1.2 Структура та склад інформаційної системи
Інформаційна система являє собою середовище, складовими елементами якої є комп’ютери, комп’ютерні мережі, програмні продукти, бази даних, люди, різного роду технологічні та програмні засоби. Всі процеси перетворення інформації в інформаційній системі здійснюються за допомогою інформаційних технологій. У результаті інформаційна технологія є більш ємним поняттям, ніж інформаційна система. Однак інформаційна технологія не може існувати за межами сфери інформаційної системи.
Інформаційна система це сукупність інформаційних, технічних, програмних, математичних, організаційних, правових, ергономічних, лінгвістичних, технологічних та інших засобів, а також персоналу, призначених для збору, обробки, зберігання, видачі інформації та прийняття управлінських рішень (рис. 1.4).
Рисунок 1.4 – Структура та склад інформаційної системи
Набір наведених функцій визначає процеси в інформаційній системі:
введення інформації із зовнішніх та внутрішніх джерел;
обробка вхідної інформації;
зберігання інформації для подальшого використання;
виведення інформації у зручному для користувача вигляді;
зворотній зв’язок, тобто використання переробленої інформації для співставлення з первинною з метою коригування вхідної інформації.
Розглянемо компоненти інформаційної системи.
Технічне забезпечення являє собою комплекс технічних засобів, що забезпечують функціонування інформаційної системи.
Засоби обчислювальної техніки призначені в основному для реалізації комплексних технологій обробки та зберігання інформації та є базою інтеграції всіх сучасних технічних засобів забезпечення управління інформаційними ресурсами:
- персональні комп’ютери, всі ресурси яких повністю спрямовані на забезпечення діяльності одного працівника;
- корпоративні комп’ютери, що забезпечують сучасну діяльність багатьох працівників в рамках однієї організації, одного проекту, однієї сфери інформаційної діяльності при використанні одних і тих самих інформаційно-обчислювальних ресурсів.
Засоби комунікаційної техніки забезпечують одну з основних функцій управлінської діяльності – передачу інформації в рамках системи управління і обмін даними із зовнішнім середовищем, передбачають використання різноманітних методів і технологій.
До засобів комунікаційної техніки відносяться:
засоби та системи стаціонарного та мобільного телефонного зв’язку;
засоби та системи телеграфного зв’язку;
засоби та системи факсимільної передачі інформації та модемного зв’язку;
засоби та системи кабельного та радіо в’язку, включаючи оптиковолоконний і стільниковий зв’язок (обчислювальні мережі).
Засоби оргтехніки призначені для автоматизації і механізації управлінської діяльності. Реалізуються технології зберігання, представлення і використання інформації, а також для виконання операцій в рамках тих або інших технологій інформаційної підтримки управлінської діяльності.
Розрізняють такі групи:
- носії інформації;
- засоби формування текстових і табличних документів;
- засоби оперативної поліграфії;
- засоби обробки документів;
- засоби зберігання, пошуку і транспортування документів;
- банківська оргтехніка;
- мала оргтехніка та інше.
Програмне забезпечення — це сукупність програм і документації на них, що реалізують основні функції інформаційної системи. Ринок програмного забезпечення, призначений для реалізації задач в області соціально-культурного сервісу і туризму, достатньо розвинутий. Необхідність розробки власного програмного забезпечення виникає тільки при вирішені унікальних задач.
Інформаційне забезпечення являє собою сукупність інформаційної бази предметної галузі та засобів і методів її обробки. Створення інформаційної бази в області соціально-культурного сервісу і туризму є однією з найскладніших проблем. Перш за все, постають питання проектування інформаційної бази, які є визначною умовою успішної роботи всієї системи у майбутньому. Не менш трудомістким завданням є наповнення інформаційної бази конкретними даними.
У сучасних туристичних компаніях використовуються прикладні системи автоматизації, які забезпечують незалежність роботи, високий ступінь захисту інформації, он-лайн обмін інформацією з різними учасниками туристичного ринку, інтеграцію в системи бронювання і резервування, а також в глобальну мережу Інтернет. Основною їх метою є організація обміну інформацією між турагентом і туроператорами, у яких клієнти в свою чергу придбають послуги, оскільки бронювання агентом послуг у туроператора є центральним в загальній технології обслуговування клієнта. Від того, наскільки успішно туроператор зуміє підтвердити заявку агента у присутності клієнта, залежить подальше відношення клієнта до агента і його послуг.
В ідеалі ці системи повинні забезпечити клієнту можливість самостійно через свій персональний комп'ютер обрати необхідні туристичні послуги, сформувати їх в пакет, забронювати засоби пересування і розміщення, сплатити дані послуги з кредитної карти або іншим способом.
