5.4 Система «Оверія-туризм»

Система «Оверія-туризм» є модульним рішенням для автоматизації роботи з клієнтами туристичних компаній: облік замовлених туристами турів, облік оплат, облік постійних клієнтів, виданих дисконтних карт, телефонних дзвінків з побажаннями, отримання актуальних звітів про діяльність компанії, можливість друку всього пакету документів, які видаються клієнту і відсилаються партнерам, контроль завантаження рейсів, друк прайсів, бронювання, при необхідності зв'язок з бухгалтерською програмою. Система «Оверія-туризм» дозволяє організувати роботу як крупних, так і дрібних туристичних фірм [23].

Метою спеціалізованого програмного комплексу «Оверія-туризм» є автоматизація всього циклу діяльності турфірми, забезпечення економії часу керівникам і співробітникам, спрощення роботи з оформлення документації, зменшення ймовірності помилок в роботі персоналу. Дане програмне забезпечення є механізм обліку, контролю і управління бізнесом, без якого неможливо говорити про розвиток. Завдяки автоматизації керівник у будь-який момент часу швидко оцінювати ефективність витрат, прибутковість або збитковість на різних рівнях бізнесу.

Програмний комплекс «Оверія-туризм» дозволяє.

• збирати інформацію у централізовану базу даних клієнтів та партнерів;

• ввести усередині програми замовлення;

• одним натисненням формувати і роздруковувати клієнтські рахунки до оплати, чеки-замовлення і договори, що вже містять всі дані про туриста і обрану їм послугу;

• вводити і контролювати як клієнтські так і партнерські платежі. При цьому всі документи, замовлення, оплати формуються в бази і зберігаються в програмі, що дозволяє швидко одержувати будь-яку необхідну інформацію, в будь-якому аналітичному розрізі та обсязі.

Програма має всі можливості для комфортної роботи, необхідної для вірного і динамічного розвитку:

1. У модулі Адміністрування адміністратор системи може управляти настройками системи і правами користувачів (тобто настройки для кожного співробітника, залежно від внутрішньої політики компанії, свій рівень доступу з розділами і можливостями системи, необхідними для його роботи).

2. У модулі Довідники представлена вся довідкова інформація необхідна для повноцінної роботи туристичної компанії. Інформація, занесена в довідники одного разу, використовується надалі при роботі всієї решти функціональних розділів програмного комплексу.

3. Модуль Фінанси дозволяє швидко оцінити фінансовий стан Вашої компанії. Не будучи бухгалтерською, програма надає гнучку можливість контролювати і враховувати рух грошових потоків компанії.

4. Модуль Туризм – основний модуль для роботи менеджерів з туризму, з можливостями повністю вести тури або продавати окремі послуги. Також в цьому модулі є розширені можливості, що дозволяють складати прайси компанії, формувати операторські спеціальні пропозиції, управляти бронюванням місць в готелях.

5. Модуль Квитки призначений для роботи менеджерів з продажу квитків. Дозволяє повністю контролювати наявність квитків і оформляти їх продажі.

6. Модуль Чартерні рейси – модуль, призначений для ведення чартерних рейсів, формування і перегляду розкладу чартерів.

7. У модулі Звіти, за допомогою ефективної системи аналізу різних показників за вибрані періоди, керівник одержує оперативну і актуальну інформацію про діяльність компанії як в кількісному, так і в якісному виразі.

8. Модуль Органайзер допоможе створити власну e-mail розсилку. А так само нагадає про дні народженнях клієнтів і допоможе вести повну історію спілкування з клієнтами і партнерами.

9. Модуль on-line - технологія нового каналу реалізації туристичного продукту, що підвищує престиж, конкурентоспроможність і рентабельність компанії.

Підрозділ Замовлення призначений для додавання квитків або до вже існуючих замовлень, або при створенні нового замовлення. Процес додавання квитків є аналогічним процесу додавання турів.

