5 Практическая работа №2 ввод задач в проект

Создание новой задачи

Добавление задачи в список задач

1. На вкладке Вид в группе Представления задач щелкните значок Диаграмма Ганта.

2. В пустом поле Название задачи введите название задачи и нажмите клавишу ВВОД.

Вставка задачи между существующими задачами

1. Выделите строку под тем местом, где должна появиться новая задача.

2. На вкладке Задача в группе Вставить щелкните верхнюю часть кнопки Задача. .

3. Введите название задачу во вставленную строку. После вставки задачи идентификаторы задач перенумеровываются автоматически.

Добавление задачи с помощью представления "Сетевой график"

1. Чтобы переключиться на представление Сетевой график, на вкладке Вид в группе Представления задач выберите пункт Сетевой график.

2. На вкладке Задача в группе Вставить щелкните верхнюю часть кнопки Задача. .

3. В окне новой задачи введите название задачи.

Можно использовать структуру (Структура. Иерархическая структура проекта, показывающая место задач на уровнях группировки. В приложении Project подзадачи отображаются под суммарными задачами.) для организации календарного плана (Календарный план. Расписание и последовательность выполнения задач в проекте. Календарный план в основном содержит сведения о задачах, зависимостях задач, длительностях, ограничениях и другие сведения о временных параметрах проекта.) по мере ввода задач или же подождать, пока не будут введены все задачи данного проекта. При структурировании календарного плана проекта его организация упрощается, благодаря чему становится легче создавать проект, управлять им и поддерживать его.

Создание нескольких задач

Если требуется одновременно добавить несколько задач с назначениями (Назначение. Конкретный ресурс, назначенный определенной задаче.) ресурсов и зависимостями задач (Зависимости задач. Характер связи между двумя задачами, определяемый зависимостью между их датами окончания и начала. Существуют четыре типа зависимостей задач: окончание-начало (ОН), начало-начало (НН), окончание-окончание (ОО) и начало-окончание (НО).), то будет удобно вводить эту информацию в проект с помощью представления "Форма задач".

1. На вкладке Вид в группе Представления задач щелкните значок Диаграмма Ганта.

2. На вкладке Вид в группе Разделенное представление выберите пункт Подробности.

Окно разделится, отображая представление "Диаграмма Ганта" в верхней части, а представление "Форма задач" — в нижней. В разделенном режиме нельзя просматривать временную шкалу.

3. В представлении Диаграмма Ганта (сверху) щелкните первую пустую строку в конце списка задач.

4. В представлении Форма задач (снизу), введите данные о новой задаче.

   • В поле Имя введите название задачи.

   • В поле Длительность укажите длительность задачи.

   • Если нужно, чтобы длительность задачи оставалась фиксированной вне зависимости от назначений ресурсов, установите флажок Фикс. объем работ.

   • В столбцах формы введите подробные сведения о задаче (например, назначенные ресурсы и предшественники).

5. Нажмите кнопку ОК для сохранения новой задачи и кнопку Далее для перехода к следующей строке представления "Диаграмма Ганта".

Примечание. Представление "Форма задач" нельзя использовать для ввода подзадач в проект. Подзадачи создаются путем понижения или повышения уровня задач в представлении "Диаграмма Ганта".

Создание повторяющейся задачи

Если задача повторяется с регулярными интервалами, введите ее как повторяющуюся задачу (Повторяющаяся задача. Задача, которая периодически повторяется в ходе выполнения проекта. Например, можно определить еженедельное собрание как повторяющуюся задачу.). Если задача повторяется с нерегулярными интервалами, введите ее как обычную задачу для каждого из моментов, когда она должна выполняться.

1. На вкладке Вид в группе Представления задач щелкните значок Диаграмма Ганта.

2. Выделите строку под тем местом, где должна появиться повторяющаяся задача.

3. На вкладке Задача в группе Вставить щелкните нижнюю часть кнопки Задача и выберите пункт Повторяющаяся задача.

4. В окне Название задачи введите название задачи.

5. В окне Длительность введите длительность отдельной задачи.

