Прием документов

Для обеспечения реального функционирования системы и стыковки с существующей технологией работы необходимо поддерживать следующие способы передачи документов:

• на бумажном носителе;

• по электронной почте;

• на внешнем носителе (дискете, диске).

При этом дальнейшие операции, проводимые с документами, не зависят от способа обмена информацией. Необходимым функциональным элементом обработки информации при приеме документов любого типа является контроль на согласованное заполнение полей заявки. Ошибочно заполненные документы приниматься не должны.

Регистрация документов

Неотъемлемой частью делопроизводственной части является регистрация документов. Это многоэтапный процесс, который состоит не только в присвоении регистрационного номера документа, но и в определении потока, к которому он принадлежит, установлении статуса вводимого документа и т.д.

Поступающие заявки автоматически регистрируются во входящем потоке согласно алгоритму, назначенному для этого потока, вне зависимости от способа ввода: автоматически или вручную. Вновь созданные и подготовленные к отправке документы регистрируются в исходящем потоке.

Потоки документов

Минимально для поддержания технологии сбора заявок достаточно двух потоков документов – один для входящих документов, второй – для исходящих. Каждый поток имеет свой способ нумерации документов, и, тем самым, на каждом уровне работы системы ведутся два журнала регистрации документов. Выбор способа нумерации внутри потоков определяется администратором организации.

Присвоение регистрационного номера

Отличительной чертой этапа сбора заявок на покупку товара или вида услуг является многоэтапность процесса согласования реестра закупок с вышестоящей организацией. Для повышения эффективности идентификации заявок, требующих доработки, предлагается к рассмотрению следующая технология присвоения номера документу, поступающему в систему документооборота.

Каждый документ в системе имеет два номера. Первый – это внутренний номер документа, присваиваемый ему в момент создания. Под этим внутренним номером документ фигурирует в системе до тех пор, пока не принято решение о передаче его в вышестоящую организацию. В этот момент документ вторично регистрируется уже во внешней вышестоящей организации, т.е. ему присваивается регистрационный номер, под которым он будет в дальнейшем идентифицироваться. Все дальнейшие операции, производимые с документом, будут оперировать именно с регистрационным номером документа. Более того, регистрационный номер является окончательным номером документа, т.е. полностью отвергается общепринятая технология связки документов «наш исходящий в ответ на ваш входящий».

Структура регистрационного номера может быть сложной, т.е. содержать префиксы и суффиксы, определяющие источник поступления документа, разбиение на диапазоны или просто нарастающим итогом внутри одного календарного года.

Понятие статуса заявки

Для удобства работы с заявками любого уровня, особенно в виду отказа от технологии каждоразового присвоения регистрационного номера при согласовании заявок между организациями, вводится понятие статуса документа. Статус заявки изменяется в зависимости от тех операций, которые с ней выполняются:

новая – устанавливается при создании заявки или ее поступлении в вышестоящую организацию.

доработка – устанавливается при необходимости внесения изменений в заявку заявителем.

визирование - устанавливается, если заявка передана на визирование.

завизирована – устанавливается заявке, успешно прошедшей этап визирования.

отклонена – устанавливается в случае отказа в визировании.

в работе – промежуточное состояние, в которое заявка попадает при отмене какой-либо операции.

принята – устанавливается утвержденной согласованной заявке.

отвергнута – устанавливается при отказе вышестоящей организацией в выполнении данного заказа.

Следует иметь в виду, что понятие статуса документа привязано и к той организации, в которой она находится в данный момент, т.е. заявка может быть «принята» на уровне организации, где она создана и «новая» в вышестоящей организации.