3.2 Основи форматування складних документів засобами текстового редактора ms Word
В процесі професійної діяльності (підготовка пакету документів, необхідних для оформлення туру, отримання візи, бронювання квитків, оформлення та контроль заявок та договорів тощо) менеджер підприємства туристичної галузі стикається з необхідністю підготовки різного роду и складності текстових документів, що вимагає досконалого володіння інструментами редагування та форматування текстового редактора MS Word.
Розглянемо процес створення складного документу на прикладі рекламного проспекту туристичного агентства «StarTour». У файлі example.doc зібрана інформація про туристичну компанію (рис. 3.1): основні напрями діяльності, ексклюзивні пропозиції, у тому числі, для корпоративних клієнтів, контактна інформація та інше. Вся інформація розміщується на восьми листах формату А4 шрифтом Times New Roman, 14.
Рисунок 3.1 – Вид текстового документу у вікні MS Word
Пронумеруймо сторінки окрім першої виконав команду Вставка Номера страниц. Номера сторінок розмістимо по центру, зверху (рис. 3.2).
Для усіх рисунків у документі встановимо автоматичне додавання назв. Для цього необхідно виділити рисунок, виконати команду Вставка Ссылка Название…, ввести відповідну назву рисунка.
Рисунок 3.2 – Параметри настройки нумерації сторінок
Форматування назв рисунків у документах за допомогою автоматичного додавання назв дозволяє автоматизувати нумерацію цих об’єктів по тексту, створити список ілюстрацій, уніфікувати їх вигляд та форматування.
Microsoft Word вставляє назви як поля. Якщо назва має вигляд типу {SEQ Table \* ARABIC}, то увімкнуто режим відображання кодів полів замість значень полів. Щоб переглянути значення полів, натисніть клавіші ALT+F9 або клацніть правою кнопкою миші код поля, а потім у контекстному меню виберіть команду Коди/значення полів.
Інформацію, сформовану у документів, розділимо на такі розділи:
Про туристичну компанію
Ексклюзивні пропозиції
Корпоративним клієнтам
Чому багато клієнтів вже обрали «Загор’є»?
Контактна інформація
Для розбиття документу на два розділи потрібно поставити курсор у кінці першого розділу (у рядку над фразою «Ексклюзивні пропозиції»), виконати команду Вставка Разрыв Новый раздел Со следующей страницы. Аналогічно для інших розділів.
Для створення до розділів документу різних колонтитулів з назвами розділів потрібно виконати таке.
1)
включити відображення недрукованих
знаків (
);
2) перейти в область колонтитулів (Вид - Колонтитулы);
3) для розділу 1 створити верхній колонтитул «Про турфірму»;
4) перейти до другого розділу;
5)
на панелі управління Колонтитулы
відключити режим «Как
в предыдущем»
;
6) до розділу 2 створити верхній колонтитул «Ексклюзивні пропозиції»;
7) далі повторяти пункти 4)-6) для розділів, що залишилися.
Далі розглянемо процес створення автоматичного змісту за розділами на першому (титульному) листі документу, який складається з трьох етапів:
1. В області задач розкрити вікно настройки стилю: Формат Стили и форматирование…Змінити для стилів Заголовок 1 та Заголовок 2 шрифт тексту, розмір, колір тощо (виділити потрібний стиль заголовку та праворуч у списку, що випадає, вибрати «Изменить», здійснити необхідні налаштування).
2. Встановити для всіх назв розділів стиль Заголовок 1, а для назв підрозділів стиль Заголовок 2.
3. Перейти на першу сторінку. Додати автоматичний зміст командою Вставка Ссылка Оглавление и указатели закладка Оглавление (рис. 3.3).
Зміст повинен мати подібну структуру:
-
Про туристичну компанію
Ексклюзивні пропозиції
Корпоративним клієнтам
Авіаквитки
Візи
Страхування
Інсентив-тури
Програми для часто літаючих пасажирів
Чартерні авіарейси
Круїзи
Відпочинок на приватних яхтах
Оренда віл та апартаментів
Чому багато клієнтів вже обрали «Загор’є»?
Контактна інформація
Aдреса
Tелефони
Зворотній зв’язок
Рисунок 3.3 –Вікно додавання автоматичного змісту
Якщо у текст документу були внесені зміни, потрібно оновити зміст командою контекстного меню «Обновить поле», вказати режим оновлення «Обновить целиком» (рис. 3.4).
Рисунок 3.4 – Вибір параметрів оновлення змісту документу
Багато підприємств туристичної галузі спілкуються зі своїми клієнтами або партнерами за допомогою листування, розсилок та рекламних буклетів, які всім, хто знаходиться у списку розсилок. Найпростіший спосіб створити набір документів, повністю ідентичних, за виключенням певної частини інформації (наприклад, ім’я, адреса, звертання у листі) – використати інструмент, що має назву «злиття» (Mail Merge). Процес злиття полягає у об’єднанні основного документу з джерелом даних.
Злиття застосовується, коли потрібно створити набір документів, наприклад, наклейки з адресами або листи на бланках, які розсилаються великому числу клієнтів. Кожний лист або наклейка містять як загальні (текст повідомлення), так і індивідуальні відомості (звертання до клієнта за ім’ям та по-батькові). Індивідуальні відомості для кожного листа поступають із джерела даних.
Процес злиття документів об’єднує статичну інформацію із одного документу та змінну частину з іншого документу таким чином:
- основний документ - це такий документ як лист або електронне повідомлення, що містить статичний текст, який буде знаходитися у всіх документах для злиття, і спеціальні мітки (поля злиття), які визначають місце, де буде розміщуватися змінна інформація із джерела даних.
- джерело даних - це структурований документ (таблиця Word, робочий лист Excel, таблиця бази даних MS Access або список контактів MS Outlook).
Кінцевим результатом злиття є одна копія об’єднаного документу для кожного запису із джерела даних.
Розглянемо процес злиття на прикладі. В окремому документі створимо фірмовий бланк для листів такої структури, як показано на рисунку 3.5 (основний документ).
Рисунок 3.5 – Структура «основного документу»
Виконати злиття для заповнення відповідними даними (із файлу enterprise.xls (рис. 3.6), що містить інформацію про підприємства туристичної галузі та їх керівників) бланку листа-поздоровлення (Сервис Письма и рассылки Слияние).
1. Выбор типа документа – Письма. Далее.
2. Выбор документа – Текущий документ. Далее.
3. Выбор получателей – Использование списка. Обзор… Вказати шлях до файлу enterprise.xls. Виділити таблицю Лист – ‘перечень предприятий’. ОК. Далее.
Рисунок 3.6 – Структура «джерела даних»
4. Создание письма. Поставити курсор в області редагування після слова Уважаемый , вибрати опцію в області задач Другие элементы. Вставити поля «Ім’я», потім «По-батькові». Змінити позицію курсора, вставити поле «Наименование предприятия».
Видалити символи підкреслювання ____. Далее. Просмотр писем. На місці символів ____ з’являться імена директорів компаній і назви компаній.
Для
перегляду всіх листів слід скористатися
кнопками
в
області задач.
Створимо на документ Blank.doc гіперпосилання у документі Info_main.doc (виділить потрібне слово або фразу, виконати команду Вставка Гиперссылка… Вибрати необхідний файл).
Таким чином, з використанням інструменту Слияние можна створити візитки для співробітників підприємства (рис. 3.7) та конверти для розсилки інформаційних повідомлень клієнтам або партнерам (рис. 3.8).
Рисунок 3.7 - Приклад візитки для співробітників підприємства
Рисунок 3.8 - Приклад конверта туристичного агентства