Останнім часом все активніше упроваджуються системи управління взаємостосунками з клієнтами, які дозволяють в умовах жорсткої конкуренції цілеспрямовано шукати свого клієнта. Вони дозволяють не тільки накопичувати, але й активно використовувати в роботі з клієнтами всю інформацію про нього: вік, рід заняття, дохід, найважливіші чинники при виборі послуг, ступінь лояльності до компанії і до її конкурентів, джерела інформації, плани з придбання послуг та інше.
Організаційне забезпечення є комплексом методів і правил організації роботи з інформаційною системою, а також опис посадових інструкцій користувачів інформаційної системи. В складних інформаційних системах цей вид забезпечення виконує дуже важливу роль, оскільки він визначає порядок функціонування інформаційної системи. Недотримання правил користування інформаційною системою і невиконання посадових інструкцій можуть привести до неадекватності бази даних і, як наслідок, до ухвалення неправильних управлінських рішень.
Правове забезпечення включає комплекс правових призначених для регулювання суспільних відносин - забезпечує обмеження доступу до даних різних категорій користувачів, як правило, шляхом організації парольного доступу. В даний час одними з найважливіших питань стають проблеми захисту інформації від несанкціонованого доступу.
Ергономічне забезпечення передбачає розробку рекомендацій і норм правильної організації робочого місця користувача системи, зокрема правильне розташування комп'ютерів в приміщенні, дотримання необхідного рівня освітленості, встановлення нормування роботи користувача за комп'ютером тощо.
Для того, щоб правильно оцінити, розробити та обрати для використання потрібну інформаційну систему, необхідно провести класифікацію. Для сфери послуг інформаційні системи розділяються за такими критеріями [29]:
ступінь централізації технологічного процесу (централізовані, децентралізовані та комбіновані системи);
тип предметної області;
ступінь охоплення задач управління;
клас технологічних операцій, що реалізуються;
тип користувальницького інтерфейсу;
спосіб побудови комп’ютерної мережі.
Централізовані системи характеризуються тим, що обробка інформації і розв’язання основних функціональних задач суб’єкта туристичного бізнесу відбуваються на центральному сервері локальної обчислювальної мережі підприємства.
Якщо обробка інформації відбувається локально на окремих персональних комп’ютерах менеджерів, тоді мова йде про децентралізовані системи. Тут можуть бути використані спеціальні засоби комунікацій для обміну даними між учасниками процесу.
Комбіновані системи характеризуються інтеграцією технологій для вирішення окремих функціональних задач на робочих місцях та використанням спільних баз даних, що зберігаються на окремому сервері.
Тип предметної галузі виокремлює функціональні класи задач, рішення яких проводиться з використанням сучасної автоматизованої інформаційної технології: бухгалтерський облік і аудит, персонал, менеджмент і маркетинг, страхування тощо.
За ступенем охоплення автоматизованою інформаційною системою задач управління виокремлюють автоматизовану обробку інформації на базі використання засобів обчислювальної техніки, автоматизацію функцій управління, інформаційну технологію підтримки прийняття рішень, що передбачає використання економіко-математичних методів, моделей і спеціалізованих пакетів прикладних програм для аналітичної роботи і формування прогнозів, складання бізнес-планів, обґрунтованих оцінок і висновків щодо досліджуваних процесів.
За класами технологічних операцій, що реалізуються, ІТ розглядаються у відповідності до вирішення задач прикладного характеру і наявного прикладного програмного забезпечення, такого, як текстові і графічні редактори, табличні процесори, системи управління базами даних, мультимедійні системи, гіпертекстові системи тощо.
За типом користувальницького інтерфейсу автоматизовані інформаційні системи підрозділяються у залежності від можливостей доступу користувача до інформаційних, обчислювальних і програмних ресурсів, що відповідає автоматизованій інформаційній системі, що використовується на економічному об’єкті. Пакетна інформаційна технологія не надає можливості впливати на обробку даних, у той час як діалогова дозволяє йому взаємодіяти з обчислювальними засобами в інтерактивному режимі, оперативно отримуючи інформацію для прийняття управлінських рішень.
Інтерфейс мережної автоматизованої інформаційної системи надає користувачеві телекомунікаційні засоби доступу до територіально віддалених інформаційних і обчислювальних ресурсів.
Спосіб побудови мережі залежить від вимог управлінського апарату до оперативності інформаційного обміну та управління всіма структурними підрозділами фірми. Підвищення запитів до оперативності інформації в управлінні економічним об'єктом призвело до створення мережних технологій, які розвиваються відповідно до вимог сучасних умов функціонування організації. Це спричиняє організацію не тільки локальних обчислювальних систем, але багаторівневих (ієрархічних) і розподілених інформаційних технологій в інформаційній системі організаційного управління. Всі вони орієнтовані на технологічну взаємодію, яка організовується за рахунок засобів передачі, обробки, накопичення, зберігання та захисту інформації.