Фільтрація даних

У Microsoft Access передбачено чотири способи відбору записів за допомогою фільтрів: фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр, поле Фільтр для (Filter For) і розширений фільтр.

Фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр і поле Фільтр для (Filter For) є дуже простими способами відбору записів, причому найпростішим є фільтр по виділеному фрагменту — він дозволяє знайти всі записи, що містять певне значення у вибраному полі. Звичайний фільтр використовується для відбору записів по значеннях декількох полів. Поле Фільтр для (Filter For) використовується, якщо фокус введення знаходиться в полі таблиці і потрібно ввести конкретне шукане значення або вираз, результат якого застосовуватиметься як умова відбору. Для створення складних фільтрів слід використовувати вікно розширеного фільтру.

Набір записів, які були відібрані в процесі фільтрації, називається результуючим набором.

Щоб використовувати фільтр по виділеному фрагменту, необхідно:

1. У полі об'єкту в режимі Таблиці знайти значення, яке повинні містити записи, що включаються в результуючий набір при застосуванні фільтру. .

2. Виділити це значення і натиснути кнопку Фільтр по виділеному (Filter by Selection) на панелі інструментів Режим таблиці (Table Datasheet).

Зауваження

Фільтри зберігаються автоматично при збереженні таблиці або форми. Таким чином, при повторному відкритті таблиці або форми можна знову застосувати збережений фільтр.

Порада

Фільтр дозволяє відбирати записи, що не містять вибраного значення. Для цього необхідно вибрати значення, натиснути праву кнопку миші і виконати команду Виключити виділене (Filter Excluding Selection).

На мал. 2.57 показаний результуючий набір, одержаний застосуванням фільтру по виділеному до таблиці "Замовлення" (Orders) демонстраційної бази даних (Northwind). Щоб отримати такий результат:

1. Відкрийте таблицю "Замовлення" в режимі Таблиці.

2. Виділіть в стовпці "Клієнт" яке-небудь значення, наприклад Ernst Handel.

3. Натисніть кнопку Фільтр по виділеному (Filter by Selection) на панелі інструментів.

Мал. 2.57. Результуючий набір записів після застосування фільтру по виділеному

Щоб відмінити фільтр, необхідно натиснути на кнопку Видалити фільтр (Remove Filter) на панелі інструментів Режим таблиці (Table Datasheet) або скористатися однойменною командою контекстного меню.

Access запам'ятовує останній вживаний фільтр, тому якщо тепер натиснути на кнопку Застосування фільтру (Apply Filter) на панелі інструментів, знов будуть відібрані ті ж записи.

Кнопки Застосування фільтру (Apply Filter) і Видалити фільтр (Remove Filter) є по суті однією кнопкою, стан (натиснута, віджата) і підпис якої міняються залежно від того, встановлений чи ні фільтр для таблиці. Ще однією ознакою, по якій можна дізнатися, що в таблиці відображаються відфільтровані записи, є слово ФЛТР (FLTR) в рядку стану вікна додатку.

Для того, щоб встановити фільтр по виділеному фрагменту, можна скористатися також командою контекстного меню Фільтр по виділеному (Filter by Selection) або вибрати з меню Запису (Records) команду Фільтр, Фільтр по виділеному (Filter, Filter by Selection).

Схожою можливістю фільтрації записів володіє поле Фільтр для (Filter For). Його можна використовувати у тому випадку, коли не вдається швидко знайти зразок відбору в стовпці таблиці.

Щоб використовувати можливості поля Фільтр для (Filter For), необхідно:

1. Відкрити таблицю в режимі Таблиці.

2. Клацнути правою кнопкою миші на полі, для якого потрібно вказати умову відбору, а потім ввести значення умови відбору в поле Фільтр для (Filter For) у контекстному меню (мал. 2.58).

Мал. 2.58. Поле Фільтр для у контекстному меню

Щоб застосувати фільтр і закрити контекстне меню, потрібно натиснути клавішу <Enter>, а щоб застосувати фільтр і залишити контекстне меню відкритим — клавішу <Таb>. При цьому можна вводити в поле Фільтр для (Filter For) нові значення і після натиснення клавіші <Таb> оновлювати вміст вибірки.

Зауваження

У полі Фільтр для (Filter For) можна указувати не тільки конкретні значення, але і вирази, що вимагають обчислень.

Щоб застосувати звичайний фільтр, необхідно:

1. Відкрити таблицю в режимі Таблиці (наприклад, відкрийте таблицю "Замовлення" (Orders)).

2. Натиснути кнопку Змінити фільтр (Filter by Form) на панелі інструментів Режим таблиці (Table Datasheet). З'явиться форма фільтр (Filter by form) — спеціальне вікно для зміни фільтру (мал. 2.59).

