17 Microsoft Word: Редактирование таблиц и преобразование их в текст

Преобразование текста в таблицу и наоборот

Word в состоянии преобразовать текст с разделительными сим­волами в Word-таблицу и Word-таблицу в таблицу с разделитель­ными символами.

Условием преобразования текста в таблицу является наличие в тексте разделительных символов между фрагментами, которые должны распределяться по ячейкам таблицы. Абзац рассматри­вается при преобразовании как содержимое строки создаваемой таблицы, а содержимое ячеек в пределах абзаца должно разде­ляться, например, символами табуляции.

Процедура. Преобразование текста в таблицу

В документе выделите преобразуемую область.

Щелкните на кнопке Вставить таблицу стандартной панели инструментов или в меню Таблица выберите команду Преобразовать в таблицу.

Введите необходимые параметры таблицы или подтвердите предлагаемые по умолчанию. Выделенный текстовой фрагмент, если это возможно, будет преобразован в таблицу. При этом количество столбцов оп­ределяется максимальным количеством элементов абзаца, а количество строк — количеством абзацев.

4. При необходимости измените ширину столбцов и отформати­руйте таблицу. Обычно Word автоматически распознает, какой символ отде­ляет в пределах абзаца элементы один от другого. В против­ном случае символ-разделитель следует задать в диалоговом окне Преобразовать в таблицу.

Процедура. Преобразование таблицы в текст

Выделите область таблицы: одну или несколько строк, или всю таблицу.

Выполните команду Таблица/Преобразовать в текст. От­крывается диалоговое окно Преобразование таблицы в текст.

Выберите символ-разделитель, посредством которого от­дельные элементы (содержимое ячеек) должны быть отделе­ны в тексте.

Символ абзаца записывает содержимое каждой ячейки в отдельный абзац.

Символ табуляции из каждой строки таблицы создает текстовой абзац, содержимое отдельных ячеек отделяется символами табуляции.

Точка с запятой из каждой строки таблицы создает текс­товой абзац, содержимое отдельных ячеек отделяется точ­кой с запятой.

Опция Другие позволяет задать символ-разделитель в сот ответствующем поле ввода.

Табличный файл, вставленный со связью в документ посред­ством команды Вставка/Файл, нельзя преобразо­вать в Word-таблицу, невзирая на то, что столбцы отделены позициями табуляции, так как речь идет о ссылке на другой файл. Разумеется, его можно сначала преобразовать в текст, используя [Shift]+[Ctrl]+[F9] (разрывая связь), а затем уже — в таблицу.

18 Microsoft Word: Вычисление в таблице

Обзор. Вычисления в таблицах

При выполнении вычислений используются специальные поля, содержащие вычисляемые формулы со ссылками на переменные. В качестве переменных могут выступать значения закладок или содержимое ячеек таблицы.

Ссылки на ячейки

Ссылка на ячейку задается указанием названия столбца и номера строки, столбцы обозначены буквами латинского алфавита. Например, [D2] — это ячейка, стоящая на пере­сечении столбца 4 и строки 2.

Ссылка на прямоугольную область смежных ячеек состоит из ссылки на ячейку, занимающую верхний левый угол об­ласти, двоеточия и ссылки на ячейку, расположенную в пра­вом нижнем углу области, например, D3:E6.

Адресуемая область ячеек может занимать целый столбец: в этом случае ссылка состоит из имени столбца, двоеточия и имени столбца (например, ссылка В:В адресует весь вто­рой столбец). Аналогичным образом можно адресовать целую строку, например, 2:2 — ссылается на всю вторую строку.

Ссылки на ячейки являются абсолютными, т.е. не изменя­ются при расширении таблицы или перестановках ее эле­ментов, и могут использоваться внутри только одной таб­лицы. Для адресации нескольких таблиц их следует поме­тить закладками и включать в ссылки имена закладок.

Формулы вычислений

Часто используемая операция суммирования выполняется с помощью специальной кнопки панели инструментов, ко­торая вставляет в текст документа соответствующее поле.

Все остальные операции реализуются посредством вставки в текст кодов полей с помощью команды Вставка/Поле. Ар­гументами вставляемых кодов полей являются ссылки на от­дельные ячейки или области таблицы либо заклад­ки.

Процедура. Быстрый способ вычисления суммы в таблицах (автосуммирование)

В таблицах сумму ячеек столбца/строки можно быстро подсчи­тать с помощью кнопки Автосуммирование панели инструмен­тов.

Поместите курсор в пустую ячейку, над, под, слева или справа от которой стоят суммируемые значения. В суммируемой об­ласти могут присутствовать и пустые ячейки.

Щелкните на кнопке Автосуммирование панели инструментов или выполните команду Таблица/Формула. Открывается диалоговое окно Формула.

Проверьте формулу, предложенную программой Word, и при необходимости измените ее. Закройте окно с помощью ОК.

По умолчанию Word предлагает формулу =SUM(Haправление), где в качестве параметра Направление может фигу­рировать LEFT (слева), RIGHT (справа), ABOVE (нар), BELOW (под) — указание, в каком направлении от данной ячейки расположены суммируемые значения. Формула помещает­ся в виде кода поля в ячейку. В режиме представления ре­зультатов полей в этой ячейке отображается сумма указан­ных ячеек.

Процедура. Вычисления с помощью закладок

Выделите содержимое ячейки (т.е. значение), намеченное для использования в качестве аргумента в формуле. Символ конца ячейки не должен включаться в выделение.

С помощью команды Правка/Закладка откройте диалоговое окно и задайте в нем имя закладки. Например, ОБОРОТ_ЯНВ.

При необходимости обозначьте закладками другие ячейки. Например, ПРИБЫЛЬ_ЯНВ, ОБОРОТ_ФЕВ,...

Поместите курсор в ту ячейку, где должен быть получен ре­зультат вычисления. Данная ячейка может находиться за пре­делами той таблицы, в которой определены используемые при вычислениях закладки.

Введите формулу со ссылками на закладки непосредственно с клавиатуры (не забудьте начать со вставки скобок поля с помощью [Ctrl]+[F9]) или с помощью команды Таблица/Фор­мула. При втором способе закладки можно выбрать в поле списка. Например:

{=ОБОРОТ ЯНВ-ПРИВЬШЬ ЯНВ}

Формулы с использованием ссылок на закладки имеют пре­имущество перед формулами с адресами ячеек — они не обя­зательно должны находиться в таблице, в которой были определены закладки. Примеры вычислений в таблицах:

{=SUM(A3;B5;C5)} Суммирует содержимое ячеек A3, В5 и С5.

{=AVERAGE(A3:F5)}

Определяет среднее значение содержимого ячеек в прямоуголь­ной области, начинающейся третьей ячейкой первого столбца и заканчивающейся пятой ячейкой шестого столбца.

{=МАХ(0БОР0Т_ЯНВ;0БОР0Т_ФЕВ;ОБОРОТ_МАР)}

Определяет наибольший помесячный оборот 1-го квартала (наи­большее значение среди ячеек, которым были присвоены имена закладок ОБОРОТ_ЯНВ, ОБОРОТ.ФЕВ и ОБОРОТ_МАР).

Примечания

При ссылке на адреса ячеек формула вычислений должна на­ходиться внутри той таблицы, на ячейки которой ссылается. После изменения отдельных значений результат вычисления формулы, как и любой другой код поля, должен быть обновлен с помощью [F9]. При вычислениях с использованием закладок формула может находиться в любом месте документа. С помощью сервисной программы Microsoft Graph таблицы могут быть представлены в виде диаграмм и встроены в таком виде в текст.