Вопрос 6. Подготовка и принятие управленческих решений. Делегирование руководителем своих полномочий

Важной функцией руководителя является приня­тие управленческих решений и доведение их до ис­полнителей. От правильности и своевременности управленческих решений зависит эффективность всей деятельности.

Как правило, имеется цель — идеальное представ­ление желаемого состояния объекта управления или результата деятельности. Если фактическое состояние не соответствует желае­мому, то имеет место проблема. Средством раз­решения этой проблемы и служит управленческое решение. Таким образом, оно представляет собой предписание к действию, перечень мер, позволяю­щих привести систему в требуемое состояние или изменить само требуемое состояние. Процесс приня­тия управленческого решения начинается с возникно­вения проблемной ситуации и заканчивается выбо­ром решения.

Управленческие решения, принимаемые руково­дителем, должны отвечать следующим требованиям:

• иметь ясную цель, то есть решение должно быть сформулировано ясно, не вызывать двоякого толко­вания и сомнения у подчиненных;

• быть обоснованным и непротиворечивым, то есть всесторонне согласованным как с внутренними, так и с внешними обстоятельствами, а также с предше­ствующими и предстоящими решениями;

• быть правомочным, то есть опираться на требо­вания законов, указания и распоряжения руководи­теля и учитывать обязанности и права руководителя и подчиненного;

• быть конкретным, то есть иметь адресата и сро­ки исполнения, отвечать на вопросы, что, кому, как, когда, где и к какому сроку сделать;

• быть своевременным и эффективным, то есть наи­лучшим из возможных в отношении ожидаемого итога к затратам.

Подготовка и принятие решения — психологичес­кий процесс. Различают три подхода к принятию ре­шений: интуитивный, основанный на суждениях и рациональный. Интуи­тивное решение принимается на основе ощущения его пра­вильности, без анали­за всех «за» и «против». Решение, основанное на суждениях, — это выбор, обусловленный знания­ми или накопленным опытом. Достоинством тако­го подхода к принятию решений является быстрота и дешевизна процесса выбора альтернатив. Недоста­ток его в том, что он не работает в ситуациях, не имевших аналогов в прошлом опыте руководителя. Рациональное решение, в отличие от предыдущего, не зависит от прошлого опыта, оно обосновывается аналитически.

Процесс подготовки и принятия рационального управленческого решения предусматривает пять ос­новных этапов:

1. Ориентировочный этап: выявление проблемной ситуации и определение цели решения. Кто-то верно заметил: ни одно решение не бывает правильным или неправильным. Оно бывает только вынужденным.

1. Информационный этап: сбор, обработка и ана­лиз информации по проблеме, а также определение тех ограничений, которые зависят как от него само­го, так и от конкретной ситуации.

2. Этап выработки и принятия решения:

Законы исходных данных Спенсера:

1. Каждый может принять решение, располагая достаточной информацией.

1. Хороший руководитель принимает решение и при ее нехватке.

2. Идеальный— действует в абсолютном неведении.

*выработка критериев принятия решений (эко­номичность, надежность, оперативность, дизайн и др.);

• формулирование набора альтернативных реше­ний с возможным привлечением исполнителей бу­дущего решения. Это важно в силу действия так на­зываемого закона Р. Ликерта, который гласит, что качество и точность исполнения конкретных управ­ленческих решений тем сильнее, чем больше непос­редственные участники выполнения заданий прини­мают участие в принятии решений;

• оценка альтернативных решений по степени их достоинств, недостатков и возможных последствий;

• выбор оптимального решения. Здесь актуальна проблема соотношения двух параметров: времени, в течение которого необходимо принять решение, и ка­чества управленческого решения. Обычно оптимальное решение не принимается вследствие отсутствия необходимого времени для просмотра всех возмож­ных альтернатив и информации, связанной с оцен­кой каждой альтернативы.

Поэтому в силу возможных ограничений руково­дитель принимает промежуточное решение, указы­вающее направление действия, которое в той или иной степени является приемлемым, но не обяза­тельно самым лучшим из возможных. А затем на ос­нове поступающей информации и результатов реа­лизации этого промежуточного решения принимается окончательное решение. В любом случае принятие про­межуточного решения, но в срок, гораздо важнее иде­ального решения, принятого с опоз­данием.

