7 Microsoft Word: Применение и создание шаблонов

Обзор: Применение шаблона документа

Загрузка и печать имеющихся шаблонов документов. Эта процедура позволяет получить распечатки, предназначен­ные для ознакомления с шаблоном документа. Связывание текста с шаблоном документа. Включенные в шаблон определения стилей используются для форматирования соответствующих текстовых фрагментов. Шаблонный текст, макросы и элементы глоссария (Автотекс­та), входящие в шаблон, можно использовать в документе. Если в стилях, макросах, Автотексте и других элементах шаб­лона документа были произведены изменения и данный шаб­лон необходимо в дальнейшем в модифицированном виде ис­пользовать для других текстов, то его следует сохранить. Лишь после сохранения шаблона Word предоставляет в рас­поряжение пользователя все модифицированные элементы шаблона для использования в других документах.

Присвоение текстовым фрагментам нужных стилей. Текстовые фрагменты форматируются способом, заданным в используемом стиле.

Изменение стилей.

В результате изменения стиля (при сохранении его имени) автоматически изменяется форматирование всех тех фраг­ментов текста в текущем документе, которым был приписан данный стиль.

Изменение макрокоманд, панелей инструментов, элементов глоссария (Автотекста), расширений меню и сочетаний клавиш. Измененные элементы шаблона могут быть использованы в уже существующих документах, связанных с данным шаб­лоном.

Использование нескольких шаблонов в одном документе.

В одном документе могут быть использованы элементы не­скольких шаблонов. Таким способом можно использовать макрокоманды, элементы глоссария (Автотекста) и т.п. из ряда шаблонов документов, однако используемые стили бе­рутся только из шаблона, приписанного документу.

Работа с шаблонами документов

Процедура. Загрузка шаблона документа

Прежде чем подвергнуть обработке шаблон документа, связан­ный с текущим текстом, этот шаблон необходимо загрузить.

Выполните команду Файл/Открыть. На экране появляется диалоговое окно Открытие документа.

В поле Тип файла выберите элемент Шаблоны документов.

Теперь в поле списка файлов будут отображены все шаблоны текущей папки.

Выберите нужный файл или введите соответствующее имя файла. При необходимости смените дисковод/папку. Обычные шаблоны документов находятся в папке шаблонов Office.

Щелкните на ОК или нажмите [Enter], что приведет к загрузке шаблона в новое окно документа. Шаблон документа обрабатывается как обычный документ.

Процедура. Создание нового шаблона из существующего

Загрузите шаблон, из которого хотите создать новый.

Внесите необходимые изменения в стили, элементы глоссария (Автотекста), расширения меню и сочета­ния клавиш, макросы и панели инстру­ментов.

С помощью команды Файл/Сохранить как сохраните шаблон документа под новым именем.

Процедура. Сохранение документа в виде шаблона

Если стили, макрокоманды и элементы глоссария (Автотекста) которого документа, связанного со стандартным шаблоном NORMALDOT, необходимо использовать в других документах, то электронный документ следует сохранить в качестве шаблона.

Откройте документ, который необходимо сохранить как шаб­лон.

Посредством команды Файл/Сохранить как откройте диало­говое окно Сохранение документа.

В поле списка Тип файла выберите элемент Шаблон доку­мента.

В поле Имя файла задайте имя шаблона документа.

Выполните процедуру сохранения с помощью ОК или [Enter]. При необходимости введите информацию о свойствах файла.

Текст, который в дальнейшем не будет использоваться, уда­лите из шаблона документа, а затем еще раз сохраните шаб­лон с помощью Файл/Сохранить.

Процедура. Создание совершенно нового шаблона документа

Выполните команду Файл/Создать.

В группе Новый документ активизируйте опцию Шаблон.

Выберите нужный шаблон. Он послужит основой для нового шаблона документа. Шаблоны сгруппированы на разных вкладках в соответствии с предназначением.

Внесите необходимые изменения.

Выполните команду Файл/Сохранить как. Открывается диа­логовое окно Сохранение документа.

В поле Имя файла задайте имя нового шаблона. В качестве места сохранения нового шаблона Word по умолчанию пред­лагает папку, используемую в Microsoft Office 95 для хранения шаблонов. Эта папка задается в окне команды Сервис/Пара­метры на вкладке Расположение.

7. При необходимости выберите нужный дисковод и папку. Примечания

Команда Файл/Сохранить все автоматически сохраняет со­держимое всех окон документов, в том числе и открытые шаб­лоны документов.

Шаблоны документов должны находиться в используемой по умолчанию папке для шаблонов пользователя и/или рабочей группы, чтобы их можно было вывести на экран с по­мощью команды меню Файл/Создать.

Процедура. Создание нового файла на основе выбранного шаблона

При создании документа задается шаблон, на основе которого этот документ создается. Если при создании файла шаблон явным образом не указывается, то Word автоматически по умол­чанию использует шаблон «Обычный».

1. Выполнив команду Файл/Создать, откройте новый документ. На экране появляется диалоговое окно Создание документа.

Если для создания документа вместо команды используется кноп­ка Создать стандартной панели инструментов, Word не позволяет выбрать шаблон, а по умолчанию применяет «Обычный».

Выберите шаблон документа. Можно выбрать только те шаблоны документов, которые находятся в используемой по умолчанию папке шаблонов. Подпапки используемой по умолчанию папки представлены в диалоговом окне Создание документа в виде вкладок. Шаблон выбирается на этих вкладках.

Щелчок на ОК или нажатие [Enter] приводит к созданию но­вого документа на основе выбранного шаблона.