Підрозділ Квитки та коригування призначений для зміни номерів квитків перед проведенням синхронізації. Переважно полягає у тому, що у цьому підрозділі зібрані всі квитки, що знаходяться в базі, номери можна змінювати без відкриття атрибутів кожного квитка окремо.

Мінімальні програмні та технічні вимоги до "Оверія-туризм":

Microsoft SQL Server 2005 (express);

Процесор – 1000 МГц +;

Оперативна пам’ять – 1000 Мб +;

Жорсткий диск – 10 Гб +;

Windows XP/2000/2003/2008 Server;

Microsoft .NET Framework 2.0.

Для запуску програми з Windows виконайте команду Пуск - Програми – Overia CRM Systems – Overia Tourism або встановіть покажчик миші на піктограму на робочому столі і двічі клацніть лівою клавішею миші. Відкриється діалогове вікно. Введіть код користувача admin, вкажіть пароль.

Робота у системі ведеться з використанням Панелі управління у лівій частині вікна, та розміщених на ній кнопках.

Конфігурація системи

Налаштування системи, а саме, попереднє завдання значень константам відбувається у розділі Адміністрування, кнопка Налаштування системи.

В полях форми вводимо дані, значення яких будуть автоматично підставлятися у програмі. Тут можна змінити податкові та комісійні відсотки, країну та місто, налаштувати доступ до серверів бронювання турів тощо.

Рисунок 5.25 – Вікно конфігурації системи "Оверія-туризм"

Довідники

Модуль "Довідники" призначений для управління всією довідковою інформацією системи.

Обрати потрібний довідник можна на боковій панелі з піктограмами, яку можна переміщувати за бажанням користувача у будь-яке місце екрана.Кожний довідник являє собою набір даних відповідної категорії у вигляді таблиць, у які можна вносити зміни у процесі роботи з програмою.

У відкритий довідник можна повернутися, клацнувши меню "Вікна" (у верхньому лівому куті головного вікна програми.

У результаті з’явиться список відкритих у даний момент вікон.

Доступні довідники:

1) Відділ кадрів призначений для ведення у системі інформації про співробітників, відділи та посади.

2) Атлас - каталог країн, регіонів, населених пунктів.

3) Валюта призначений для ведення курсу іноземних валют відносно української гривні.

4) Розрахунки і платежі призначений для ведення у системі видів оплат та видів розрахунку.

5) Типи документів призначений для ведення у системі типів документів.

6) Види діяльності призначений для ведення у системі видів діяльності.

7) Готелі призначений для ведення інформації про готелі.

8) Харчуванні, трансфер, страхування, візи, екскурсії призначений для ведення інформації про типи харчування і трансферу під час туристичної поїздки.

9) Юридичні особи призначений для ведення інформаційного обліку, перегляду даних юридичних осіб.

10) Фізичні особи призначений для ведення інформаційного обліку, перегляду даних фізичних осіб.

11) Банки каталог банків (українських та іноземних), з зазначенням їх найменування, типу банку, МФО банку.

12) Перевізники призначений для ведення у системі інформації про перевізників.

13) Послуги (товари) призначений для ведення товарів у системі.

14) Шаблони - заготовки туристичних поїздок, які користуються для прискорення оформлення замовлення клієнта.

15) Свята призначений для ведення інформації про святкові дні.

Введення інформації про туристичне агентство

У довіднику «Юридичні особи» установіть покажчик на партнера з назвою «OUR FIRM Ltd.» та натисніть на кнопку Змінити (або двічі клацніть мишкою на рядку). Відкриється діалог введення інформації про наше агентство.

