Система отслеживания внешней среды
Для результативного изучения состояния компонентов макроокружения в организации создается специальная система отслеживания внешней среды. Данная система должна осуществлять как проведение специальных наблюдений, связанных с какими-то особыми событиями, так и регулярных (обычно один раз в год) наблюдений за состоянием важных для организации внешних факторов (Рисунок 11). Проведение наблюдений может осуществляться множеством различных способов. Наиболее распространенными способами наблюдения являются:
анализ материалов, опубликованных в периодической печати, книгах, других информационных изданиях;
участие в профессиональных конференциях;
анализ опыта деятельности организации;
изучение мнения сотрудников организации;
проведение собраний и обсуждений внутри организации.
Система анализа макроокружения дает необходимый эффект, если она поддерживается высшим руководством и обеспечивает его необходимой информацией, если она тесно связана с системой планирования в организации и, наконец, если работа аналитиков, работающих в этой системе, сочетается с работой специалистов по стратегическим вопросам, которые в состоянии проследить связь между данными о состоянии макроокружения и стратегическими задачами организации и оценить эту информацию с точки зрения угроз и дополнительных возможностей реализации стратегии организации.
Рисунок 11. Принципиальная схема оценки и анализа внешней среды организации
Билет № 3
Классификация систем по назначению. Сущность свойства «первичность целого». Пример.
Рисунок 12. Классификация систем по назначению (виду)
Первичность целого (системы) относится к свойствам системы, характеризующим её сущность и сложность.
В теории систем исходным моментом является предположение, что системы функционируют как целое, которое затем можно делить на компоненты. Эти компоненты действуют лишь в силу существования целого. Не компоненты составляют целое, а наоборот, целое порождает при своем делении компоненты системы. Первичность целого – основной постулат теории системы. В целостной системе отдельные части функционируют совместно, составляя в совокупности процесс функционирования системы как целого.
Целое как первичное порождает при своем делении или формировании компоненты системы. В этом состоит суть целого.
Например, фирма как сложная открытая социально-экономическая система представляет собой совокупность взаимосвязанных отделов и производственных подразделений. Сначала следует рассматривать фирму как целое, ее свойства и связи с внешней средой и только потом — компоненты фирмы.
Так, при дипломном проектировании надлежит сначала рассмотреть проблемы организации как целого, а затем какого-то подразделения, службы, отдела и т.д.
Методы анализа внутренней среды.
Анализ внутренней среды относится к этапу 4 стратегического планирования – «Выявление сильных и слабых сторон организации». См. Билет №13 вопрос №1 Этап 4. Методом анализа внутренней среды является Матрица анализа внутренней среды (по бизнес-функциям).
Назначение данного блока — выявление внутренних сил и оценка конкурентной позиции организации на рынках. Обследование обычно проводится по основным бизнес-функциям, каждая из которых характеризуется своим набором ключевых факторов и параметров, чье состояние в совокупности определяет текущий потенциал фирмы.
Обычно оцениваются:
производственная структура организации:
количество производственных подразделений, виды деятельности, объемы работ, доля каждого в общем объеме paбот и в общей прибыли (убытках) организации, зона деятельности,
наличие внутреннего кооперирования между подразделениями,
степень замкнутости производственного цикла (организация в состоянии выполнить весь комплекс работ на объекте собственными силами или на часть работ (какую?) привлекает субподрядчиков),
количество организаций субподрядчиков,
мощности производственных подразделений и соответствие их друг другу, загрузка мощностей,
формы и виды собственности структурных подразделении, степень их самостоятельности, экономические основы взаимоотношения подразделений, наличие подразделений-монополистов, ценообразование внутрипроизводственной деятельности, цели оценки деятельности структурных подразделений,
формирование портфеля заказов,
возможности расширения выпуска продукции;
характеристика продукции и услуг:
основные виды деятельности, оказываемые услуги (процент от общего объема работ),
виды и количество строящихся в течение года объектов,
количество и характеристика заказчиков, характер заказов (госзаказы, прямые договоры, конкурсы и т.п.),
наличие преимуществ у продукции организации (по цене, качеству, используемым материалам, эксплуатационным характеристикам, по срокам производства работ и удобствам расчета, по сервису и гарантиям и др.),
важнейшие фирмы-конкуренты по основным видам производмой продукции и их сильные и слабые стороны;
производственная и материально-техническая база организации:
степень обеспеченности техникой, механизмами, автотранспортом, оборудованием; техническая исправность, возраст, сменность работы, эффективность; оценка достаточности, уровень обслуживания технологического парка,
применяемые технологии и уровень организации производства работ; осуществление исследований и разработок, эффективность использования их результатов,
характеристика и источники системы материально-технического снабжения (число и надежность поставщиков, степень их влияния, характер отношений с ними (прямые договоры, фьючерсные сделки, бартер), качество контроля за движением материальных потоков,
наличие сбоев;
кадры:
обеспеченность и квалификация персонала, текучесть кадров,
активность персонала в разработке и внедрении нововведений,
исповедуемые ценности,
система взаимоотношений и взаимодействия менеджеров, рабочих и технических специалистов, методы создания и поддержания рабочих отношений среди персонала фирмы,
эффективность системы найма, подготовки и продвижения кадров,
эффективность систем оценки качества кадров, результатов их труда, мотивации; применяемые системы оплаты труда, социальная обеспеченность работников,
потребность в новых кадрах;
система управления (на примере строительной организации):
место организации в системе кооперирования (генподрядчик, субподрядчик, проектировщик, заказчик, поставщик и т.п.), количество уровней управления,
правовая форма (ОАО, ЗАО, ООО и т.п.), характер и форма собственности, собственники, их доля в капитале, контрольный пакет акций и владельцы,
организационная структура управления, звенность управления, распределение прав и ответственности, нормы управляемости, уровень специализации работников аппарата управления, степень централизации выполняемых функций, затраты на управление,
методы управления, стили руководства,
коммуникационные процессы,
нормы, правила и процедуры,
схема информационных потоков, их эффективность, наличие банка данных и информационных систем,
организация процессов принятия управленческих решений,
организация управленческого труда,
организационная культура фирмы;
эффективность деятельности организации:
доля рынка и конкурентоспособность фирмы,
прибыльность, рентабельность, создание инвестиционных возможностей; эффективность использования и движения денежных средств
эффективность системы контроля финансового положения фирмы; эффективность рыночных исследований и систем распределения и продвижения продукции,
репутация фирмы, т.е. ее привлекательность для специалистов и порядочных людей,
готовность фирмы к изменениям и нововведениям и др.
В технологической последовательности анализируются:
эффективность действующей стратегии;
стратегические способности и ресурсы;
сила и слабость фирмы, особенно относительно важнейших для нее возможностей и угроз со стороны окружения и по сравнению с ближайшими конкурентами;
конкурентоспособность цен и издержек на продукцию;
прочность конкурентной позиции;
стратегические проблемы фирмы.
Пример представления результатов анализа приведен в таблице (Таблица 4)
Таблица 4. Анализ внутренней среды
