1.5. Стартовый помощник. Начальные настройки
После запуска системы выполняется обновление информационной базы. Сообщения выводятся системой на информационную панель. Ознакомившись с текстом, закройте панель кнопкой Спрятать окно в левом верхнем углу.
Затем открывается диалоговое окно Стартовый помощник. Этот помощник организует первоначальное заполнение справочной информации о предприятии в том минимальном объеме, который необходим для начала работы с программой. Ответив на очередные вопросы помощника, нажмите кнопку Далее для перехода к следующему шагу.
Шаг 1. Флажок Показывать при запуске обычно снимают. В дальнейшем для вызова окна нажмите кнопку Стартовый помощник на панели инструментов или выберите одноименную команду в меню Регламенты.
Шаг 2. Установите период (месяц), с которого начинается компьютерный учет. Рекомендуется начинать с января.
Шаг 3. Введите полное название предприятия в соответствии с учредительными документами.
Шаг 4. Укажите основной источник финансирования (бюджетное или самофинансирование).
Шаг 5. Выберите программу бухучета, в которую будут передаваться проводки, сформированные в программе 1С: Зарплата и кадры 7.7 (обмен данными будет рассмотрен позже).
Шаг 6. Укажите, будут ли использоваться расширенные возможности (все возможные формы оплаты, многосменные графики работы и др.). Рекомендуется начинать работу в программе без использования расширенных возможностей. В любой момент вы сможете перейти к использованию этих возможностей в дальнейшем.
Шаг 7. Здесь вы можете задать возможность контроля штатного расписания. В любой момент вы можете включить или отключить эту возможность, установив или сбросив соответствующий флажок. Если контроль штатного расписания ведется, то при проведении приказов о приеме программа будет контролировать наличие вакантных ставок и соответствие вводимого оклада заданной для данной штатной единицы вилке окладов.
Следующие шаги зависят от выбранного типа финансирования (бюджетное или самофинансирование).
Шаг 8. Укажите, будет ли зарплата считаться «от обратного» (для хозрасчета). Необходимо отметить, что установить этот флажок можно в любой момент, а вот сбросить – только в том случае, если эта возможность ране не использовалась. Для бюджетных организаций укажите, надо ли считать зарплату госслужащих. Обратите внимание, что установить флажок «Рассчитывать зарплату госслужащих» можно в любой момент, но сбросить его можно только в том случае, если нет ни одного сотрудника, у которого был или в настоящее время имеется статус военнослужащего. При использовании возможностей расчета зарплаты госслужащих можно вести форму Т‑2ГС, создавать приказы на госслужащих и производить расчет зарплаты госслужащих.
Шаг 9. Укажите, будет ли зарплата рассчитываться в валюте (для хозрасчета). Установить флажок Рассчитывать зарплату в валюте вы сможете в любой момент, но сбросить его можно, если ранее не использовались возможности расчета в валюте. При использовании расчета зарплаты в валюте для каждого сотрудника можно установить значения оклада, доплаты и удержания в валюте. Для бюджетных организаций на данном шаге укажите, надо ли рассчитывать зарплату военных. Установить флажок Рассчитывать зарплату военнослужащих можно в любой момент, но сбросить его возможно, только если нет ни одного сотрудника, у которого был или в настоящий момент имеется статус военнослужащего.
Шаг 10. Установите флажок Открыть форму «Настройки конфигурации», если хотите продолжить ввод констант, и нажмите кнопку Готово.
Если дальнейшие настройки вы планируете произвести позже, флажок Открыть форму «Настройки конфигурации» следует снять, в дальнейшем окно настроек может быть вызвано в любой момент через меню Сервис Настройки или с помощью кнопки Настройка значений основных данных на панели инструментов.
Перед вызовом команды необходимо проверить, правильно ли установлена рабочая дата программы, поскольку вместе со значениями некоторых констант сохраняется и дата их ввода.
Окно Настройки содержит пять вкладок, каждая из которых предназначена для ввода значений определенной группы констант.
На первой закладке этого окна кроме данных, уже введенных с помощью Стартового помощника, следует указать необходимые коды (ИНН, КПП, ОКАТО, ОКПО, ОГРН), регистрационный номер организации в Пенсионном фонде, номер, наименование и адрес ИФНС организации, особые территориальные условия, а также адрес организации. Без этих данных будет невозможно в дальнейшем заполнить и выгрузить налоговую отчетность и отчетность в ПФР.
На закладке Ответственные лица следует заполнить выбором из справочника Сотрудники фамилии директора, главного бухгалтера и начальника отдела кадров. В дальнейшем эти данные хранятся в виде периодических констант и используются программой для расшифровки подписей указанных лиц в печатных формах документов.
