Лабораторная работа № 6 «Управление аттестацией и обучением сотрудников»

Цель: изучить технологию организации автоматизированного упраления аттестацией и обучением сотрудников.

Теоретический материал разбит на две части: управление аттестацией и управление обучением.

Управление аттестацией сотрудников. Документ «Аттестация сотрудника» предназначен для учета оценок компетенций, полученных в ходе аттестации сотрудника. В соответствующих полях документа указываются:

• ответственный (по умолчанию это ответственный, указанный в настройках пользователя);

• сотрудник - выбирается из списка сотрудников предприятия.

В табличную часть «Оценки компетенций сотрудников» документа вносятся компетенции, оценки и даты оценок. Кнопкой «Анкета» можно открыть типовую анкету для компетенции, выделенной в списке оцениваемых компетенций. Список компетенций в документе можно автоматически заполнить по данным о компетенциях, указанных для должности сотрудника. По документу можно распечатать оценочный лист, который содержит список компетенций и поможет экспертам при проведении аттестации. После проведения документа «Аттестация сотрудника» полученные оценки можно просматривать при помощи отчета «Оценки компетенций сотрудников».

Обработка «Аттестация сотрудников» используется для выполнения следующих задач:

• назначение аттестации сотруднику;

• контроль факта проведения аттестации;

• контроль оценок, полученных сотрудником;

• анализ распределения оценок для контроля адекватности оценочных мероприятий.

Форма обработки состоит из трех закладок:

1) Вкладка «Сотрудники» (рисунок 6.1) — в табличных полях закладки указывается список сотрудников, которым назначаются аттестации; возможно автоматическое заполнение по кнопке «Заполнить»;

Рисунок 6.1 – Окно формирования документа «Аттестации сотрудников». Вкладка «Сотрудники»

Вкладка «Аттестации» (рисунок 6.2) — в табличном поле закладки отображается список документов «Аттестации сотрудников»;

Вкладка «Анализ оценок» (рисунок 6.3) — на закладке можно сформировать распределение оценок, полученных сотрудниками в течение указанного периода при проверке заданной компетенции (поле «Компетенция» обязательно для заполнения). При необходимости можно установить отбор результатов по должности сотрудников.

Рисунок 6.2 – Окно формирования документа «Аттестации сотрудников». Вкладка «Аттестации»

Рисунок 6.3 – Окно формирования документа «Аттестации сотрудников». Вкладка «Анализ оценок»

Управление обучением сотрудников. По результатам обучения иногда выдаются документы; это могут быть документы, выданные сторонними компаниями, или внутренние документы. Справочник «Документы об образовании» (рисунок 6.4) предназначен для хранения видов документов, к которым можно отнести, например, следующие: сертификат, диплом, грамота. Причем "Сертификат Мастера" и "Сертификат Пользователя" с точки зрения учета - два разных вида документов.

Рисунок 6.4 – Справочник «Документы об образовании»

Справочник «Формы обучения» (рисунок 6.5) предназначен для хранения видов форм обучения. Форма проведения занятия существенно влияет на организацию занятия. Поэтому при планировании каждого занятия нужно понимать, что это будет лекция или тренинг. В справочник автоматически введены следующие формы обучения (перечень форм обучения может быть расширен): лекция, семинар, тренинг, деловая игра, решение кейсов, экскурсия.

Рисунок 6.5 – Справочник «Формы обучения»

Справочник «Курсы обучения» (рисунок 6.6) предназначен для описания целостных учебных курсов развития персонала на предприятии.

Рисунок 6.7 – Справочник «Курсы обучения»

Описание курса обучения ведется по следующим областям данных:

• Объем курса. Объем необходим для учета длительности обучения, а так же для планирования занятости обучающихся, преподавателей, помещений.

• Затраты на одного обучающегося. Указание затрат позволит планировать бюджет на обучение и развитие персонала.