Таблиця 5.29 – Інформація про туристичну компанію

Найменування поля	Значення
Головна
Назва:	StarTour
Повна назва:	ООО «StarTour»
Назва англ.:	StarTour Ltd.
Країна:	Україна - Ukraine
ЄДРПОУ	5362001450
№ подат. свид.	ДТА України Серія АА № 300512 от 4.06.05 г.
Телефон:	062 3458962
Web-site:	startour.ua
E-mail:	startour@yandex.ru
Печатка фірми	завантажити рисунок
Адреса
Тип адреси	Юридична
Країна	Україна – Ukraine
Область	Донецька
Місто	Донецьк
Індекс	83050
Вулиця	Артема

Продовження табл. 5.29

Вулиця англ.	Artema
будинок / кв	36 / 5
Сформувати адреси на українській та англійській мовах натиснувши на кнопу
Р/рахунки
Банк	335924 – ДОНЕЦЬКА ФІЛІЯ ТОВ «УКРПРОМБАНК»
№ рахунку	26590200365

У довіднику «Відділ кадрів» додати інформацію про директора агентства «StarTour», натиснувши на кнопку . Відкриється діалог введення інформації.

Таблиця 5.30 – Інформація про керівництво компанії

Закладка – Головне
ПІБ	Бевз Семен Михайлович
Посада	директор ген.
Відділ	Туризм
Логін	bevz
ID Amadeus	bevz
ID Galileo	bevz
Фото	завантажити рисунок
Підпис	завантажити рисунок
Закладка –Додатково
Дата народження	13.03.1975
Паспорт (серія, №)	ВВ 154856
Ким виданий	Ворошиловським РВ УМВС України в м. Донецьку
Дата видачі	15.06.1999
ІПН	5362001450
Кнопка Адреса
Країна	Україна
Область	Донецька обл.
Місто	Донецьк
Індекс	83016
Вулиця	Кірова
Вулиця англ.	Kirova
Будинок	32
кв.	70
Сформувати адреси на українській та англійській мовах натиснувши на кнопку

У довіднику «Відділ кадрів» перейти на закладку «Підрозділи» та створити новий відділ «Бухгалтерія». У довіднику «Відділ кадрів» на закладці «Співробітники» додати інформацію про менеджера «StarTour» згідно таблиці.

Таблиця 5.31 – Інформація про співробітників компанії

Закладка – Головне
ПІБ	____________ /напр.., Мороз Тетяна Вікторівна
Посада	менеджер
Відділ	Бухгалтерія
Логін	відповідно прізвищу /напр., moroz
ID Amadeus	відповідно прізвищу /напр., moroz
ID Galileo	відповідно прізвищу /напр., moroz
Фото	завантажити рисунок
Підпис	завантажити рисунок
Закладка –Додатково
Дата народження		17.01.1981
Паспорт (серія, №)		ВК 596886
Ким виданий		Кіровським РВ УМВС України у м. Донецьк
Дата видачі		12.11.1998
ІПН		2059036501
Кнопка Адреса
Країна		Україна
Область		Донецкая обл..
Місто		Донецьк
Індекс		83063
Вулиця		Кірова
Вулиця англ.		Kirova
Будинок		263
кв.		4
Сформувати адреси на українській та англійській мовах натиснувши на кнопу

Введення інформації про готель

У довідник «Готелі» на закладці «Готелі» додати інформацію про готель «Шахтар-Плаза».

Таблиця 5.32 – Інформація про готелі

Найменування поля	Значення
Тип готелю	4*
Вид готелю	Готель
Країна	Ukraine

Продовження таблиці 5.32

Місто	Donetsk
Назва	Шахтар-Плаза
Назва англ.	Shakhtar Plaza
Web-site	http://shakhtar-plaza.com/
E-mail	reservation@shakhtar-plaza.com
Закладка - Адреса
Тип адреси	Поштова
Країна	Україна
Область	Донецька обл.
Місто	Донецк
Індекс	83002
Вулиця	пр-т Германа Тітова
Вулиця англ.	Titova av.
будинок	15
Закладка – Розрахунковий рахунок
Банк	335496 – ДОНЕЦЬКЕ РУ ПРИВАТБАНКУ
№ рахунка	5236953856

У довідник «Готелі» на закладці «Типи номерів» додати нову категорію номеру «Arena Suite».