6. В группе Повторять выберите значение Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно.

7. Установите флажок для каждого дня недели, в который должна выполняться задача.

8. В поле Начало введите дату начала и выполните одно из указанных ниже действий.

   • Установите переключатель Окончание после и введите количество повторений задачи.

   • Установите переключатель Дата окончания и введите дату, к которой повторяющаяся задача должна закончиться.

Примечание. Если в поле Начало не указана дата, приложение Project использует дату начала проекта.

9. В разделе Календарь для планирования этой задачи выберите в списке Календарь календарь ресурса, который требуется применить к задаче. Если календарь не нужно применять, выберите значение Нет.

Совет. Если нужно применить календарь, но не привязывать его к составлению календарного плана для задачи, установите флажок Не учитывать календари ресурсов при планировании.

После вставки повторяющейся задачи идентификаторы задач автоматически перенумеруются, а в столбце Индикаторы появится индикатор (Индикаторы. Небольшие значки, которые представляют сведения о задаче или ресурсе, отображающиеся в поле «Индикаторы». Поле «Индикаторы» расположено справа от поля «Идентификатор» и отображается во многих таблицах.) повторяющейся задачи.

Если ввести имя ресурса для повторяющейся задачи в поле Названия ресурсов, ресурс будет назначен для общих трудозатрат по данной повторяющейся задаче, а не для каждой задачи в отдельности.

Советы по работе с задачами

Для более эффективного определения задач необходимо учитывать указанные ниже рекомендации.

• Разбейте задачи на составляющие вплоть до того уровня детализации, на котором их требуется отслеживать. Чем больше риска представляет та или иная область проекта, тем большей должна быть степень ее детализации.

• Убедитесь, что для задач четко сформулированы условия завершения.

• Определяйте задачи так, чтобы они были краткими по сравнению с общей длительностью проекта. Чем короче задача, тем легче оценить необходимое для нее время и ресурсы.

• Не определяйте в качестве задач отпуска, учебные занятия и т. д. Вместо этого для учета нерабочего (административного) времени можно использовать календари ресурсов (Календарь ресурса. Календарь, задающий рабочее и нерабочее время для отдельного ресурса. Календарь ресурса отличается от базового календаря, задающего рабочее и нерабочее время для нескольких ресурсов.).

Выбор метода организации задач

При организации задач проекта можно объединять в группы задачи с общими характеристиками или задачи, которые будут завершены одновременно в рамках суммарной задачи. Для отображения основных этапов и подэтапов проекта можно использовать суммарные задачи. Суммарные задачи обобщают данные всех входящих в них подзадач, то есть задач, сгруппированных под ними. Понижать уровни задач можно на столько ступеней, сколько необходимо для отображения организации проекта.

Существует два метода организации списка задач.

• В нисходящем методе сначала определяются основные этапы, которые затем разбиваются на отдельные задачи. Нисходящий метод предоставляет версию плана сразу после определения основных этапов.

Примечание. Если возникают задачи, которые не подходят ни под один из определенных этапов, возможно, один из этапов пропущен.

• В восходящем методе сначала составляется список всех возможных задач, а затем они группируются по этапам.

После выбора метода организации задач можно начинать их структурирование путем разделения на суммарные задачи и подзадачи с помощью приложения Project.

Создание суммарных задач и подзадач

Структура задач формируется путем понижения и повышения их уровня, в результате чего создаются суммарные задачи и подзадачи. По умолчанию суммарные задачи выделены полужирным шрифтом и находятся на один уровень выше, чем входящие в них подзадачами. Учитывайте, что суммарная задача может быть подзадачей другой вышестоящей задачи.

1. В представлении "Диаграмма Ганта" щелкните строку той задачи, уровень которой нужно понизить, чтобы сделать ее подзадачей, или повысить, чтобы сделать ее суммарной задачей.

2. На ленте в группе "Задачи" нажмите кнопку На уровень ниже, чтобы расположить задачу с отступом, сделав ее подзадачей.