• Состав учебного курса. В случае, если разрабатывается собственный курс обучения для проведения его силами компании, целесообразно вести разработку курса по отдельным занятиям.

• Изучаемые компетенции. Указание изучаемых компетенций позволит формализовать цель обучения в виде набора изучаемых компетенций и проводить оценку эффективности обучения, основываясь на изменениях оценок компетенций сотрудников в результате обучения.

Разработку внутреннего курса обучения целесообразно начинать с разработки отдельных занятий. Разработать занятия для курса обучения рекомендуется с использованием справочника "Занятия". Предлагаются следующие этапы разработки курса:

1. Определите название для нового курса обучения. Заполните поля с наименованием и, желательно, описанием курса.

2. Экспертно определите или рассчитайте стоимость для компании обучения одного сотрудника на данном курсе. Введите размер затрат и валюту.

3. Если планируется выдавать какие-либо документы по итогам обучения - выберите этот документ.

4. Введите состав учебного курса из разработанных ранее занятий в табличную часть на закладке "Состав курса".

5. Для автоматического расчета объема курса и состава изучаемых компетенций нажмите кнопку "Составить по занятиям".

Для учета внешнего провайдера обучения надо ввести информацию о внешнем курсе обучения в справочник. Для этого:

1. Заполните поля с наименованием и, желательно, описанием курса.

2. Задайте объем (сумма длительностей всех учебных мероприятий) курса обучения в часах.

3. Рассчитайте и введите размер затрат для обучения одного сотрудника на данном курсе. Введите размер затрат и валюту.

4. Если планируется выдавать какие-либо документы по итогам обучения - выберите документ.

5. Исходя из целей курса обучения определите, какие компетенции призван развивать данный курс. Заполните табличную часть компетенциями на закладке "Изучаемые компетенции".

6. Расставьте вес изучения компетенций; вес указывается в процентах и соответствует доле времени, уделяемого развитию данной компетенции от общей длительности занятия. Постарайтесь расставить веса так, чтобы их общая сумма была равна или не превышала 100%. В этом Вам будет помогать помощник распределения весов, который автоматически распределяет веса, учитывая введенные значения. Помощник можно включить или отключить кнопкой "Коррекция весов"; помощник отключится автоматически, если общая сумма введенных весов превысила 100% или если введены значения во все строки.

Справочник «Занятия курсов обучения» (рисунок 6.8) предназначен для описания конкретных учебных занятий. Занятие является составной частью курса обучения. Занятия имеет смысл составлять, если планируется проводить внутреннее обучение. В случае внутреннего (самостоятельного) обучения потребуется разрабатывать, планировать, организовывать и проводить каждое занятие.

Рисунок 6.8 – Справочник «Занятия курсов обучения»

Описание занятий ведется по следующим областям данных:

• Длительность занятия необходима для планирования занятости обучающихся, преподавателей, помещений.

• Указание формы обучения может быть полезным для организации обучения и планирования ресурсов.

• Указание изучаемых компетенций позволит формализовать цель обучения в виде набора изучаемых компетенций и проводить оценку эффективности обучения, основываясь на изменениях оценок компетенций сотрудников в результате обучения. Целесообразно формализовать цель каждого занятия.

Порядок разработки нового занятия:

1. Ввод названия для нового занятия и определение его цели. Заполнение полей с наименованием занятия и описанием.

2. Ввод длительности занятия в часах.

3. Выбор формы проведения занятия.

4. Исходя из целей занятия определяются компетенции, которые призвано развивать данное занятие. Заполнение табличной части компетенциями.

5. Определение веса изучения компетенций; вес указывается в процентах и соответствует доле времени, уделяемого развитию данной компетенции от общей длительности занятия. Нужно расставить веса так, чтобы их общая сумма была равна или не превышала 100%. В этом будет помогать помощник распределения весов, который автоматически распределяет веса, учитывая введенные значения. Помощник можно включить или отключить кнопкой "Коррекция весов"; помощник отключится автоматически, если общая сумма введенных весов превысила 100% или если введены значения во все строки.

