5 Microsoft Word: Создание примечаний

Примечания состоят из текста, который в самом тексте документа не виден.

С помощью примечаний в текст можно ввести комментарии. Такая возможность полезна, например, при редактировании одного текста несколькими лицами (для обмена замечаниями).

Обзор. Примечания

Знак примечания состоит из инициалов рецензента и текуще­го номера.

Эти инициалы берутся из диалогового окна команды Сер­вис/Параметры с вкладки Пользователь из поля Инициалы.

Знак примечания автоматически отформатирован как скрытый текст, а поэтому его можно увидеть в тексте только в том случае, если скрытый текст отображается на эк­ране. Однако даже если скрытый текст не виден на экране, но раскрыта панель примечаний, знаки примечаний видны.

Примечания отображаются и обрабатываются в специальной панели, которая открывается командой Вид/Примечания.

Если компьютер, на котором установлена программа Word, оснащен акустической платой и микрофоном, то в документ можно вставить и звуковые примечания.

Обычно примечания не распечатываются, однако при выборе подходящих опций печати их тоже можно вывести на печать.

Используя команду Сервис/Установить защиту и выбирая опцию Вставки примечаний, можно запретить другим лицам изменять документ, но разрешить вставлять примечания.

Для текста примечаний Word использует стиль абзаца Текст примечания, а для знака примечания — стиль символов Знак примечания.

Процедура. Вставка примечания

Поместите курсор позади того текстового фрагмента, к кото­рому необходимо ввести примечание.

Выполните команду Вставка/Примечание или нажмите [Alt]+[Ctrl]+[А]. В активном окне документа появится панель примечания. Курсор располагается в этой панели позади авто­матически сгенерированного знака примечания.

Введите текст примечания и отформатируйте его по своему вкусу. Стандартный стиль Текст примечания можно изме­нить с помощью команды Формат/Стиль.

При необходимости повторите пункты 1 и 2 для вставки других примечаний. Панель примечаний может оставаться открытой сколь угодно долго.

Закройте панель примечаний. Это можно сделать одним из четырех способов:

Щелчком на командной кнопке Закрыть.

Сбросив опцию Вид/Примечания.

Перетащив кнопку деления окна по полосе прокрутки на край окна или дважды щелкнув на кнопке деления окна.

Дважды щелкнув на знаке примечания в панели примечания.

Если компьютер, на котором установлена программа Word, ос­нащен акустической платой и микрофоном, то вместо ввода письменного примечания можно «наговорить» нужный коммен­тарий (после щелчка на кнопке Вставить звукозапись).

Редактирование примечаний

Для удаления, перемещения и копирования примечаний в Word предусмотрены процедуры, практически не отличающиеся о аналогичных процедур для сносок.

6 Microsoft Word: Нумерация страниц и строк

Процедура. Нумерация строк

Нумерация строк выполняется для раздела, а если разделы отсутствуют, то для всего текста.

Нумеруются все строки данного раздела, за исключением строк лиц, обычных и концевых сносок, кадров, верхних или нижних колонтитулов и абзацев, для которых был установлен флажок За­претить нумерацию строк.

Выполните команду Файл/Параметры страницы. Открыва­ется диалоговое окно.

Выберите вкладку Макет.

Нажмите командную кнопку Нумерация строк. Открывается диалоговое окно Нумерация строк.

Установите флажок Добавить нумерацию строк. Теперь можно установить недоступные ранее опции диалогового окна Нумерация строк.

В поле Начать с: введите начальный номер нумерации. По умолчанию предлагается 1. Номер можно ввести с клавиатуры или установить с помощью кнопок увеличения/уменьшения данного поля.

В поле От текста задайте расстояние, на которое номера должны быть удалены от текста. Предустановка Авто соответ­ствует 0,64 см в случае одноколонного текста или приблизи­тельно 0,33 см в случае многоколонного. Номера строк раз­мещаются слева от нумеруемого текста.

В поле Шаг определите, как часто должны появляться номер; строк. Значение 1 позволяет вывести номера каждой строки 5 — только для каждой пятой.

Определите, где должна начинаться нумерация. Может быть выбрана одна из трех опций:

На каждой странице: нумерация начинается с начала на каждой новой странице.