Таблиця 5.33 – Інформація про тип номеру

Найменування поля	Значення
Назва:	Arena Suite
Повна назва:	Arena Suite
Додаткові місця:	0
Нотатки:	Чотирикімнатний номер з кабінетом, і двома спальнями. Вид на стадіон Донбас-Арена. Великий LCD телевізор, кабельний інтернет, зручне робоче місце, кондиціонер. Широке двоспаль-не ліжко і дві роздільних. Більше 30 каналів телебачення. Міні-бар. Два санвузли з ванною і душовою кабіною, фенами, халатами і міні-парфюмерією. Автономна система опалювання. Рум сервіс - 24 години. Включений сніданок (шведський стіл). Доступ в аква-зону і фітнес-зал.

Введення інформації про послуги

У довідник «Послуги» на закладці «Послуги» додати нову послугу «Конференц-сервис».

Таблиця 5.34 – Інформація про послуги

Найменування поля	Значення
Тип послуги	Додаткові тур. послуги
Тип ТМЦ	Услуга
Тип ПДВ	20%
Назва	Конференц-сервіс
Повна	Конференц-сервіс
Англ. назва	Conference-service
Опис	розрахований на різну кількість учасників. До послуг клієнтів декілька конференц-залів, що оснащені сучасним технічним обладнанням

Введення інформації у прайси

Перейти у розділ «Туризм». У підрозділі «Прайси» створити новий прайс.

Таблиця 5.35 – Інформація для створення прайсу

Найменування поля	Значення
Назва	Донецьк-Арена
Партнер	StarTour
Ціна за	1 день
Місто прайса	Донецьк

Панель управління містами прайсу складається з:

- перехід до першого міста;

- перехід до попередньої сторінки;

- перехід до попереднього міста;

- перехід до останнього міста;

- перехід до наступної сторінки;

- перехід до наступного міста;

- додавання міста прайсу;

- видалення міста прайсу;

- зміна міста прайсу;

- підтвердження змін;

- відміна змін.

Додати ціну на екскурсію. Натиснути на кнопку ‘+’. Ввести параметри з таблиці 5.36.

Таблиця 5.36 – Інформація про ціни на екскурсію

Найменування поля	Значення
Послуга	Екскурсія
Дор. вх.	80
Дит. вх.	50

Після введення інформації натиснути на кнопку (Запам’ятати).

Обравши внизу екрана відповідну кнопку додати позиції прайсу по готелю «Шахтар-Плаза».

Додавання інформації про розміщення у номері «Business» (рис. 5.26).

Рисунок 5.26 – Інформація про розміщення у номері «Business»

Додавання інформації про розміщення у номері «Arena Suite» (рис. 5.27).

Рисунок 5.27 – Інформація про розміщення у номері «Arena Suite»

Додамо у довідник «Валюти» нову валюту та її курс на поточну дату

Для того, щоб додати рядок з даними у таблиці "Валюти", необхідно виділити рядок, клацнувши по ній мишею, та натиснути на кнопку , або клацнути правою кнопкою миші по обраному рядку та викликати контекстне меню з відповідним пунктом. Ввести валюту за варіантом.

Рисунок 5.28 – Вікно додавання нової валюти

Поле "Одиниця в курсах" означає за скільки гривень користувач буде вводити суму злотих. Для визначення цифрового коду валюти можна скористатися таблицею у дод. В.

Для встановлення курсу валют необхідно у таблиці "Курси валют" натиснути на кнопку та у діалоговому вікні ввести:

Рисунок 5.29 – Вікно додавання курсу валюти «злотий»

Поля "Дата" і "Валюта" обираються із відповідних списків, що випадають, в поле "Курс за" вказується кількість одиниць валюти для перерахунку.

Створення замовлень

Підрозділ "Замовлення" призначений для додавання замовлення на тур, що включає послуги в транзитних містах, а також містах перебування.

В цьому підрозділі використовуються розділи «Чартерні рейси» та «Квитки», на основі замовлення далі формується рахунок, який буде відображатися у розділі «Рахунки».

