Введення і перевірка даних

Дотепер ми обговорювали всі питання, пов'язані із створенням таблиць, визначенням і зміною їх структури. Ці зміни виконуються в режимі Конструктора таблиць. Тепер ми переходимо до опису можливостей, які надає Access при роботі з таблицями в режимі Таблиці. Цей режим пов'язаний з введенням і оновленням даних в таблиці.

Навігація по таблиці

Для переміщення по записах використовуються кнопки, розташовані на нижній межі вікна таблиці (мал. 2.33). Опис цих кнопок приведений в табл. 2.13.

Мал. 2.31. Кнопки навігації у вікні таблиці

Таблиця 2.13. Кнопки переміщення по записах таблиці

Кнопка	Опис
|<	Переміщення на перший запис таблиці
<	Переміщення на попередній запис таблиці
>	Переміщення на наступний запис таблиці
>|	Переміщення на останній запис таблиці
>*	Створення нового запису

Крім кнопок переміщення в нижній частині вікна таблиці розташовано поле номера запису, в якому відображається номер поточного запису. Для переходу на запис з відомим номером можна ввести номер в полі номера запису і натиснути клавішу <Enter>. Пошук конкретного запису можна також здійснити за допомогою смуг прокрутки.

Для переміщення по полях запису і між записами в режимі Таблиці можна використовувати також поєднання клавіш, показаних в табл. 2.14.

Таблиця 2.14. Навігація по таблиці за допомогою клавіш

Поєднання клавіш	Дія
<F5>	Перехід в полі номера запису
<Tab>, <Enter> або <?>	Перехід до наступного поля
<End>	Перехід до останнього поля в поточному записі
<Shift> + <Tat> або <<>	Перехід до попереднього поля
<Home>	Перехід до першого поля в поточному записі в режимі переміщення
<v>	Перехід до поточного поля в наступному записі
<Ctrl>+<v>	Перехід до поточного поля в останньому записі
<Ctrl>+<END>	Перехід до останнього поля в останньому записі
<^>	Перехід до поточного поля в попередньому записі
<ctrl>+<^>	Перехід до поточного поля в першому записі
<Ctrl>+<Home>	Перехід до першого поля в першому записі
<Page Down>	На один екран вниз
<Page Up>	На один екран вгору
<Ctrl>+<Page Down>	На один екран управо
<Ctrl>+<Page Up>	На один екран вліво

Мал. 2.32. Вибір панелі інструментів Формат (режим таблиці)

Мал. 2.33. Список полів на панелі інструментів Формат (режим таблиці)

Переміщення в режимі Таблиці по полях в довгих записах можна здійснювати за допомогою поля із списком Перейти до поля (Go to Field) панелі інструментів Формат (режим таблиці) (Formatting (Datasheet)). Щоб відобразити на екрані цю панель інструментів:

1. У головному меню виберіть команду Вигляд, Панелі інструментів (View, Toolbars).

2. Встановіть прапорець для панелі Формат (режим таблиці) (Formatting (Datasheet)) (мал. 2.32).

Поле із списком Перехід до поля (Go to Field) розташовано зліва на панелі інструментів Формат (режим таблиці) (Formatting (Datasheet)). Для переходу на потрібне поле в поточному записі необхідно вибрати в списку, що розкривається, його ім'я (мал. 2.33). Решту елементів панелі форматування можна використовувати для зміни шрифту, кольору, ліній сітки в поточній таблиці.

Робота із записами

Розглянемо роботу із записами в режимі Таблиці. Існують три операції із записами: додавання запису, зміна запису і видалення запису. Щоб додати в таблицю новий запис, необхідно натиснути кнопку Новий запис (New Record) на панелі інструментів Таблиця (Table Datasheet), а потім ввести дані в поля нового запису. Можливо також використання одного з наступних варіантів додавання запису в таблицю.

• Натиснути кнопку додавання нового запису >* у нижній частині вікна таблиці.