В каждом разделе: нумерация проводится непрерывно во всем разделе по всем страницам и начинается сначала следующем разделе (если он входит в выделение).

Непрерывно: нумерация строк данного раздела продолжает нумерацию строк предыдущего (если строки предыдущего раздела пронумерованы).

Нажмите кнопку ОК или клавишу [Enter], чтобы вернуть назад в диалоговое окно Параметры страницы.

Нажмите кнопку ОК или клавишу [Enter], чтобы закрыть диа­логовое окно. Установленная нумерация строк будет учтена при распечатке и может быть проверена в режиме предвари-- тельного просмотра документа перед выводом на печать.

В нормальном режиме номера строк не видны.

Отдельные абзацы можно исключить из процедуры нумерации строк. Для этого в диалоговом окне команды Формат/Абзац на вкладке Положение на странице следует установить фла­жок Запретить нумерацию строк.

Процедура. Нумерация страниц

Эта процедура позволяет вставить в Word-документ номера стра­ниц без какого либо сопроводительного текста. Встраивание но-иеров страниц в текст верхнего или нижнего колонтитула описано в главе, рассматривающей вопросы работы с верхними/нижними колонтитулами.

Выполните команду Вставка/Номера страниц. Открывается диалоговое окно.

Определите позицию номера страницы в поле Положение:

Вверху страницы: распечатывает номер на верхнем краю каждой страницы.

Внизу страницы: выводит номер на нижнем краю каждой страницы.

В поле Выравнивание определите горизонтальную позицию номера страницы на листе:

Слева, От центра и Справа: распечатывать номера на всех страницах (четных и нечетных) в одной и той же позиции (соответственно слева, по центру и справа).

Внутри: выводит номера на нечетных страницах — слева, на четных - справа; Снаружи: печатает номера нечетных страниц справа, а четных — слева.

С помощью кнопки Формат определите формат нумерации. В нумерацию, например, можно включить номера глав. Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу [Enter]. Номера страниц вставляются в текст, их можно увидеть в режиме раз­метки страницы или предварительного просмотра документа перед выводом на печать.

Форматы номеров страниц

В диалоговом окне Формат номера страницы определяется формат номеров страниц, а также способ их нумерации. Это окно открывается кнопкой Формат окна Номера страниц.

В поле списка Формат номера выберите подходящий формат чисел для нумерации:

•1,2, 3,...: номера страниц будут представлены непрерыв­ной последовательностью чисел, записанных арабскими цифрами, причем начальный номер задается пользовате­лем, а конечный неограничен.

а, b, с,...: номера страниц будут представлены непрерывной последовательностью строчных букв латинского алфавита, что ограничивает область значений диапазоном 1 ...26 для следующих страниц используются двухбуквенные комбинации и т.д.

А, В, С,...: номера страниц будут представлены непрерывной последовательностью прописных букв латинского алфавита, что ограничивает область значений диапазоном 1 ...2 для следующих страниц используются двухбуквенные комбинации и т.д.

i, ii, i i i,...: номера страниц будут представлены непрерывной последовательностью чисел, записанных римским (строчными) цифрами (область значений 1...3999).

I, II, III,...: номера страниц будут представлены непрерывной последовательностью чисел, записанных римским (прописными) цифрами (область значений 1...3999).

Установка флажка Включить номер главы позволяет использовать в нумерации страниц номера глав. Если этот флажок установлен, можно задать ряд дополнительных опций:

В списке Начинается со стиля следует выбрать стиль, с помощью которого отформатированы заголовки глав, чьи номера необходимо использовать в нумерации страниц.

В списке Разделитель выбирается разделительный сим­вол, который должен стоять между номером главы и номером страницы. Доступные варианты: дефис, точка, двоеточие, длинное тире, короткое тире.

В группе Нумерация страниц задайте стартовый номер для нумерации:

Опция Продолжить (по умолчанию) выполняет сплошную нумерацию страниц документа.

Опция Начать с начинает нумерацию страниц текущего раз­дела с номера, заданного в расположенном рядом поле ввода.

Нумерация страниц может выполняться отдельно для каждого раздела документа.