Мал. 2.49. Вікно Вставка підтаблиці

3. У полі Підлеглі поля (Link Child Fields) вибрати поле для зв'язку в підлеглій таблиці.

4. У полі Основні поля (Link Master Fields) вибрати поле для зв'язку в основній таблиці.

5. Натиснути кнопку ОК.

Один або декілька стовпців, розташованих в лівій частині об'єкту в режимі Таблиці, можна закріпити таким чином, що вони залишатимуться на екрані при горизонтальній прокрутці об'єкту. Для цього необхідно:

1. Виділити закріплювані стовпці.

2. Вибрати в меню Формат (Format) команду Закріпити стовпці (Freeze Columns) або клацнути правою кнопкою миші на виділеному стовпці (стовпцях) і в контекстному меню вибрати команду Закріпити стовпці (Freeze Columns). При цьому виділені стовпці будуть переміщені в ліву частину екрану.

Для звільнення закріплених стовпців необхідно вибрати в меню Формат (Format) команду Звільнити всі стовпці (Unfreeze All Columns).

Щоб перемістити стовпці усередині таблиці в режимі Таблиці, необхідно:

1. Виділити потрібний стовпець (стовпці).

2. Встановити покажчик миші на область виділення над вибраними стовпцями.

3. Натиснути ліву кнопку миші і "перетягнути" стовпці на нове місце.

4. Відпустити ліву кнопку миші.

Щоб перемістити стовпці усередині таблиці в режимі Конструктора, необхідно:

1. Відкрити таблицю в режимі Конструктора.

2. Виділити рядок (рядки), відповідний переміщуваним стовпцям.

3. Встановити покажчик миші в область виділення переміщуваних рядків і натиснути ліву кнопку миші.

4. Перемістити рядки на нове місце.

5. Відпустити ліву кнопку миші.

Після зміни макету таблиці в режимі Таблиці або в режимі Конструктора Microsoft Access зажадає підтвердження зміни макету. В цьому випадку необхідно натиснути кнопку Так (Yes), якщо потрібно зберегти зміни, або кнопку Немає (No), якщо зміни зберігати не потрібно.

Друк таблиці

Найпростішим способом виведення таблиці на друк є використання кнопки Друк (Print) на панелі інструментів База даних (Database). Щоб вивести таблицю на друк у такий спосіб, необхідно:

1. Виділити таблицю у вікні бази даних.

2. Натиснути кнопку Друк (Print) на панелі інструментів База даних (Database).

При цьому проводиться друк всієї таблиці. Для виведення всієї таблиці можна також клацнути правою кнопкою миші на значку таблиці у вікні бази даних і з контекстного меню вибрати команду Друк (Print).

Для того, щоб мати можливість змінювати параметри друку, необхідно скористатися можливостями друку з режиму Таблиці (мал. 2.52).

Для цього потрібне:

1. Відкрити таблицю в режимі Таблиці.

2. Вибрати в меню Файл (File) команду Друк (Print).

3. У вікні Друк (Print) (мал. 2.50), у блоці Принтер (Printer), у полі ім'я (Name) вибрати принтер, на якому передбачається друкувати таблицю.

4. При необхідності натиснути кнопку Властивості (Properties) для отримання доступу до властивостей принтера.

5. При необхідності встановити прапорець друк у файл (Print to file) для створення файлу на диску.

Мал. 2.50. Вікно Друк

6. У блоці Друкувати (Print Range) вибрати режим друку: все (АН) — всю таблицю, сторінки з no (Pages From To) — діапазон сторінок, виділені записи (Selected Record(s)) — тільки виділені записи таблиці.

7. У блоці Копії (Copies) встановити кількість копій в полі число копій (Number of copies).

8. При необхідності встановити прапорець розібрати по копіях (Collate) для включення режиму друку по копіях, тобто спочатку друкуватимуться всі листи першого екземпляра, потім — всі листи другого і т.д.

9. При необхідності натиснути на кнопку Настройка (Setup), яка відкриває вікно Параметри сторінки (Page Setup) для установки параметрів сторінки.

10. Натиснути кнопку ОК.

Зауваження

Кнопка Друк (Print) e режимі таблиці також роздрукує всю таблицю.

Щоб мати можливість набудувати розташування інформації на листі, потрібне:

1. Відкрити таблицю в режимі Таблиці.

2. Вибрати з меню Файл (File) команду Параметри сторінки (Page Setup).

3. Відкрити вкладку Поля (Margins) і встановити значення відступів від краю сторінки, відповідно: верхнє (Тор), нижнє (Bottom), ліве (Left) і праве (Right) (мал. 2.51).

4. При необхідності встановити прапорець Друкувати заголовки (Print Headings) для висновку на друк заголовків стовпців.

5. Відкрити вкладку Сторінка (Page) і в блоці Орієнтація (Orientation) вибрати орієнтацію листа: Книжкова (Portrait) або Альбомна (Landscape).

Мал. 2.51. Вікно Параметри сторінки

6. У блоці Папір (Paper) вибрати в полі Розмір (Size) розмір листа, а в полі Подача (Source) — варіант подачі листів на принтер.

7. У блоці Принтер для об'єкту <имя таблицы> (Printer for <имя таблицы>) вибрати Поточний принтер (Default Printer) або Інший принтер (Use specific printer). У останньому випадку при натисненні на кнопку Принтер (Printer) відкривається вікно вибору принтера.

8. Натиснути на кнопку ОК.

