55.Сущность и виды контроля.

Контроль — одна из основных функций менеджмента. Деятель­ность организации требует, чтобы контроль и планирование, тесно связанные между собой, были непрерывными. Сущность контроля заключается в трех основных элементах:

установление контролируемых стандартов деятельности;

измерение и анализ результатов деятельности, информация о которых получена с помощью контроля;

корректировка технологических, хозяйственных и иных процес­сов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решени­ями.

Без надежной системы контроля ни одна организация не может успешно функционировать. Его задачи следующие.

Во-первых, контроль позволяет обнаружить во внешней или внутренней среде организации факторы, которые могут оказать су­щественное влияние на ее функционирование и развитие, и своев­ременно на них отреагировать.

Во-вторых, контроль помогает вскрыть неизбежные в деятель­ности любой организации нарушения, изъяны, ошибки и оператив­но принять меры к их устранению.

В-третьих, результаты контроля служат основой для оценки ра­боты организации и ее персонала за определенный период, эффек­тивности и надежности системы управления ею.

Итак, контроль позволяет избежать неудовлетворительных ре­зультатов деятельности и создает необходимые предпосылки для стимулирования персонала.

Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего контроль должен быть всеохватывающим, то есть удерживающим в поле зрения основные сферы деятельности орга­низации — внешнюю ситуацию и внутренние процессы. Это не значит, что он должен быть тотальным, мелочным, фиксировать любые события. Нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий получать достаточно полную и объективную картину ситуации. Такой контроль не может осуществлять одно лицо или небольшая группа лиц. К его осуществлению нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо луч­ший вид контроля — это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно максимально рас­ширить полномочия людей в процессе выполнения определенных обязанностей и проверять лишь результаты.

Контроль осуществляется не ради выявления проблем, а для их успешного решения и достижения конкретных результатов. Поэтому информация, ненужная для корректировки деятельнос­ти, бесполезна, собирать ее не стоит. В то же время необходимо точно знать степень отклонения основных процессов от научно обоснованных стандартов, чтобы иметь возможность провести точный анализ причин и последствий и найти правильные реше­ния.

В то же время главная цель контроля — не исправление, а пре­дотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемый элемент планирования на всех его стадиях.

Эффективный контроль должен увязываться не только с плани­рованием, но и с изменениями в структуре организации и системе управления, поэтому важным его принципом является гибкость, иначе он будет запаздывать и окажется бесполезным.

Контроль должен быть экономичным, чтобы выгоды, приноси­мые им, превышали затраты на его проведение. Поэтому необходи­мо сократить до минимума все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие эффекта от контроля свидетельствует о том, что не уда­ется повысить степень владения руководством организации реаль­ной ситуацией.

Эффективный контроль требует нацеленности на конкретные процессы, результаты и людей с учетом их личных качеств, должно­стного положения, связей в коллективе. Ориентация на человечес­кий фактор предполагает не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за членами организации, что существенно ухудшает морально-пси­хологический климат. Все это возможно в условиях максимальной открытости, гласности. Чрезмерного контроля следует избегать. Однако продолжительное отсутствие его — также неблагоприят­ный фактор, свидетельствующий о безразличном отношении руко­водства к людям и делам организации, что неминуемо вызывает со­ответствующую обратную реакцию.

Основными объектами контроля в организации являются важ­нейшие характеристики производственного, технического, кадро­вого потенциала, ее финансового состояния; промежуточные и ко­нечные результаты выполнения плановых заданий; показатели рас­ходования ресурсов, экономической эффективности.

Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности фир­мы и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими.

Административный контроль ведется на всех уровнях управления Призван оценивать деятельность сотрудников (контроль исполне­ния). Он осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями.

Различают три стадии управленческого контроля: предваритель­ный, текущий и итоговый.

Предварительный контроль предшествует началу активной дея­тельности организации. По содержанию — это организационный контроль, задача которого в основном состоит в проверке готовности предприятия, его персонала, производственного аппарата, сис­темы управления к работе.

С помощью предварительного контроля персонала необходимо прежде всего ответить на вопрос, сможет ли он решать предусмот­ренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изу­чают сотрудников на профессиональную пригодность, отбирают лиц, наиболее подходящих для выполнения предстоящей работы.

Текущий контроль обычно существует в стратегической и оперативной формах. Основным объектом стратегического контроля является эффективность использования ресурсов с точки зрения достижения конечных целей организации. Он осуще­ствляется не только по количественным, но и по качественным показателям, Процесс стратегического контроля сводится к обработке, оценке информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании достижений научно-технического прогресса, новых методов работы, технологий и т. д. как в организа­ции в целом, так и в ее подразделениях.

Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности на движение "продукции в рамках технологического процесса (со­блюдение последовательности операций, норм времени на их вы­полнение, качество труда); загрузку техники и оборудования; со­блюдение общего графика работы; наличие запасов сырья, мате­риалов, топлива; состояние незавершенного производства и гото­вой продукции; уровень текущих затрат; расходование денежных средств.

Итоговый (заключительный) контроль связан с оценкой выпол­нения организацией планов и составлением новых; он предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за текущий период, но и сильных и слабых ее сторон