4) Организацион­ный этап: доведе­ние принятого ре­шения и сроков до исполнителей, назначение ответственных, инструк­таж, организация взаимодействия.

5) Контролирующий этап: учет и контроль выпол­нения решения. Как правило, поручается той груп­пе, которая готовила решение. Причем оценка труда этой группы не по количеству проверок, а по удель­ному весу выполненных в срок приказов.

Самые слабые места при подготовке и принятии управленческих решений — их качество (от 33 до 41 % нереализованных решений не выполняется только из-за их низкого качества) и отсутствие контроля.

По мнению ведущих специалистов, управленчес­кие решения не выполняются по следующим причи­нам:

• принимается много решений по одному вопро­су, поэтому часть из них не выполняется. Это подры­вает авторитет решений;

• вновь принимаемые решения не учитывают пред­шествующие или дублируют существующий органи­зационный порядок;

• принятие псевдорешений, не несущих конкрет­ного содержания (формулировки типа «обратить вни­мание...», «усилить...», «заострить...» и др.);

• отсутствие процедуры согласования ряда реше­ний с их исполнителями;

• назначение нереальных («мобилизующих») сро­ков и аврал;

• низкий контроль над исполнением управленчес­ких решений.

Делегирование полномочий. Руководитель не имеет возможности сам разбираться со всеми проблемами, поэтому важно умение делегировать полномочия ком­петентному специ­алисту. Под делеги­рованием в общем смысле понимается временная передача подчиненному задачи или деятельности из сферы действий ру­ководителя. Проблема делегирования полномочий актуальна в современных условиях. По расчетам спе­циалистов, 40 — 60 % рабочего времени руководите­лей и специалистов тратится на выполнение той фун­кции, которую могли бы выполнять специалисты более низкой квалификации.

Если делегирование полномочий не осуществля­ется, то у руководителя просто не хватает времени все сделать качественно и в срок. Нехватка времени, в свою очередь, обусловливает принятие им стерео­типных или даже ошибочных решений. Малоэффек­тивно и неполное делегирование полномочий, когда подчиненному поручается решение проблемы, но не даются права и возможности для ее решения.

Не вызывает сомнений, что не все задачи управ­ленческой деятельности можно делегировать своим подчиненным. В любом случае делегируется:

• рутинная, мелочная работа;

• специализированная деятельность;

• частные вопросы;

*подготовительная работа (проекты и т.д.).

Не подлежат делегированию:

• важнейшие функции руководителя (выработка идей и политики по развитию организации, конт­роль результатов и др.);

• руководство сотрудниками, их мотивация;

• задачи высокой степени риска и особой важности;

• необычные, исключительные дела;

• срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и перепроверки;

• задачи строго доверительного характера.

У подчиненного по ряду причин может возник­нуть сопротивление делегированию (в частности, из-за нехватки знаний и опыта, боязни критики, страха перед ответственностью, боязни чрезмерных требо­ваний и др.). В этом случае необходимо поговорить с ним об этом открыто, попытаться найти причины и прийти к совместным решениям, используя стиму­лирование.

Обычно алгоритм процесса делегирования полно­мочий следующий:

• подготовить подчиненного;

• объяснить задачу;

• показать, как ее решать и что делать;

• доверить дальнейшее ее решение под наблюде­нием, корректируя при этом подчиненного;

• передать сотруднику работу целиком и в даль­нейшем осуществлять только контроль над исполне­нием.

Практика осуществления делегирования полномо­чий, опыт многих управленцев выработали ряд пра­вил:

1. Делегируйте тому, кто может и хочет исполнять часть полномочий (если он не хочет, добейтесь, что­ бы он захотел).

1. Делегируйте не только обязанности, но и права и полномочия.

2. Без веских причин не вмешивайтесь в рабочий процесс.

4. Требуйте от подчиненного промежуточных отче­тов о ходе реализации задачи и контролируйте лишь конечные результаты порученного дела.

4. Делегируйте задачу по возможности целиком, а не в виде частных изолированных заданий.

Таким образом, подготовка и принятие управлен­ческих решений и делегирование полномочий состав­ляют важную сторону управленческой деятельности любого руководителя. По качеству отработки этих функций судят о личности руководителя, о его спо­собности творчески решать возникающие проблемы.