Зауваження

Залежно від типу вашого принтера вкладка Сторінка (Page) може бути відсутнім. В цьому випадку, замість виконання пунктів 5, 6 і 7, вам слід клацнути мишкою по кнопці Властивості (Properties) у вікні Друк (Print) і вибрати необхідні значення розміру паперу, орієнтації листа і т.д. з настройок самого принтера (див. керівництво по використанню вашого принтера).

Щоб мати можливість подивитися розташування даних на сторінках, перш ніж вони будуть відправлені на друк, можна скористатися функцією попереднього перегляду. Увійти до режиму Попереднього перегляду можна як з вікна бази даних, так і з режиму Таблиці. Щоб проглянути таблицю в режимі Попереднього перегляду з вікна бази даних, необхідно виділити таблицю в списку таблиць вікна бази даних, а потім виконати одну з дій:

• натиснути кнопку Попередній перегляд (Print Preview) на панелі інструментів База даних (Database);

• вибрати з меню Файл (File) команду Попередній перегляд (Print Preview);

• клацнути правою кнопкою миші на значку таблиці і з контекстного меню вибрати команду Попередній перегляд (Print Preview).

Щоб увійти до вікна попереднього перегляду з режиму Таблиці, слід натиснути кнопку Попередній перегляд (Print Preview) на панелі інструментів Режим таблиці (Table Datasheet) або вибрати команду Попередній перегляд (Print Preview) з меню Файл (File).

Після переходу в режим Попереднього перегляду на екрані з'являється вікно попереднього перегляду і панель інструментів Попередній перегляд (Print Preview) (мал. 2.52). У нижній частині вікна присутній ряд кнопок переміщення по сторінках, аналогічних кнопкам переміщення по записах в режимі Таблиці. Там же знаходиться поле номера сторінки, в якому відображається номер поточної сторінки і в яке можна уручну ввести номер сторінки і перейти на цю сторінку.

Мал. 2.52. Вікно попереднього перегляду документа

Щоб збільшити сторінку для детального перегляду, досить встановити покажчик миші на зображення сторінки (він приймає форму лупи із знаком плюс (+)) і натиснути на ліву кнопку миші. Для проглядання листа цілком необхідно встановити покажчик миші на сторінку (лупа із знаком мінус (—)) і натиснути на ліву кнопку миші. При прогляданні сторінки в режимі збільшення у вікні з'являються лінійки прокрутки, що дозволяють переміщатися по листу вгору-вниз і управо-вліво.

Дії, які можна зробити за допомогою кнопок панелі інструментів Попередній перегляд (Print Preview), приведені в табл. 2.16.

Таблиця 2.16. Опис кнопок панелі інструментів Попередній перегляд

Назва кнопки або списку	Команда меню	Опис
Вигляд (View)	Вигляд, Конструктор Вигляд, Режим таблиці Вигляд, Зведена таблиця Вигляд, Зведена діаграма	Використовується для перемикання в режим Таблиці, в режим Конструктора, в режим Зведеної таблиці в режим Зведеної діаграми
Друк (Print)	Файл, Друк	Застосовується для друку таблиці
Масштаб (Zoom)	Вигляд, Масштаб	Дозволяє змінювати масштаб відображення сторінки
Одна сторінка (One Page)	Вигляд, Число сторінок	Дозволяє проглядати одну сторінку (режим за умовчанням)
Дві сторінки (Two Page)	Вигляд, Число сторінок	Дозволяє проглядати дві сторінки одночасно
Декілька сторінок (Multiply Pages)	Вигляд, Число сторінок	Дозволяє вибрати кількість тих, що відображаються одночасно сторінок
Поле із списком Масштаб (Zoom)	Вигляд, Масштаб	Дозволяє ввести масштаб відображення у відсотках або вибрати його
Закрити (Close)	Файл, Закрити	із списку Дозволяє вийти з режиму перегляду і повернутися в режим таблиці або у вікно бази даних
Установка (Setup)	Файл, Параметри сторінки	Дозволяє змінювати параметри сторінки безпосередньо з режиму Попереднього перегляду (див. мал. 2.53)
Зв'язки з Office (Office Links)		Дозволяє експортувати дані з таблиці в інші документи Microsoft Office
Вікно бази даних (Database Window)		Активізує вікно бази даних
Новий об'єкт (New Object)		Дозволяє створити на основі даної або будь-яких інших таблиць нову таблицю, запит, форму, звіт, сторінку, макрос, модуль

Як видно з таблиці, багато дій, що виконуються при натисненні кнопок на панелі інструментів, дублюються відповідними командами меню. Ці дії є стандартними і використовуються в інших додатках Microsoft Office. Характерної саме для Access є кнопка Зв'язку з Office. Якщо натиснути стрілку справа на цій кнопці, то з'являється список з трьох команд:

• Злиття з MS Word (Merge It with MS Word) — забезпечує злиття даних з таблиці Access з документом Microsoft Word;

• Публікація в MS Word (Publish It with MS Word) — перетворить таблицю Access в документ Microsoft Word;

• Аналіз в MS Excel (Analyze It with MS Excel) — перетворить таблицю Access в робочий лист Microsoft Excel.

Сортування, пошук і фільтрація даних

Дані, які зберігаються в таблицях бази даних, можуть бути ефективно використані тільки за умови якщо існують прості і доступні засоби пошуку потрібної інформації. Таблиці можуть містити величезне число записів, і хороша СУБД повинна забезпечити можливість швидко і легко знайти і відібрати серед них потрібні. ACCESS є в цьому відношенні прикладом того, як можна при виконанні цих операцій забезпечити максимальну зручність для користувачів і в той же час ефективність обробки великих об'ємів даних.