У розділі «Туризм», підрозділ «Замовлення», натиснути на кнопку «Додати». У вікні, що відкриється, внести данні (табл. 5.37).

Додати Фізичну особу – замовника туристичного продукту. На вкладці «Фіз. особи» можна задати родинні, ділові або інші зв’язки між фізичними особами.

Таблиця 5.37 – Інформація про замовника туру

Найменування поля	Значення
Закладка - Головна
Прізвище	Макєєв
Ім’я	Іван
По батькові	Микитович
Дата народження	01.02.1968
Стать	чол.
%	3
ІПН	1302874508
Паспорт	ВН 256345; 14.08.1997 виданий Ворошиловським РОУМВД України у м.Донецьку
Закорд. паспорт	AX 765689; 15.01.2012 виданий Ворошиловським РОУМВД України у м.Донецьку
Телефон моб.	0967895609
Телефон дом.	0622668907
Телефон роб.	0622945678
e-mail	makeev_ivan@gmail.com
Закладка - Адреса
Тип адреси	Поштова
Країна	Ukraine
Область	Donetsk reg.
Місто	Donetsk
Індекс	83080
Вулиця	вул. Машинобудівельників
Вулиця англ.	Mashynostroiteley str.
будинок	25
кв	2

Заповнення полів вікна «Дані замовлення».

Таблиця 5.38 – Дані замовлення

Найменування поля	Значення
Закладка - Головна
Виїзд	05.03.2012
Повернення	12.03.2012
Статус	погодження
Стан	дійсний
Дата ліміт	сьогоднішня дата
Куратор	Мороз Тетяна Вікторівна

Секція введення інформації про тур складається з таких полів для заповнення:

- № замовлення формується автоматично;

- назва програми буде надрукована у чеку;

- гранична дата відповідає даті, до якої замовлення буде враховуватися дійсним;

- куратор – користувач, який працює з програмою.

Додамо міста, які бажає відвідати клієнт. Натисніть на кнопку (Додати пункт відвідування), у діалоговому вікні обрати країну та місто, бажану кількість днів.

Таблиця 5.39 – Інформація про додаткові міста, що бажає відвідати клієнт

Найменування поля	Значення
1.
Країна	Італія
Місто	Мілан
Днів	1
Прибуття	05.03.12
Від’їзд	05.03.12
2.
Країна	Італія
Місто	Trieste
Днів	8
Прибуття	12.03.12
Від’їзд	12.03.12

У режимі погодження допускається установка НЕвизначеного міста (позначений прочерком). Видалення міста відбувається з використанням кнопки .

Додати туристів по замовленню можна у таблиці туристів, необхідно вказати кількість дорослих, дітей та немовлят (рис. 5.30).

Рисунок 5.30 – Таблиця туристів

Додамо послуги натиснувши на кнопку «Додати». У контекстному меню обрати послугу Готель (рис. 5.31).

Рисунок 5.31 – Меню додавання послуг

Заповнити вікно даними (табл. 5.40).

Таблиця 5.40 – Інформація про готель

Найменування поля	Значення
Дані послуги
Тип готелю	4*
Готель	JOLLY
Тип кімнати	Business
Розміщ	TWIN
Харчування	All inclusive
Туристи і вартість
Вартість за добу	680 €
Валюта купівля	€

Закрити вікно Готель, проживання. Аналогічним чином додати послуги «Страхування» та «Екскурсія» (табл. 5.41, 5.42).

Таблиця 5.41 – Інформація про страховий поліс

Найменування поля	Значення
Тип страхування	від нещасних випадків та хвороби
брутто	85 грн.

Таблиця 5.42 – Інформація про екскурсію

Найменування поля	Значення
Назва екскурсії	Вогні Флоренції
Дата екскурсії	07.03.12 (плюс два дні від дати начала туру)
Валюта	€
брутто	25 €

Якщо після збереження замовлення не відображається у вікні програми, потрібно на верхній панелі встановити відображення всіх замовлень, уточнити період.