• Перемістити покажчик на запис, відмічений у області виділення зірочкою.

• Вибрати в головному меню команду Вставка, Новий запис (Insert, New Record).

• Клацнути правою кнопкою миші на області виділення і з контекстного меню вибрати команду Новий запис (New Record).

Зауваження

Microsoft Access зберігає зміни в полях поточного запису при переході до іншого запису.

Щоб змінити існуючий запис, досить помістити покажчик миші на полі, дані в якому необхідно змінити. Після цього ввести нові дані і натиснути клавішу <Таb> для переходу на наступне поле. Остаточно дані будуть змінені тільки після переходу на наступну або будь-який інший запис. До тих пір, поки робота виконується над одним записом, всі зміни можна відмінити, натиснувши клавішу <Esc>. При необхідності відмінити зміни, вироблені в поточному полі, можна також скористатися клавішею <Esc>.

Зауваження

Якщо потрібно внести зміни відразу в декілька записів, наприклад збільшити ціни в прайс-листі на деякий коефіцієнт, використовується запит до бази даних спеціального вигляду — запит на оновлення (див. гл. 8).

У режимі Таблиці можна копіювати і переміщати записи через буфер обміну. Для цього необхідно:

1. Виділити одну або декілька записів для копіювання або переміщення.

Зауваження

Виділення записів виконується аналогічно тому, як це робиться в електронній таблиці, тобто клацніть лівою кнопкою миші у області виділення першого запису і, утримуючи кнопку, перемістіть покажчик миші до останнього запису, що виділяється, потім відпустіть кнопку. Аналогічно виділяються стовпці таблиці, тільки клацати мишею потрібне по області заголовка стовпця.

2. Для того, щоб скопіювати записи — натиснути на панелі інструментів кнопку Копіювати (Сміттю).

3. Для того, щоб перемістити записи — натиснути на панелі інструментів кнопку Вирізувати (Cut).

4. Відкрити в режимі Таблиці об'єкт, в який потрібно скопіювати записи. При необхідності, переставити стовпці, щоб вони відповідали порядку копійованих або переміщуваних даних.

5. Для заміни існуючих записів копійованими — виділити замінювані записи і натиснути на панелі інструментів кнопку Вставити (Paste).

6. Для додавання записів в кінець таблиці — вибрати в меню Правка (Edit) команду Додати з буфера (Paste Append).

Якщо початковий об'єкт в режимі Таблиці містить більше полів, ніж об'єкт-одержувач, зайві поля не вставляються.

Видалити запис можна теж декількома способами. Спочатку потрібно у будь-якому випадку виділити запис, а потім виконати одну з наступних дій:

• Натиснути на панелі інструментів кнопку Видалити запис (Delete Record).

• Клацнути правою кнопкою миші на області виділення записів, що видаляються, і з контекстного меню вибрати команду Видалити запис (Delete Record).

• Вибрати з меню Правка (Edit) команду Видалити (Delete) або Видалити запис (Delete Record).

• Натиснути клавішу Видалити (Delete).

При видаленні записів Access запрошує підтвердження, щоб запобігти випадковому видаленню (мал. 2.34).

Мал. 2.34. Діалогове вікно підтвердження записів, що видаляються

Зауваження

Іноді при видаленні даних потрібно видалити пов'язані з ними дані з інших таблиць. Якщо при визначенні зв'язку між таблицями був встановлений прапорець каскадне видалення зв'язаних записів (Cascade Delete Related Records), те це видалення виконується автоматично, інакше Access не дозволить видалити дані в головній таблиці, якщо для них існують зв'язані записи в підлеглій таблиці.

Контроль і перевірка введених даних

Microsoft Access може здійснювати перевірку даних, що вводяться в поле або запис таблиці. Щоб перевірити значення, що вводиться в поле або запис, необхідно задати умову на значення. Крім того, можна вказати текст повідомлення, яке повинне з'явитися на екрані, якщо введені дані не відповідають даній умові. У Microsoft Access існує два типу умов на значення:

• умови на значення поля;

• умови на значення запису.