Документ «Планирование обучения» (рисунок 6.9) предназначен для планирования потребностей предприятия в обучении сотрудников. Планирование осуществляется в строках табличной части записями следующего вида: курс обучения, количество обучающихся сотрудников и дата, к которой обучение должно быть завершено.

Специальный помощник, вызываемый кнопкой "Распределить на период", позволяет запланировать обучение сотрудников на некоторый период, что бывает необходимо, когда точные даты неизвестны. Например, требуется запланировать обучение новых 15 сотрудников, которые появятся вследствие текучести кадров в будущем году. Точно сказать даты мы не можем, поэтому необходимо равномерно распределить на год потребность в обучении прогнозируемых 15 сотрудников, нуждающихся в обучении.

В форме помощника нужно ввести курс обучения, количество обучаемых человек и период. По умолчанию в качестве периода устанавливается следующий календарный год. То есть, если мы планируем обучение в 2006 году, то при открытии формы помощника будет задан период - 2007 год. При нажатии кнопки "Распределить" в табличную часть документа будут добавлены строки с равномерно распределенными потребностями в обучении.

Например, в помощнике заданы следующие значения: количество сотрудников - 24, период - с 01.01.2014 по 31.12.2014 и курс обучения "Практика продаж". В результате работы помощника в табличной части документа появятся двенадцать строк с курсом обучения "Практика продаж", количеством сотрудников 2 в каждой строке и датами 31.01.2014, 28.02.2014 ... 31.12.2014.

Рисунок 6.9 – Документ «Планирование обучения»

Результаты планирования отражаются в отчете "Учебный план".

Помимо документа "Планирование обучения", планирование осуществляется и в документе "Заявка на обучение". Этот документ предназначен для планирования потребностей в обучении конкретных сотрудников. Если необходимо задать несколько групп сотрудников, которые надо обучить к различным датам, надо создать несколько документов "Заявка на обучение".

Рисунок 6.10 – Документ «Заявки на обучение»

В соответствующих полях документа указываются:

1. Курс обучения, который требуется пройти сотрудникам;

2. Дата, к которой необходимо обучить сотрудников;

3. Ответственный (по умолчанию это ответственный, указанный в настройках пользователя);

4. В табличной части "Обучающиеся" указываются сотрудники, которые должны пройти курс обучения.

Меню «Заполнить» позволяет автоматически занести в табличную часть документа сотрудников предприятия, отобранных по произвольным критериям. Результаты планирования отражаются в отчете "Учебный план".

На основании документа можно ввести документ «Прохождение курса обучения» (рисунок 6.11), который предназначен для учета обучения на предприятии. Благодаря связи с системой планирования мероприятий, можно создать мероприятие для организации учебного процесса. Если курсом обучения предусмотрена выдача документов об образовании, есть возможность сохранить реквизиты выданного документа - номер и дату выдачи.

Рисунок 6.11 – Документ «Прохождение курса обучения»

Для учета пройденного обучения необходимо:

1. Выбрать курс обучения;

2. Выбрать сотрудников, которые прошли или должны пройти курс. Для быстрого подбора сотрудников предназначена кнопка "Подбор". Меню «Заполнить» также позволяет автоматически занести в табличную часть документа сотрудников, отобранных по произвольным критериям;

3. Установить флаг "Курс пройден";

4. Задать дату окончания курса;

5. Если курсом обучения предусмотрена выдача документов, то в табличной части появятся колонки "Дата выдачи документа" и "Реквизиты документа". Вид документа об образовании задан в Курсе обучения. Кнопка "Заполнить даты" заполняет колонку с датами выдачи документов датой окончания курса;

6. Провести документ.

Результат пройденного обучения будет отражен во всех отчетах, связанных с пройденным обучением.

