25 Microsoft Word: Создание предметного указателя

Предметный указатель

В Word предусмотрены средства автоматизации составления предметных указателей для документов. Элементы располагают­ся в предметном указателе рассортированными по алфавиту.

Обзор

Элементы, подлежащие включению в предметный указатель, создаются с помощью специальных скрытых полей {ХЕ}. Чтобы видеть на экране положение элементов предметного указателя, следует установить в диалоговом окне Сервис/Параметр на вкладке Вид флажок Скрытый текст. При составлении предметного указателя Word располагает его элементы в алфавитном порядке, объединяет ссылки в одинаковые элементы и указывает соответствующие номера страниц. Элементы предметного указателя и сам предметный указатель создаются либо с помощью команды Вставка/Оглавление и указатели, либо путем вставки в текст соответствующих кодов полей. Предметный указатель может располагаться в любом месте текста и охватывать по выбору пользователя весь документ либо только его часть, помеченную закладкой. Кроме тог можно создать неполный указатель для некоторого диапазон букв, например, указатель для элементов, начинающихся букв А...Е. Использование ключей позволяет задавать формат и содержимое предметного указателя. После внесения изменений в документ следует обнови предметный указатель, нажав клавишу [F9] (обновление полей).

Создание предметного указателя

Текст элемента, который должен быть включен в предметный указатель, должен быть специальным образом помечен в документе.

Процедура. Обозначение элементов предметного указателя посредством команды меню

Выделите текст, который должен быть помещен в предметный указатель.

Выполните команду Вставка/Оглавление и указатели и берите вкладку Указатель.

Нажмите командную кнопку Пометить.

В поле ввода Основной элемент введите текст, который должен быть включен в предметный указатель для данного документа. Если перед открытием диалогового окна в документе был выделен фрагмент текста, то именно он будет помещен в поле Основной элемент. Содержимое поля Основной элемент можно изменять.

Если необходимо создать дополнительный элемент, то в поле Дополнительный определите его текст. Word форматирует дополнительный элемент стилем следующего более низкого уровня в иерархии стилей предметного указателя. Текст до­полнительного элемента отделен в коде поля от основного двоеточием (:).

С помощью опций Полужирный и Курсив определите, каким образом должны быть отформатированы в предметном ука­зателе номера страниц.

В поле Параметры определите тип элемента предметного указателя:

При выбранной опции Перекрестная ссылка в качестве данного элемента можно ввести перекрестную ссылку на другой элемент. Номер страницы для такого элемента в ука­затель не включается.

Опция Текущая страница размещает в предметном указа­теле следом за текстом элемента номер той страницы, на которой был создан данный элемент в документе.

Выбрав опцию Диапазон страниц, можно в поле списка Закладка выбрать одну из определенных в документе за­кладок. В этом случае в элемент предметного ука­зателя включается диапазон номеров страниц области текс­та, определенной закладкой.

Нажмите командную кнопку Пометить, чтобы вставить в до­кумент код поля элемента предметного указателя.

Чтобы добавить в указатель все элементы, полностью совпа­дающие с текстом, выделенным перед открытием диалогово­го окна, нажмите кнопку Пометить все.

Если скрытый текст виден на экране, элемент пред­метного указателя будет отображен кодом поля {ХЕ}.

Для создания следующего элемента предметного указателя следует, не закрывая диалогового окна Определение эле­мента указателя, выделить с помощью мыши соответствую­щий фрагмент текста в документе и щелкнуть в окне. Word обновляет содержимое поля Основной элемент.

Процедура. Создание предметного указателя с помощью команды меню

Пометьте элементы предметного указателя.

Поместите курсор в той позиции документа, где должен быть вставлен предметный указатель.

Выполните команду Вставка/Оглавление и указатели и вы­берите вкладку Указатель.

В поле Тип определите внешний вид предметного указателя.

Опция С отступом (по умолчанию) помещает ключевые слова более низких уровней в новых строках с соответствующим отступом.

Опция Без отступа помещает все уровни один за другим в одном абзаце и отделяет их точками с запятой.

5. В поле Форматы выберите формат указателя. В поле просмотра Образец можно оценить результат выбора.

Выбранный формат определяет используемые для офор­мления указателя стили.

После выбора формата Из шаблона с помощью командное кнопки Изменить можно открыть окно Стиль и изменить используемые для оформления указателя стили.

В поле Колонки укажите, в скольких колонках следует разместить предметный указатель. Если количество колонок в указателе такое же, как в документе, следует выбрать в этом поле значение Авто.

Определите позицию номеров страниц. Если в поле Тип был выбран вариант Без отступа, то флажок Номера страниц по правому краю недоступен. Если этот флажок установлен, т номера страниц будут отделены от элементов символом табуляции. В поле Заполнитель выберите подходящий символ-заполнитель табуляции.

8. Нажмите ОК и тем самым запустите процедуру составления предметного указателя. Word выполняет разбивку документа на страницы и собирает предметный указатель.

Предметный указатель формируется кодом поля и поэтому в любой момент может быть обновлен с помощью [F9].