Совет. Уровень задачи можно быстро изменить с помощью мыши. Установите курсор на первой букве имени задачи. Когда он примет вид двусторонней стрелки, перетащите его вправо, чтобы расположить задачу с отступом, или влево, чтобы расположить ее с выступом.

Предупреждение. При назначении ресурсов суммарным задачам могут создаваться непредсказуемые значения длительности и назначения. Если один и тот же ресурс назначен и суммарной задаче, и ее подзадаче, то в случае автоматического планирования суммарной задачи устранить превышение ресурсов будет невозможно.Кроме того, такие поля, как "% завершения", обычно используются в суммарных задачах, чтобы показать ход выполнения всех ее подзадач. Однако при назначении ресурсов и суммарной задаче поле "% завершения" будет показывать ход выполнения подзадач *и* ход выполнения для этого назначения в суммарной задаче. В этой ситуации приложение Project, возможно, не сможет точно отслеживать ход выполнения конкретных задач.

Примечания

• Для отмены структурирования повысьте уровень всех подзадач и суммарных задач более низкого уровня, пока все задачи не окажутся на одном и том же уровне структуры.

• В структурированном календарном плане легко перегруппировывать этапы проекта. При перемещении или удалении суммарной задачи все связанные с ней подзадачи автоматически перемещаются или удаляются.

• При удалении суммарной задачи автоматически удаляются все связанные с ней подзадачи. Чтобы удалить суммарную задачу, сохранив при этом ее подзадачи, необходимо сначала переместить подзадачи на уровень суммарной задачи.

• При перегруппировке списка задач структурные номера элементов списка изменятся. Структурные номера обновляются автоматически при перемещении, добавлении или удалении задач, поскольку они отображают текущую структуру списка задач. При использовании настраиваемой системы нумерации, заданной вручную, номера в структуре автоматически не обновляются. При перемещении задачи для отображения ее нового местоположения необходимо вручную изменить номера.

• Размещение задач в иерархическом порядке не создает зависимостей задач автоматически. Для создания зависимости задач эти задачи необходимо связать. После перестановки связанных задач в структурированном календарном плане ранее установленные зависимости задач могут стать неуместными и потребовать обновления.

Дополнительные сведения о вычислении значений суммарных задач

Не все значения суммарных задач представляют собой суммарный итог значений подзадач. Некоторые значения суммарных задач (например, затраты (Затраты. Общие запланированные затраты на задачу, ресурс, назначение или весь проект. Иногда их называют текущими затратами. Для базовых затрат в приложении Project используется термин «бюджет».) и трудозатраты (Трудозатраты. Для задач — общий объем работы, которой необходимо выполнить для завершения задачи. Для назначений — объем работы, назначенной ресурсу для выполнения конкретной задачи. Для ресурсов — общий объем работы, назначенной ресурсу для выполнения всех задач. Величину трудозатрат следует отличать от длительности задачи.)) представляют собой сумму соответствующих значений подзадач, а другие (например, длительность (Длительность. Общий промежуток активного рабочего времени, необходимый для выполнения задачи, т. е. промежуток рабочего времени от начала до окончания задачи в соответствии с календарем проекта и ресурсов.) и базовый план (Базовый план. Исходные планы проекта (до 11 на проект), используемые для отслеживания хода его выполнения. Базовый план представляет собой мгновенный снимок расписания в момент сохранения базового плана и включает информацию о задачах, ресурсах и назначениях.)) — нет. Например, в приложении Project длительность суммарной задачи рассчитывается как полное рабочее время между самой ранней датой начала и самой поздней датой окончания ее подзадач.

Сведения по суммарной задаче охватывают период между самой ранней датой начала и самой поздней датой окончания среди всех ее подзадач. Они не показывают суммарную длительность (Длительность. Общий промежуток активного рабочего времени, необходимый для выполнения задачи, т. е. промежуток рабочего времени от начала до окончания задачи в соответствии с календарем проекта и ресурсов.) всех подзадач.