Иногда есть необходимость запланировать занятость сотрудников для организации данного курса обучения. Такое планирование может понадобиться для учета занятости сотрудников и проверки пересечения времени проведения занятий с отпуском сотрудника или другим мероприятием. Для организации учебного процесса нужно проделать следующее:

1. Выбрать курс обучения, выбрать сотрудников и записать документ;

2. Создать мероприятие. Сначала необходимо задать время проведения каждого занятия в курсе. Для этого в меню "Организация обучения" предназначена кнопка "Создать мероприятие". После того, как мероприятие уже создано, название кнопки изменится на "Открыть мероприятие". В мероприятии будет заполнен список занятий, необходимо расставить время и дату проведения каждого занятия. Подробнее о работе с мероприятиями смотрите раздел "Планирование занятости сотрудников";

3. Запланировать занятость сотрудников. После того, как создано мероприятие, можно запланировать занятость сотрудников на курсе обучения. Для этого в меню "Организация обучения" предназначена кнопка "Запланировать занятость". Если документ уже создан, название кнопки изменится на "Открыть занятость". Документ будет автоматически заполнен и останется только его провести. При проведении будет осуществлена проверка на пересечение занятости сотрудников в обучении с другими мероприятиями.

Отчет «Учебный план» (рисунок 6.12) предоставляет возможность сформировать учебный план по данным планирования потребностей в обучении. Отчет по умолчанию настроен так, чтобы плановое и фактическое количество обучаемых сотрудников, а также плановые затраты на обучение были отражены в разрезе курсов обучения.

Рисунок 6.12 – Отчет «Учебный план»

Отчет «Пройденные курсы обучения» (рисунок 6.13) предоставляет возможность сформировать списки сотрудников предприятия, прослушавших учебные курсы, отобранные и сгруппированные по различным критериям. Информация, выводимая в отчете, также выбирается из обширного списка показателей.

Рисунок 6.13 – Отчет «Пройденные курсы обучения»

Отчет по умолчанию настроен так, чтобы в результате получился список сотрудников, прослушавших учебные курсы, с реквизитами документов о прослушанных курсах.

Возможные показатели отчета:

• Наименование сотрудника (из справочника Физические лица);

• Пол, дата рождения и место рождения;

• Учебные курсы;

• Контактная информация сотрудника и т.д.

Возможные группировки отчета:

• Учебные курсы;

• Свойства и категории физлиц;

• Семейное положение и т.п.

Задание

1 Сформируйте по результатам предыдущей лабораторной работы документ «Аттестация сотрудника».

2. Заполните вкладки «Сотрудники» и «Аттестации» в документе «Аттестации сотрудников».

3. На вкладке «Анализ оценок» сформируйте распределение оценок, полученных сотрудниками в течение указанного периода при проверке заданной компетенции. Установите отбор результатов по должности сотрудников.

4. Заполните справочники «Документы об образовании» - 2 -3 докмента, «Формы обучения» - 2-3 формы обучения, «Курсы обучения» - 1 произвольный курс, «Занятия» - 2-3 занятия с описанием компетенций, «Занятия курсов обучения» - 2-3 занятия для сотрудников вашей организации.

5. Сформируйте документы «Планирование обучения» с помощью помощника и «Заявка на обучение».

6. Проведите документ «Прохождение курса обучения».

7. Запланируйте занятость сотрудников для организации курса обучения путем открытия мероприятия.

8. Сформируйте отчеты «Учебный план» и «Пройденные курсы обучения».

9. Оформите отчет по лабораторной работе с использованием экранных копий всех выполненных заданий.

Контрольные вопросы

1. Какие возможности предоставляет конфигурации я 1С:Зарплата и управление персоналом для управления аттестацией сотрудников?

2. Какие отчеты, документы и справочники для этого предназначены?

3. Какие возможности предоставляет конфигурации я 1С:Зарплата и управление персоналом для управления обучением сотрудников?

4. Какие отчеты, документы и справочники для этого предназначены?

5. Какие справочники используются для управления и компетенциями, и аттестацией и обучением?