На закладке Зарплата и бухучет выбирается программа бухучета, с которой в дальнейшем будет проводиться обмен данными, устанавливается шаблон проводки по умолчанию, основной график работы и среднемесячное количество рабочих дней при 40‑, 36‑, 30‑, 24‑часовой рабочей неделе. С этой же закладки можно просмотреть и отредактировать два подчиненных справочника: Единая тарифная сетка (ЕТС) и Тарифные разряды. Последний справочник заполняется, если на предприятии используются разряды, отличные от ЕТС. Здесь же указывается вариант расчета ежемесячной премии и величина районных коэффициентов (РК), используемых при расчете зарплаты.
На закладке Ставки вводятся различные пособия, коэффициенты компенсационных выплат, размер минимальной месячной оплаты труда, используемые при расчете заработной платы. При запуске новой конфигурации эта закладка заполняется автоматически данными, соответствующими действующему законодательству. При необходимости эти данные (например, коэффициенты оплаты вечерних и сверхурочных часов) могут быть изменены в большую сторону. Все указанные на этой закладке данные являются периодическими константами, т. е. при необходимости можно просмотреть их значения на другие даты, отличные от текущей.
На закладке Налоги вводятся различные ставки для исчисления налога на доходы физических лиц и единого социального налога. Данные на этой закладке также будут изначально присутствовать в программе, но могут быть изменены. С помощью кнопок внизу окна можно просмотреть и при необходимости отредактировать ставки и регрессивную шкалу ЕСН и взносов в ПФР. Как правило, делать этого не требуется, так как необходимые изменения вносятся разработчиками программы в новые релизы конфигурации и появятся у пользователей после очередного обновления.
На закладке Дополнительно выбирается полнота использования функциональных возможностей конфигурации. Большая часть этих данных попадает сюда из Стартового помощника.
Еще раз хотелось бы отметить, что большая часть данных, вводимых в настройках, являются периодическими. На какую именно дату значения выводятся в настоящий момент в ячейках настроек, можно понять по полю Дата актуальности, которое присутствует в правом нижнем углу всех закладок.
По умолчанию в этом поле отражается рабочая дата программы.
Все введенные в настройках данные хранятся в программе в виде Констант. Открыть список констант можно через меню Справочники Константы.
Для каждой константы задаются три параметра:
• код, по которому программа обращается к константе;
• наименование – комментарий для пользователя;
• значение.
Значения констант можно вводить непосредственно в окно Список констант, однако обычно эти данные вводятся с помощью стартового помощника и команд из меню Сервис.
В режиме 1С: Предприятие можно изменять только значение констант. Все другие изменения выполняются в режиме Конфигуратор.
Чтобы ввести или отредактировать значение константы, дважды щелкните по полю Значение этой константы, а затем либо введите данные с клавиатуры, либо выберите значение из автоматически раскрываемого справочника или формируемого программой списка значений.
Для сохранения изменений нажмите клавишу Enter. Для отмены – Esc.
Для быстрого поиска наименования константы поставьте курсор в колонку Код, нажмите клавишу Home и начните набирать на клавиатуре наименование константы.
Если необходимо получить краткое описание константы, нажмите на кнопку Описание на панели инструментов окна констант.
На этапе конфигурирования системы 1С: Зарплата и кадры 7.7 любая константа может быть объявлена периодической.
Если константа периодическая, то в списке констант хранится не только ее последнее значение, но и все ранее существовавшие значения с датами их ввода.
Для просмотра и редактирования истории значения константы необходимо:
• установить курсор в строку с нужной константой;
• нажать на панели инструментов окна Список констант кнопку История или выбрать команду История значения из меню Действия, или нажать клавишу F5. На экране появится окно История.
Для изменения даты ввода или значения константы щелкните дважды по изменяемому параметру.
Для ввода нового значения используйте кнопку Новая строка.
Для удаления записи из истории значений воспользуйтесь кнопкой Удалить.
Если значение константы меняется несколько раз в течение одного дня, то в историю ее значений добавляется только одно значение, последнее введенное.
Если константа имеет длинную историю, нужное значение можно быстро найти по дате:
• установить курсор в колонку дата;
• ввести дату в формате ГГММДД (без разделителей).
Программа использует то значение периодической константы, которое соответствует дате регистрации документа.
После ввода общих настроек программы можно заполнить настройки пользователя.
Команда Настройки пользователя из меню Сервис позволяет:
• определить, нужны ли услуги помощников. В частности, при установленном флажке Помощник приема на работу оформлять приказы можно будет только с помощью помощника, при снятом же флажке можно будет использовать как помощника, так и непосредственно документ Приказ о приеме. На первых порах работы с программой обычно используют работу помощников, так как они в красочном пошаговом режиме позволяют ввести необходимый документ, снабжая пользователя необходимыми пояснениями по ходу заполнения. В дальнейшем от работы помощников можно отказаться в целях экономии времени;
• задать параметры отображения форматов чисел;
• настроить параметры печати больших отчетов;
• определить, нужно ли записывать отчеты на диск;
• указать, требуется ли подтверждение при выходе из программы;
• выбрать кассира из списка сотрудников. Это необходимо при выплате зарплаты расходными кассовыми ордерами, в печатной форме которых должна фигурировать подпись кассира.