1.6. Описание структуры предприятия. Справочник Подразделения

Для формирования иерархической структуры предприятия предназначен справочник Подразделения. Вызвать его можно через меню Справочники.

Справочник допускает до 10 уровней вложенности, т. е. позволяет описать достаточно сложную структуру подчиненности подразделений организации.

Если установлен флажок Обособленное подразделение, то в карточке подразделения появляется дополнительная закладка, на которой заполняются реквизиты:

• руководитель и бухгалтер подразделения;

• код причины постановки на учет в ИФНС (КПП);

• регистрационный номер страхователя в ПФР (Номер в ПФР);

• юридический адрес;

• районные коэффициенты, утвержденные местными органами власти и правительством РФ;

• территориальные условия местности, в которой находится подразделение.

Часть указанных реквизитов является периодическими, просмотреть историю из изменения можно с помощью кнопки История.

Информация из этого справочника используется при формировании штатного расписания, а также при оформлении приказов о приеме на работу.

1.7. Справочник Должности

Информацию о должностях следует ввести в справочник Должности, который вызывается из меню Справочники.

Справочник имеет простую одноуровневую структуру, т. е. содержит неиерархический список используемых должностей.

Для каждой должности следует задать следующие реквизиты:

• наименование должности;

• категория должности (руководители, служащие, прочие специалисты, рабочие);

• особенности пенсионного обеспечения работников, занимающих эту должность.

В бюджетных учреждениях дополнительно указывается вид должности, эта информация используется для целей формирования отчетности по форме 14 и 14МО.

В случае расчета зарплаты государственных служащих необходимо на закладке Госслужащие задать категорию и группу должности, эта информация используется для формирования отчетности по форме 14.

В случае расчета зарплаты муниципальных служащих необходимо на закладке Муниципальные служащие задать группу должности, эта информация используется для формирования отчетности по форме 14МО.

Информация из этого справочника используется при формировании штатного расписания, а также при оформлении приказов о приеме на работу.

1.8. Общие принципы заполнения справочников в программе

1.8.1. Заполнение справочников

Данные, необходимые для расчета зарплаты и учета кадров, хранятся в справочниках. Количество, названия и свойство справочников задаются на этапе конфигурирования. Конфигурацией может быть предусмотрено автоматическое заполнение некоторых справочников.

Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах: в режиме просмотра и в режиме выбора элементов.

В режиме просмотра и редактирования форма справочника открывается при помощи главного меню программы.

В режиме выбора элементов справочник открывается только при вводе значения константы, реквизита документа.

Каждый справочник предназначен для хранения сведения об однотипных объектах, представленных в виде таблицы:

• строка– запись об одном объекте (элементе). Символ объекта – голубая папка слева от записи;

• столбец – одна характеристика (реквизит) объекта.

Открыть нужный справочник можно через меню Справочники.

Для ввода в справочник нового объекта используется команда Новый меню Действия, клавиша Insert, кнопка Новая строка на панели инструментов окна справочника.

В зависимости от объема хранимой об объекте информации данные могут быть введены непосредственно в ячейки таблицы или в специальную форму. Введенные данные необходимо сохранить, нажав при работе со строкой кнопку Записать на панели инструментов окна или клавишу Enter, а при работе с формой – кнопку ОК.

Для редактирования данных дважды щелкните по нужному элементу или выделите его и нажмите кнопку Изменить (Открыть) на панели инструментов окна, или воспользуйтесь горячими клавишами Shift+Enter.

С помощью кнопок панели инструментов Справочники можно быстро открыть окна справочников:

– сотрудники;

– подразделения;

– должности;

– штатное расписание.