Дуже важливо, що обидва типу умов вводяться в систему на рівні таблиці. Це означає, що перевірка даних, що вводяться, на відповідність цим умовам виконуватиметься незалежно від способу введення даних, будь то пряме редагування записів в режимі Таблиці, або імпорт (копіювання) з іншої таблиці, або редагування запису у формі (на сторінці доступу до даних). Це дозволяє надійно захищати дані від помилок введення.

Умова на значення поля дозволяє забезпечити введення коректних даних в полі запису. Перевірка введеного значення здійснюється при переході до іншого поля або іншого запису. Якщо введене значення не відповідає заданій умові, на екран виводиться повідомлення, вказане користувачем, або стандартне повідомлення, якщо користувач не визначив своє. Щоб визначити умову на значення поля, необхідно:

1. Відкрити таблицю в режимі Конструктора.

2. У верхній частині вікна вибрати потрібне поле.

3. Відкрити на панелі властивостей поля вкладку Загальні (General) і вибрати властивість Умова на значення (Validation Rule), а потім ввести необхідну умову. Задати умову на значення можна за допомогою Будівника виразів (мал. 2.35), натиснувши на кнопку Будівника справа. Вирази, використовувані в умовах, повертають значення Істина (True), і в цьому випадку дані коректні, або Брехня (False) — дані некоректні. Одним з найпростіших виразів, який може зустрітися в умові, є > 0, тобто в поле можуть вводитися тільки позитивні числа. Для введення складніших виразів потрібно знати правила побудови виразів в Access. Ці правила, а також правила користування Будівником виразів, детально викладені в разд. "Створення виразів за допомогою Будівника виразів" гл. 4.

4. Вибрати властивість Повідомлення про помилку (Validation Text) і ввести повідомлення, яке виводитиметься на екран, якщо дані не відповідають заданій умові.

Якщо умова на значення накладається на полі, яке вже містить дані, то при збереженні таблиці Microsoft Access видасть питання, чи потрібно застосовувати нову умову до існуючих даних.

Зауваження

Щоб перевірити відповідність поточних даних в таблиці умовам на значення, слідує на заголовку таблиці в режимі конструктора натиснути праву кнопку миші, а потім вибрати команду Перевірка умов (Test Validation Rules).

Мал. 2.35. Застосування Будівника виразів при завданні властивості Умова на значення

Умови на значення запису відрізняються від умов на значення поля тим, що в умовах на значення запису допускаються посилання на різні поля. Це дозволяє використовувати такі умови для порівняння значень, введених в різні поля таблиці. Умови на значення запису перевіряються при збереженні запису. Щоб визначити умову на значення запису, необхідно:

1. Відкрити таблицю в режимі Конструктора.

2. Натиснути на панелі інструментів Конструктор таблиць (Table Design) кнопку Властивості (Properties) або, клацнувши правою кнопкою миші по заголовку таблиці, вибрати з контекстного меню команду Властивості (Properties). Відкриється діалогове вікно Властивості таблиці (Table Properties).

3. Третій рядок в цьому вікні — Умова на значення (Validation Rule), яке дозволяє ввести вираз для умови на значення запису. Наприклад, в таблиці "Замовлення" (Orders) потрібно вказати, що дата виконання замовлення повинна бути більше, ніж дата розміщення. Якщо скористатися Будівником виразів, то видно, що у вікні Будівника з'явилася тека Замовлення, а поряд — список полів таблиці "Замовлення" (Orders) (мал. 2.36).

