14.5. Отчетность по затратам
Отчетность обеспечивает основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Процесс движения отчетной информации в организации изображен на рис. 14.5.1.
Исходной информацией для отчетности являются данные о планируемых затратах работ и фактических расходах на их выполнение.
На стадии планирования проекта формируют отчеты о бюджетной стоимости работ (рис. 14.5.2), распределении бюджетных средств по счетам затрат (рис. 14.5.3) и т. д.
На стадии контроля, как правило, собираются стоимостные данные о:
трудозатратах;
материалах;
других прямых издержках;
перерасходе денежных средств.
Рис. 14.5.1. Потоки отчетов в организации
Описание работы |
Бюджет работы |
Июль |
Август |
Сентябрь |
Определение требований системы |
2960 |
2960 |
|
|
Разработка строительного дополнения |
9600 |
4800 |
4800 |
|
Разработка системы |
17 000 |
|
17 000 |
|
Подготовка чертежей для контроллера системы |
2376 |
|
2376 |
|
Обзор и утверждение разработок |
1680 |
|
1440 |
240 |
Утверждение разработки системы |
1873 |
|
375 |
1498 |
Подготовка чертежей для оборудования контроля температур |
2640 |
|
528 |
2112 |
Рассмотрение и утверждение системы контроллера |
3426 |
|
685 |
2741 |
Сбор технических данных для теплового насоса |
540 |
|
|
540 |
Подготовка площадки |
19 608 |
|
|
19 608 |
Обзор технических данных о тепловом насосе |
600 |
|
|
600 |
Рассмотрение и утверждение оборудования контроля температур |
2826 |
|
|
282,6 |
Подготовка заявки для системного контроллера |
784 |
|
|
784 |
Подготовка площадки |
680 |
|
|
680 |
Всего за месяц |
66 593 |
7760 |
27 204 |
31 629 |
Рис 14.5.2. Отчет о распределении бюджетных затрат на работы по месяцам
Счет затрат |
Бюджетные затраты |
+ 11101 Разработка автоматизированной системы |
21 833,00 |
+ 11211 Разработка оборудования термоконтроля |
5 466,00 |
+ 11213 Установка оборудования термоконтроля |
35 757,90 |
+ 11221 Разработка работы контроллера |
500,00 |
+ 11223 Установка работы контроллера |
44 482,00 |
+ 11231 Разработка системного контроллера |
5801,00 |
+ 11233 Установка системного контроллера |
20 299,80 |
+ 11314 Матобеспечение |
11 164,00 |
+ 11415 Тренинговые материалы автосистемы |
1987,80 |
+ 12101 Разработка конвейерной системы |
7299,00 |
+ 12213 Установка конвейерной системы |
54 620,00 |
Рис 14.5.3. Отчет о распределении бюджетных средств по счетам затрат
Отчет о перерасходе денежных средств формируется ежегодно либо ежемесячно на весь проект.
Значения фактических затрат (ACWP) и освоенного объема (BCWP) для каждой работы являются основными элементами, на которых строится отчетность о состоянии затрат. Эти данные собираются на уровне счетов затрат и попадают в отчеты. Обычно эти отчеты подготавливают ежемесячно для каждого уровня СРР или ССО в зависимости от требуемого уровня агрегирования информации. В дополнение к ним формируют еженедельные отчеты о фактических трудовых затратах, на основе которых можно проводить анализ использования человеческих ресурсов.