "стовпець підстановки" використовуватиме значення з таблиці або запиту (I want the lookup column to look up the values in а table or query), оскільки в цьому випадку ми повинні використовувати дані з таблиці "Клієнти" (Customers). Натиснути кнопку Далі (Next).

4. У наступному діалоговому вікні можна вибрати із списку таблицю або запит, з якого здійснюватиметься підстановка. Вибрати таблицю "Клієнти" (Customers) і натиснути кнопку Далі (Next) (мал. 2.16).

Мал. 2.16. Друге діалогове вікно Майстра підстановок

5. У списку Доступні поля (Available Fields) виводяться всі поля таблиці "Клієнти" (Customers). Перемістити із списку доступних полів в список підстановки (Selected Fields) поля "КодКлієнта" і "Назва" і натиснути кнопку Далі (Next) (мал. 2.17).

Мал. 2.17. Третє діалогове вікно Майстра підстановок

6. Проглянути стовпець підстановки, за допомогою перетягування межі вибрати ширину стовпця, а також залишити встановлений за умовчанням прапорець Приховати ключове поле (Hide key column). Дійсно, нам не потрібне в списку, що розкривається, бачити коди клієнтів. Натиснути кнопку Далі (Next) (мал. 2.18).

7. Ввести назву стовпця підстановок і натиснути на кнопку Готово (Finish) (мал. 2.19). При необхідності Майстер підстановок попросить зберегти ті зміни, які ви внесли в таблицю, перш ніж остаточно встановить підстановки — відповідайте Так (Yes). На цьому процедура створення стовпця підстановок закінчується.

Мал. 2.18. Четверте діалогове вікно Майстра підстановок

Мал. 2.19. П'яте діалогове вікно Майстра підстановок

Зауваження

Застосовувати операцію підстановки можна тільки до полів, що містять текстові і числові дані, а також до логічних полів. Інші типи полів не можуть використовувати підстановку.

На нижній панелі вікна Конструктора таблиць знаходиться вкладка Підстановка (Lookup), у якій визначаються властивості поля, що відносяться до підстановки. Якщо стовпець підстановки для поля не визначений, значення властивості Тип елементу управління (Display Control) для текстових і числових полів рівне Поле (Text Box), для логічного типа — Прапорець (Check Box). При цьому решта властивостей на вкладці Підстановка (Lookup) відсутні.

Якщо ви хочете додати до поля стовпець підстановок, то встановите для властивості Тип елементу управління (Display Control) значення Поле із списком (Combo Box) або Список (ListBox).[ Для проглядання таблиці в режимі Таблиця ці поля абсолютно рівноцінні, розрізняються вони у формах. Поле Список відображається на екрані відразу у вигляді ськролліруємого списку значень, а Поле із списком відображається у вигляді випадного списку. (Про інші відмінності див. разд. "Вбудовані елементи управління" гл. 9.) ]

В цьому випадку на вкладці Підстановка (Lookup) з'являється ряд властивостей, що дозволяють управляти параметрами підстановки (мал. 2.20).

Мал. 2.20. Стовпець підстановок в таблиці "Список розсилки сповіщень" Опис цих властивостей приведений в табл. 2.5.

Таблиця 2.5. Властивості підстановки для поля із списком

Найменування властивості	Опис
Типджереларядків (Row Source Type) *	Властивість визначає тип джерела рядків для списку або поля із списком. Може приймати три значення: Таблиця або запит (Table/Query), Список значень (Value List) і Список полів (Field List)
Джерело рядків (Row Source) *	Властивість визначає джерело даних елементу управління. При виборі типу джерела рядків Список значень (Value List) воно є списком елементів, що розділяються крапкою з комою (;), інакше — ім'я таблиці або запиту або інструкцію мови SQL
Приєднаний стовпець (Bound Column) *	Властивість визначає номер стовпця списку або поля із списком, елементу управління, що містить значення. Якщо цю властивість має значення 0, то в полі передається номер рядка списку, якщо 1 і більше, то в полі передаються дані з відповідного стовпця списку. Значення цієї властивості не може перевищувати значення властивості Число стовпців (Column Count.)

Найменування властивості	Опис
Число стовпців (Column Count) *	Властивість визначає число стовпців, що виводяться в списку або в полі із списком. Якщо як джерело рядків використовується Таблиця або запит (Table/Query), то в списку виводитимуться стовпці таблиці, починаючи з першого і закінчуючи тим, який вказаний в значенні даної властивості. Якщо як джерело рядків використовується список значень, то в списку виводитиметься вказане число стовпців, а дані в них розташовуватимуться відрядковий в послідовності, вказаній у властивості Джерело рядків (Row Source)
Заголовки стовпців (Column Heads) *	Властивість визначає, чи використовуються перші елементи списку або поля із списком як заголовки стовпців
Ширина стовпців (Column Widths) *	Властивість визначає ширину стовпців списку або поля із списком. При використанні декількох стовпців значення розділяються крапкою з комою (;). Задавши нульове значення, можна приховати стовпець
Число рядків списку (List Rows)	Властивість визначає максимальне число рядків для поля із списком. Якщо кількість елементів списку перевищить вказане число рядків, в списку з'явиться лінійка прокрутки
Ширина списку (List Width)	Властивість визначає ширину списку, що розкривається, для поля із списком
Обмежитисясписком (Limit to List)	Властивість визначає, чи можуть вводитися в поле із списком значення, що не є елементами списку.

Якщо значення властивості Тип елементу управління (Display Control) рівно Список (List Box) (а це можливо тільки для текстових і числових полів), на вкладці Підстановка з'являються тільки властивості, відмічені в табл. 2.5 зірочкою (*).