3.4.2.2. Збереження форм

Для збереження форми клацніть мишкою на кнопці Далее (Next) третього вікна Мастера форм і з'явиться вікно (рис. 3.18), яке дозволить зберегти форму, вказавши ім'я, під яким її потрібно зберегти.

Рис. 3.18. Четверте діалогове вікно Мастера форм

Крім того, якщо активізована опція Открытие формы для просмотра или ввода данных (Open the form to view or enter information), то після клацання мишкою на кнопці Готово (Finish) з'явиться вікно, яке дозволяє переглядати наявні дані або вводити нові дані (рис. 3.19).

Рис. 3.19. Робоче вікно Формы

Якщо активізована опція Изменение макета формы (Modify the form's design), то з'явиться можливість змінювати макет раніше створеної форми.

3.4.2.3. Друк форм

Якщо необхідно роздрукувати значення полів одного запису, роздрукуйте вміст форми. Можливо також надрукувати кожний запис таблиці даних (або запиту), який використовується формою. Для друкування даних в розмітці форми виконайте такі дії.

Відкрийте форму або виберіть її у вікні БД.

Для роздрукування одного запису знайдіть його і клацніть мишкою на його селекторі (він розміщений ліворуч від запису) або виконайте команду Правка та її опцію Выделить запись (Edit  Select Record).

Виконайте команду Файл та її опцію Печать (File  Print), щоб відкрити діалогове вікно Печать (Print), подане на рис. 3.20.

Для друкування вибраного запису виберіть опцію Выделенная запись (Select Record) в розділі Печать (Print Range) діалогового вікна. Для друкування всіх записів залиште активною опцію Все (All). Клацніть мишкою на кнопці ОК для початку друкування.

Рис. 3.20. Діалогове вікно Печать

3.5. Звіти

Звіти в Access використовуються для подання підсумкової інформації у вигляді, сформованому користувачем. Звіти і форми можуть бути дуже схожі, але вони мають різне призначення. Завдання користувача - визначити, що більш придатне для конкретного випадку.

Оскільки в Access можна друкувати як форми, так і звіти, користувачу іноді дуже важко визначити, що краще роздрукувати.

Тому бажано виходити з таких міркувань: форми призначені для інтерактивного використання, тоді як звіти - для відтворення або друкування окремих і підсумкових значень для груп записів; введення даних та їх редагування виконується тільки у формах. У звітах записи можна відтворювати або друкувати в групах, а форми не дають змоги це робити.

3.5.1. Типи звітів

Практично всі звіти, які можна створити в Access, поділяються на три категорії.

Группы/итоги (Groups/totals). В цих звітах, які ще називаються табличними, дані відтворюються за рядками, причому дані кожного поля вміщуються в окрему графу.

Колоночные отчеты (Columnar reports). В цих звітах всі поля відтворюються в одній графі і вирівнюються по лівому краю. Звіти дуже схожі на форми, але вони використовуються тільки для відтворення або друкування даних, а не для їх введення і редагування.

Почтовые наклейки (Mailing labels). Ці звіти використовуються для друкування поштових наклейок (тобто поштових адрес тих, кому адресована пошта). В Access є функція Мастер отчета, призначена спеціально для створення поштових наклейок в найрізноманітніших форматах.