Поскольку приложение Project рассчитывает значения суммарных задач, большинство из них нельзя редактировать. Если нужно изменить значения суммарной задачи, такие как длительность, обновите отдельные подзадачи. После этого значения суммарной задачи пересчитаются.

Почему кнопки структуры не работают?

Существует несколько причин, по которым кнопки структуры могут работать неправильно.

• Попытка повысить уровень задачи, которая уже имеет наивысший (первый) уровень. Уровень задач первого уровня структуры невозможно повысить. Вместо этого понизьте уровень тех задач, которые нужно включить в качестве подзадач для суммарной задачи первого уровня.

• Попытка переместить задачу, которая входит в объединенный (или главный) проект При работе с объединенными (главными) проектами невозможно повысить уровень задачи выше уровня подзадачи суммарной задачи.

• Попытка повысить или понизить уровни назначений, а не задач Представления "Использование ресурсов" и "Использование задач" отображают назначения задач и ресурсов со структурированием уровней, похожим на структурирование уровней подзадач. Несмотря на то что назначения можно отражать и скрывать, как подзадачи, их уровень невозможно повысить или понизить.

• Работа выполняется в представлении, где не используются кнопки структуры Кнопки структуры работают только в представлениях "Диаграмма Ганта", "Лист задач" или "Использование задач". Если используется одно из этих представлений и кнопки структуры не работают, проверьте, отображаются ли суммарные задачи.

Щелкните Откройте вкладку Файл.и выберите пункт Параметры. На странице Параметры Project нажмите кнопку Дополнительно. В разделе Параметры отображения для этого проекта установите флажок Отображать суммарные задачи.

• Задачи отсортированы без сохранения структуры Если задачи отсортированы без сохранения структуры, кнопки структуры будут недоступны.

Для сохранения структуры при сортировке задач на вкладке Вид нажмите кнопку Сортировка в группе Данные и выберите пункт Сортировать по. В диалоговом окне Сортировать по установите флажок Сохранять структуру.

• Задачи сгруппированы Для отмены группировки на вкладке Вид в разделе Данные выберите значение Нет группировки в поле Группировка.

На основе полученной информации постарайтесь самостоятельно выполнить ввод следующих задач:

Итак, перед Вами диаграмма Ганта. Введите в качестве первой задачи задачу с именем «Разработка содержания». Поскольку наш проект планируется от даты начала, то данная задача начнется именно с этой даты. Продолжительность работы в поле длительность стала равной одному дню – MS Project делает это по умолчанию.

Установите длительность введенной работы 5 дней. Проследите изменения на диаграмме. MS Project автоматически вычислил продолжительность введенной работы – 7 дней (5 рабочих дней + 2 выходных).

На панели диаграммы в правой части рабочего окна появилась синяя горизонтальная полоска диаграммы с общей длиной 7 календарных дней.

Таким же образом внесите оставшиеся работы согласно Таблице 1. Проследите изменения на диаграмме Ганта (Рис. 2.2).

Рис. 5.2. Диаграмма Ганта после внесения всех работ

Увеличьте длительность первых работ с 1-й по 5 на 1 день, с 6-й по 8-ю на 2 дня, остальные работы оставьте без изменений.

На диаграмме Ганта можно создавать так называемые контрольные точки (вехи), которые отражают промежуточные итоги проекта. Контрольная точка - это работа нулевой длительности.

Создадим на диаграмме контрольную точку Начало работ.

1. На вкладке Вид в группе Представления задач выберите пункт Диаграмма Ганта.

2. Введите имя новой вехи в поле Имя задачи для первой пустой строки в списке.

Если требуется сделать веху из текущей задачи, пропустите этот этап. Если верхняя строчка занята, щелкните по ней правой кнопкой мышки и выберите команду вставить задачу.

3. Введите 0 в поле Длительность вехи и нажмите клавишу ВВОД.

При вводе нулевой длительности задачи Project 2010 автоматически отображает символ вехи в разделе диаграммы в представлении диаграммы Ганта для данного дня.

Введите веху завершение работ.

Заполненная таблица и диаграмма будут выглядеть примерно как на Рис. 5.4.

Рис. 5.4.