Мал. 2.36. Введення умови за допомогою Будівника виразів

Виділіть в списку значення ДатаІсполненія і натисніть на кнопку Вставити (Paste) або просто двічі клацніть мишею по цьому елементу. У верхньому полі вікна Будівника з'явиться ім'я поля в квадратних дужках. Натисніть кнопку >. Аналогічним способом виберіть із списку елемент ДатаРазмещенія. В результаті у верхньому полі з'явиться вираз [ДатаРазмещенія] > [ДатаІсполненія]. Натисніть кнопку ОК.

Зауваження

Якщо у виразах використовуються посилання на назву полів таблиці, то вони оточуються квадратними дужками.

4. Вибрати властивість Повідомлення про помилку (Validation Text) і ввести повідомлення, яке видаватиметься на екран, якщо дані не відповідають вказаній умові.

Зауваження

Для таблиці можна вказати тільки один вираз, що визначає умови на значення. Якщо ж необхідно накласти більше однієї умови, то в осередку властивості Умова на значення (Validation Rule) вирази можна об'єднати за допомогою оператора And.

Незалежно від того, задані умови на значення поля або запису, при спробі виходу з поточного поля, після введення даних Microsoft Access перевіряє, чи є введені дані допустимими для цього поля. Якщо значення не є допустимим, з'являється застережливе повідомлення. Для того, щоб вийти з поля, необхідно ввести правильне значення або відмінити внесені зміни.

Значення поля може виявитися неприпустимим з наступних причин.

• Значення несумісно з типом даних поля (наприклад, в числових і текстових полях або в полі дати). Якщо введено значення, не відповідне типу даних поля, Microsoft Access намагається перетворити його в правильний тип даних. Проте деякі дані не можна перетворити в дані іншого типа. Наприклад, не можна зберігати текстове значення в числовому полі.

• Дані порушують умову на значення, задана у властивості Умова на значення (Validation Rule) цього поля.

• У поле необхідно ввести дані, а вони не були введені.

Дані перевіряються також при переході на інший запис. Перед збереженням запису Microsoft Access перевіряє всі умови, задані у властивості Умова на значення (Validation Rule) записи. Крім того, якщо таблиця, в яку вносяться зміни, має ключ або унікальний індекс, то перевіряється, що змінний запис не містить в цьому полі або полях значень, співпадаючих із значеннями в інших записах таблиці. Якщо запис не можна зберегти, необхідно внести необхідні зміни або натиснути кнопку Відмінити (Undo) для відміни всіх змін, внесених в запис.

Крім перевірки умов на значення і коректності введення даних в Microsoft Access є можливість перевірки орфографії. Щоб перевірити орфографію в режимі таблиці, необхідно:

1. Вибрати записи, стовпці, поля або частину тексту поля, в яких потрібно перевірити орфографію.

2. Натиснути на кнопку Орфографія (Spelling) на панелі інструментів.

Окрім перевірки орфографії, в Microsoft Access можливо автоматичне виправлення орфографічних помилок при введенні даних. Для цього служить режим Автозаміни (AutoCorrect), який дозволяє автоматично виправляти слова, при введенні яких часто припускається помилки, а також автоматично замінювати скорочення повними значеннями. Тобто можна ввести абревіатуру, а Автозаміна сама підставить розшифроване найменування в полі. Щоб включити режим Автозаміни (AutoCorrect) необхідно:

1. Вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Параметри автозаміни (AutoCorrect Options) (мал. 2.37).

2. Встановити прапорець Замінювати при введенні (Replace text as you type).

3. У полі Замінювати (Replace) ввести зразок, який повинен замінюватися автоматично.

4. У полі на (With) ввести текст, який підставляється замість зразка.

5. Натиснути кнопку Додати (Add).

Мал. 2.37. Діалогове вікно Автозаміна

Зауваження

Текст, введений до установки прапорця Замінювати при введенні (Replace text as you type), виправлений не буде.