Рисунок 5.32 – Меню додавання послуг

Замовлення квитків

У розділі «Туризм», підрозділ «Замовлення», обрати потрібне замовлення туру, у вікні, що відкриється, обрати Додати – Доставка.

Таблиця 5.43 – Інформація про замовлення квитків

Найменування поля	Значення
Тип перевізника	Авіакомпанія
Куратор	Мороз Тетяна Вікторівна
Продавець послуги	Star Tour

Додати маршрути слідування (табл. 5.44).

Видалити непотрібні маршрути: Мілан – Trieste, Trieste – Донецьк.

Таблиця 5.44 – Інформація про маршрут

Маршрут: Донецьк - Мілан
Звідки	Донецьк
Куди	Мілан
Дата 1	05.03.12
Дата 2	05.03.12
Перевізник	Аерофлот – Дон
Рейс	256
Маршрут: Мілан – Донецьк
Звідки	Мілан
Куди	Донецьк
Дата 1	12.03.12
Дата 2	12.03.12
Перевізник	Аэрофлот – Дон
Рейс	257

Забронювати квитки на туристів. У графі Квиток перейти по кнопці . Ввести дані (табл. 5.45).

Таблиця 5.45 – Інформація про маршрут

Для марштуру	Найменування поля	Значення
Донецьк/Мілан	Ціна	1750
Мілан/Донецьк	Ціна	1750
	До сплати	3500

Трансфер

У вікні Дані замовлення обрати Додати – Трансфер.

Таблиця 5.46 – Інформація про маршрут

Найменування поля	Значення
Тип трансферу	Аеропорт – готель - аеропорт
Куратор	Мороз Тетяна Вікторівна
Валюта купівлі / продажу	€
брутто	20 €

Підготовка та друк документів

1. Рахунок на оплату

Відкрити замовлення у режимі редагування.

У вікні Дані замовлення перейти на вкладку Рахунки. За допомогою кнопки Додати створити рахунок. У нижню частину вікна додати список послуг до оплати. Встановити суму погашення.

Таблиця 5.47 – Інформація про суму погашення рахунку на оплату

Найменування поля	Значення
Менеджер	Мороз Тетяна Вікторівна
Проживание - Σ погашення	2000 €
Страхование - Σ погашення	82, 45 грн.

Закрити вікно. У вікні Дані замовлення обрати на панелі кнопку Чек та сформувати документ Рахунок на оплату.

Рисунок 5.33 – Праклад рахунку на оплату

2. Друк прайсів

Перейти у розділ «Звіти». Обрати підрозділ «Каталог звітів». Біля категорії звітів "Друк прайсів", з’явиться вибір  варіантів прайсу (по періодах вильоту та добові). Оберемо Прайс по періодах вильоту, внесемо дані, як на рис. 5.34.

Рисунок 5.34 – Властивості звіту «Прайс»

Натиснувши на кнопку ОК отримуємо звіт, приклад якого наведено на рис. 5.35.

ПРАЙС - Донецьк-Арена (StarTour); ціна в грн.
Клас готелів 4*
Готель - Шахтар-Плаза(Донецк)
	QDPL BB Arena Suite	2/2 TWIN BB Business
10.02.2012	22195	6803
11.02.2012	22195	6803
12.02.2012	22195	6803
13.02.2012	22195	6803
14.02.2012	22195	6803
15.02.2012	22195	6803

Рисунок 5.35 – Приклад звіту «Прайс»

3. Журнал замовлень

У розділі «Звіти». Обрати підрозділ «Каталог звітів». У категірії звітів "Звіти статистики" оберемо Журнал замовлень. У вікні зазначимо: Вид звіту – 1. Журнал замовлень; 2. по даті замовлення; 1. Всі; потрібний період.

Експортувати отримані дані в Excel з використанням кнопки . Отримуємо звіт як на рис. 5.36.

Рисунок 5.36 – Приклад звіту «Журнал замовлень»