Форма містить лінійку полів таблиці. У будь-яке з цих полів можна ввести або вибрати із списку значення, яке і буде умовою відбору. Якщо умови ввести в декілька полів, вони об'єднуватимуться за допомогою логічного оператора І. Для того щоб об'єднати умови АБО, потрібно розкрити іншу вкладку форми, клацнувши по ярличку Або в нижній частині форми.

Мал. 2.59. Вікно зміни фільтру

3. Виберіть, наприклад, значення Ernst Handel із списку в полі Клієнт (Customer) і дату 1.01.98 в полі Дата розміщення. Додайте значок > перед датою. За цих умов Access відбиратиме всі замовлення для Ernst Handel, розміщені після 1 січня 1998 роки.

4. Клацніть мишею по ярличку Або і розкрійте другу вкладку.

5. Виберіть із списку в полі Клієнт (Customer) значення. Alfreds Futterkiste а в полі Дата розміщення знову введіть значення > 1.01.98. Тепер відбиратимуться замовлення двох клієнтів: Ernst Handel і Alfreds Futterkiste, розміщені після 1 січня 1998 роки.

6. Натисніть кнопку Застосування фільтру (Apply Filter) на панелі інструментів. Результуючий набір записів показаний на мал. 2.60.

При введенні умов відбору в поля форми можна використовувати будь-які вирази, які можливі в Access (див. разд. "Вирази в Access" гл. 4).

Умови відбору записів, які вводяться в поля форми фільтр (Filter by Form), можна зберегти в базі даних у вигляді запиту. Для цього необхідно при відкритій формі фільтр (Filter by Form) натиснути кнопку Зберегти як запит (Save As Query) на панелі інструментів. Потім в діалоговому вікні Збереження у вигляді запиту (Save As Query) ввести ім'я запиту і натиснути кнопку ОК. Коли потрібно буде повторити установку такого фільтру, потрібне знову ж таки при відкритій формі фільтр (Filter by Form) натиснути кнопку Завантажити із запиту (Load from Query) на панелі інструментів.

Мал. 2.60. Результуючий набір записів після застосування звичайного фільтру

Створення розширеного фільтру, як складнішого, розглядатиметься в гл. 4.

Відібрані за допомогою фільтру дані можна копіювати, експортувати і розсилати. Копіювання даних з вибірки здійснюється так само, як копіювання даних в таблиці.

Експорт даних з вибірки дозволяє зберегти їх в окремому файлі. Щоб експортувати дані, необхідно:

1. Вибрати в меню Файл (File) команду Експорт (Export).

2. У вікні Експорт об'єкту: Таблиця <имя таблицы> в (Export Table <имя таблицы> to) вибрати теку для експорту файлу.

3. У полі Ім'я файлу (File Name) ввести ім'я файлу, в який здійснюється експорт.

4. У полі Тип файлу (Save as Type) вибрати тип файлу, в який здійснюється експорт.

5. Натиснути кнопку Зберегти все (Export All).

На відміну від звичайного експорту даних, розсилка дозволяє відразу відправити результати вибірки по електронній пошті різним адресатам для подальшого ознайомлення з матеріалами, їх аналізу і т.п. Щоб відіслати результати вибірки, необхідно:

1. Вибрати в меню Файл (File) команду Відправити (Send To).

2. З меню, що розкривається, вибрати пункт Поштовий клієнт (Mail Recipient (as Attachment)).

3. У вікні Послати (Send) вибрати тип файлу.

4. Натиснути кнопку ОК і далі виконати стандартну процедуру для відправки поштового повідомлення в своєму поштовому клієнті.

Висновки

У цьому розділі детально розповідалося про основні етапи роботи з таблицями: створенні, редагуванні даних і зовнішнього вигляду, друці, сортуванні і фільтрації таблиць. При створенні таблиць за допомогою Конструктора ми розглянули особливості роботи з полями числового типа, дати і часу, описали основні операції (вставка, переміщення, видалення) з полями таблиці при розробці. Крім того, ми навчилися визначати ключові поля таблиць і використовувати індекси, а також працювати з схемою даних і дізналися спосіб відображення підлеглих таблиць. Особливу увагу приділили роботі із записами таблиці, контролю і перевірці введених значень, а також простій обробці інформації в таблиці за допомогою операцій фільтрації і сортування. У подальшому викладі ми спиратимемося на ці базові знання і навики. Зі всіх типів фільтрації ми не розглянули тут тільки поняття розширеного фільтру. Розширений фільтр дуже схожий на запит, тому ми відкладаємо його розгляд до гл. 4.

104