Введення даних за допомогою копіювання і переміщення

Введення даних в таблицю можна здійснювати не тільки безпосередньо з клавіатури, але і за допомогою команд копіювання і переміщення. Для того, щоб вирізати або скопіювати текст, необхідно виділити його і натиснути на відповідну кнопку на панелі інструментів: Вирізувати (Cut) або Копіювати (Сміттю). При цьому виділена інформація буде переміщена або скопійована в буфер обміну. Щоб вставити скопійовану інформацію, слід встановити курсор на те місце, куди її передбачається вставити, і натиснути кнопку Вставити (Paste) на панелі інструментів.

Зауваження

У таблиці Access можна так само, як в робочому листі Excel, виділити діапазон осередків (мал. 2.38). Для цього потрібно спочатку підвести покажчик миші до лівої межі лівого верхнього осередку, дочекатися, коли курсор прийме форму хрестика, після цього натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи цю кнопку, перемістити покажчик в нижній правий осередок і відпустити кнопку миші.

Для зручності використання буфер обміну в Microsoft Office 2002 розширений і дозволяє включати до 24 скопійованих елементів. Щоб скористатися можливостями нового буфера обміну, необхідно в меню Вигляд (View) вибрати команду Панелі інструментів (Toolbars) і встановити прапорець Область завдань (Task Pane). На екрані справа з'явиться панель інструментів. Клацнувши по кнопці вибору на заголовку цієї панелі, виберіть з випадного меню пункт Буфер обміну (Clipboard) (мал. 2.39).

Мал. 2.38. Виділення діапазону осередків в таблиці

Мал. 2.39. Буфер обміну

При копіюванні або вирізуванні інформації на панелі буфера обміну з'являтиметься черговий значок, що позначає скопійовані дані, а також початкові літери, якщо був скопійований текст, або зменшене зображення, якщо був скопійований малюнок. Загальна кількість блоків скопійованої інформації не перевищує 24. При копіюванні 25-го елементу буде проведене видалення першого вставленого елементу. Порядок заміщення блоків інформації в буфері обміну організований за принципом черги FIFO (First In First Out — "перший прийшов, перший пішов").

При натисненні на кнопку Вставити (Paste) панелі інструментів вставляється останній скопійований або вирізаний блок інформації. Щоб вставити будь-який з 24 останніх скопійованих блоків, необхідно клацнути лівою кнопкою миші на значку, відповідному цьому блоку. Або, якщо затримати покажчик миші на значку блоку, справа з'явиться кнопка випадного меню, з якого можна вибрати:

• Вставити (Paste) — вставити даний блок в текст;

• Видалити (Delete) — видалити даний блок з буфера обміну.

Щоб вставити всі скопійовані блоки, необхідно натиснути кнопку Вставити все (Paste All) на панелі інструментів Буфер обміну (Clipboard). Щоб видалити з буфера обміну всю інформацію, необхідно натиснути кнопку Очистити все (Clear All) на тій же панелі.

Роботою буфера обміну управляють чотири параметри (прапорця), які можна встановити або зняти, вибравши їх з випадного меню на кнопці Параметри (Options) у області завдань Буфера обміну (Clipboard):

• Автоматичне відображення буфера обміну Office (Show Office Clipboard Automatically) — автоматично показувати буфер обміну під час копіювання;

• Збирати дані без автоматичного відображення буфера обміну Office (Collect Without Show Office Clipboard) — автоматично копіювати об'єкти в буфер обміну без його відображення;

• Показати значок буфера обміну Office на панелі завдань (Show Office Clipboard Icon on Taskbar) — помістити значок буфера обміну на панель завдань операційної системи;

• Показувати стан біля панелі завдань при копіюванні (Show Status Near Taskbar When Copying) — видавати повідомлення про стан буфера обміну поряд із значком на панелі завдань при копіюванні в нього елементу.

Щоб закрити область завдань Буфер обміну (Clipboard), необхідно натиснути кнопку Закрити (Close), яка знаходиться справа на рядку меню цієї області.

