Сортування даних в таблиці

Операція сортування даних використовується завжди для зручності знаходження потрібної інформації. Коли на екрані (або на папері) відображається таблиця, набагато легше знайти потрібний рядок, якщо ці рядки впорядковані. Ви звикли до того, що табличні дані впорядковані за абеткою, по даті, по збільшенню або зменшенню значень в стовпцях, що містять числа. Але в різних ситуаціях ми хотіли б сортувати рядки за різними ознаками (стовпцям таблиці). У ідеалі це повинно виконуватися легким рухом руки. Саме так і дозволяє робити Access. За умовчанням, коли таблиця відкривається в режимі Таблиці, вона упорядковується по значенню ключового поля. Якщо ключове поле для таблиці не визначене, записи виводяться у порядку їх введення в таблицю. Якщо потрібно відсортувати записи по значенню іншого поля, досить встановити курсор на будь-який рядок відповідного стовпця і натиснути одну з кнопок на панелі інструментів: Сортування за збільшенням (Sort Ascending) або Сортування по убуванню (Sort Descending).

Інший спосіб виконання цієї операції: клацнути правою кнопкою миші по будь-якому рядку потрібного стовпця і вибрати з контекстного меню (мал. 2.55) відповідну команду.

Таким чином можна упорядкувати записи по будь-якому стовпцю таблиці. Обмеження існують тільки на тип даних, які можна упорядковувати — не можна сортувати значення полів типу MEMO, гіперпосилань або об'єктів OLE.

Щоб правильно застосовувати сортування, потрібно знати декілька простих правил.

• При сортуванні в зростаючому порядку записи, що містять порожні поля (з порожніми значеннями), указуються в списку першими.

• Числа, що знаходяться в текстових полях, сортуються як рядки символів, а не як числові значення. Якщо потрібно відсортувати їх в числовому порядку, всі текстові рядки повинні містити однакову кількість символів. Якщо рядок містить меншу кількість символів, то спочатку потрібно вставити незначущі нулі.

• При збереженні таблиці зберігається і порядок її сортування.

Мал. 2.55. Контекстне меню в режимі таблиці

Зауваження

Порядок сортування залежить від настройок мови, визначених в діалоговому вікні Параметри (Options) при створенні бази даних. Щоб змінити цю настройку, необхідно вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Параметри (Options), відкрити вкладку Загальні (General) і в полі Порядок сортування бази даних вибрати потрібна мова (див. гл. 14).

Порада

Процес сортування значно прискорюється, якщо заздалегідь по даному полю був побудований індекс.

Якщо ви змінили порядок сортування записів в таблиці, а потім вирішили її закрити, Access запрошує, чи хочете ви зберегти зміни макету. Якщо ви відповісте Так (Yes), то новий порядок сортування збережеться і відтвориться, коли таблиця буде відкрита наступного разу. Для того, щоб повернутися до первинного порядку сортування (по значенню ключового поля), необхідно виконати команду меню Запису, Видалити фільтр (Records, Remove Filter/Sort).

Іноді потрібно виконати сортування по значенню декількох полів. Для цього перемістите спочатку сортовані стовпці так, щоб вони опинилися, по-перше, поряд, а по-друге, з урахуванням пріоритетів, — пріоритети встановлюються зліва направо, оскільки першими сортуватимуться значення в крайньому лівому стовпці. Після цього потрібно виділити всі стовпці і натиснути, відповідно, кнопку Сортування за збільшенням (Sort Ascending) або Сортування по убуванню (Sort Descending) на панелі інструментів.