1. Создание презентации

Презентация (документ) представляет собой последовательность сменяющих друг друга слайдов - то есть электронных страничек, занимающих весь экран монитора (без присутствия панелей программы).

Проведение презентации (рассматриваемой, как акция), может сопровождаться показом презентации (в смысле документа) для увеличения наглядности и демонстрации объектов и событий, которые не могут быть непосредственно предъявлены аудитории.

1. Информация на слайдах должна хорошо читаться.

Цветовое решение презентации

Независимо от того, насколько красочны и привлекательны шаблоны оформления слайдов, предлагаемые программой MS PowerPoint, выбор цветового решения соотношения цветов фона слайда и текста диктуется условиями показа. Для демонстрации презентации на экране монитора или с помо­щью проектора в хорошо затемнённом помещении вполне оправдан выбор ярких цветов, тёмного фона слайдов и светлого цвета текста. Типичной же ситуацией является отсутствие затемнения, поэтому оптимальным для электронной презентации является светлый фон слайдов и тёмный цвет текста.

Размер и тип шрифта

Размер шрифта, позволяющий сделать текст приемлемым для чтения на экране, предусмотрен в шаблонах презентаций, поэтому имеет смысл разме­щать на слайде такой объём текста, который бы не приводил к автоматическому уменьшению размера шрифта. Кроме того, нужно помнить, что на экране лучше воспринимаются шрифты без засечек (например, Tahoma, Verdana, Arial), поэтому использовать привычный для печатных текстов шрифт Times New Roman в презентациях не рекомендуется, так же, как не рекомендуется использовать курсивное начертание.

Объём и структурирование информации на слайде

Текст презентации не должен служить конспектом для докладчика - для этого в программе MS PowerPoint существует специальный режим подготовки заметок к слайдам. Развёрнутые тексты на слайдах презентаций-конспектов лекций вполне оправданны, но в презентациях, иллюстрирующих публичное выступление, текст должен быть свёрнут до ключевых слов и фраз. Полные развёрнутые предложения на слайдах таких презентаций используются только при необходимости цитирования.

Списки на слайдах не должны включать более 5-7 элементов. Если эле­ментов списка всё-таки больше, их лучше расположить в две колонки.

В таблицах не должно быть более 4-х строк и 4-х столбцов - в против­ном случае данные в таблице будет просто невозможно увидеть. Ячейки с названиями строк и столбцов и наиболее значимые данные рекомендуется выделять цветом.

Гистограммы не должны включать более 4-х категорий, а организацион­ные диаграммы - более пяти элементов.

2. Выбранные средства визуализации должны быть адекватными содержанию

Информация, которая плохо воспринимается на слух, - даты, имена, но­вые термины, названия - должна быть обязательно представлена на слайдах.

При графическом представлении информации должны использоваться адекватные средства визуализации, подбираться соответствующие содержа­нию тины графиков и диаграмм, иллюстрации, таблицы.

Средства динамического представления информации (перемещение или разновременное появление фрагментов текста и графических объектов, другие анимационные эффекты и эффекты смены слайдов) должны служить для дозирования информации, привлечения внимания слушателей к той её части, о которой идёт речь в определённый момент выступления, и показа явлений в динамике.

3. Количество и содержание слайдов должны быть адекватны содер­жанию и продолжительности выступления

Количество слайдов определяется регламентом выступления. Например, для 10-минутного выступления готовится не более 12 слайдов.

Избыточное количество слайдов приводит не только к нарушению регламента, но и к утомлению слушателей и рассеиванию их внимания. Первый слайд презентации должен содержать название темы выступления, фамилию, имя и отчество докладчика, время и место выступления, кон­тактную информацию. Для корпоративных презентаций в оформлении обяза­тельно использование соответствующей символики.

Заключительный слайд презентации, содержащий текст «Спасибо за внимание» или «Конец», вряд ли приемлем для презентации. Оптимальным вариантом представляется повторение первого слайда в конце презентации, поскольку это даёт возможность ещё раз напомнить слушателям тему выступления и имя докладчика и либо перейти к вопросам, либо завершить выступление. Контактную информацию, представленную на первом и заключительном слайдах, необходимо также указать в раздаточных материалах.

Немаловажным при подготовке иллюстративных материалов к публичному выступлению является создание раздаточных материалов.