Використання списків значень

Для зручності введення даних в полі таблиці в Microsoft Access передбачена можливість створення списків підстановок, з яких можна вибирати значення для введення в дане поле. Списки підстановок можуть бути двох типів:

• список підстановок, в якому виводяться значення з існуючої таблиці або звіту;

• список лостоянних значень, які вводяться при створенні поля.

Створювати нові поля із списком підстановок або із списком значень можна як в режимі Конструктора, так і в режимі Таблиці.

Щоб створити поле із списком підстановок або списком значень в режимі Конструктора, необхідно скористатися Майстром підстановок (Lookup Wizard), вибравши його в стовпці Тип даних (Data Type) або визначивши параметри списку на вкладці властивостей Підстановка (Lookup) (див. разд. "Використання Майстра підстановок" раніше в цьому розділі).

Щоб створити поле із списком підстановок або списком значень в режимі Таблиці, необхідно:

1. Помістити покажчик миші в будь-який осередок стовпця, перед яким потрібно вставити поле, і вибрати в меню Вставка (Insert) команду Поле підстановок (Lookup Column).

2. Слідувати інструкціям Майстра підстановок.

Після завершення роботи Майстра підстановок в таблицю буде додане поле із списком підстановок.

Коли таблиця відкрита в режимі Таблиці, поле із списком нічим не відрізняється від звичайного текстового поля. Але коли курсор потрапляє в це поле, справа з'являється кнопка із стрілкою. Якщо натиснути цю кнопку, відкриється список, як це показано на мал. 2.40. Для введення значення в полі потрібно просто вибрати це значення в списку.

Мал. 2.40. Поле із списком в режимі Таблиці

Відображення підлеглих таблиць

У Microsoft ACCESS присутня можливість відображення декількох зв'язаних таблиць у вікні головної таблиці. Розглянемо можливості відображення на прикладі таблиць "Типи" (Categories), "Товари" (Products) і "Замовлено" (Order Details) бази даних "Борей". На мал. 2.41 зображена схема даних вказаної бази. На схемі видно, що таблиці "Типи" (Categories) і "Товари" (Products) зв'язані відношенням "одін-ко-многим", тобто одного запису в таблиці "Типи" (Categories) може відповідати безліч записів таблиці "Товари" (Products). Таблиця "Товари" (Products) пов'язана з таблицею "Замовлено" (Order Details) теж відношенням "одін-ко-многим".

Мал. 2.41. Схема даних бази

На мал. 2.42 представлена таблиця "Типи" (Categories), яка має підлеглу таблицю "Товари" (Products). В даному випадку між областю виділення і першим стовпцем таблиці існує вузький стовпець, в якому для кожного запису відображається значок плюс (+). Якщо клацнути на ньому лівою кнопкою миші, відкриється частина підлеглої таблиці, що містить тільки ті записи, які пов'язані із записом в головній таблиці. Значок плюс при цьому міняється на мінус.

Зображення вікна з таблицею, що має підлеглі таблиці, представлене на мал. 2.43. В даному випадку на екран виводяться записи таблиці "Типи" (Categories) і для записів 1 і 2 відкриті вікна підлеглих таблиць. У вікні підлеглої таблиці відображаються тільки ті записи, які відповідають даному запису основної таблиці ("Типи" (Categories)). У свою чергу у вікні підлеглої таблиці можна також відкрити вкладене вікно для наступної підлеглої таблиці. В даному випадку це таблиця "Замовлено" (OrderDetails).

Якщо таблиця, відкрита в режимі Таблиці, не має підлеглих таблиць, то стовпець із знаками плюс і мінус відсутній.

Якщо таблиця, відкрита в режимі Таблиці, не має підлеглих таблиць, то стовпець із знаками плюс і мінус відсутній.

Мал. 2.42. Представлення даних для таблиць, що мають підлеглі таблиці

Мал. 2.43. Відображення підлеглих таблиць