3.6.2.2. Проектування таблиць в Access
Створюємо базу даних (рис. 3.2). Для цього активізуйте опцію Новая база данных, після цього клацнить мишкою на кнопці ОК.
В діалоговому вікні Файл новой базы данных (рис. 3.3) введить ім'я бази Sklad і клацнить мишкою на кнопці Создать.
В діалоговому вікні (рис. 3.4) Sklad базы данных виберить вложення Таблицы і клацнить мишкою на кнопці Создать.
В правій частині діалогового вікна (рис. 3.5) Новая таблица, виберить пункт Конструктор і клацнить мишкою на кнопці ОК.
Створюємо структуру таблиць: Sprav (рис. 3.29), Obor (рис. 3.30) і Оstatok (рис. 3.31).
Рис. 3.29. Структура таблиці Sprav
Рис. 3.30. Структура таблиці Obor
Рис. 3.31 Структура таблиці Ostatok
Після створення структури кожної таблиці її необхідно зберегти. Як це зробити подано у розділі 3.2.11.
3.6.3. Введення даних в таблиці
Для нашого приклада:
таблиця бази даних Sprav має, наприклад, такий вміст (рис. 3.32);
Рис. 3.32. Вміст таблиці Sprav
таблиця бази даних Обог має, наприклад, такий вміст (рис. 3.33);
Рис. 3.33. Вміст таблиці Obor
таблиця бази даних Ostatok має, наприклад, такий вміст (рис. 3.34).
Рис. 3.34. Вміст таблиці Ostatok
3.6.3.1. Створення форм для ввода даних в таблиці
Заповнювати таблиці бази даних можно і безпоседньо працюючи з самими таблиціми, але більш зручно створити форми (див. розд. 3.4), які значно полегшують як введення інформації в таблиці, так і її редагування.
Для нашого приклада:
інформація таблиці бази даних Spav буде введена один раз при створенні бази даних, а в подальшому вона буде, можливо, поповнюватися;
інформація таблиці бази даних Obor буде вводитися кожен раз при виконанні операцій реалізації або отримання продукції;
інформація таблиці бази даних Ostatok перший раз вводиться ручну при створенні бази даних, а потім кожен раз поновлюється після отримання звіта про рух продукції.
Рис. 3.35. Структура форми Zap-spr
Рис. 3.36 Структура форми Zap-obor
Рис. 3.37 Структура форми Zap-ost
Створюємо структуру форм:
для таблиці Sprav форма буде мати назву Zap-spr (рис. 3.35);
для таблиці Obor форма буде мати назву Zap-obor (рис. 3.36);
для таблиці Ostatok форма буде мати назву Zap-ost (рис. 3.37).
Після створення цих форм інформація в таблицях бази даних буде доступна для роботи з нею.
3.6.4. Створення запитів
Виконав попередньо вказану роботу (створивши таблиці бази даних і заповнивши їх інформацією, за допомогою форм) можна переходити до підготовки потрібних звітів. Але жодна з таблиць бази даних (і всі вони разом) не має всіх данних, які потрібні для звіта. Наприклад, у звіті необхідно відтворити залишок продукції на кінець звітного періоду (у кількісному і сумовому виразі). Стуктура звіту подана в таблиці 3.12.
Таблиця 3.12
Структура звіта
Якщо розглянути структуру звіту, то можна побачити, що частину ін-формації необхідно отримати з таблиці Sprav (графи 1,2,3,4), частину з таблиці Ostatok (графа 5), частину з таблиці Obor (графи 6,7) і частину розрахувати (графи 8,9). Крім того, додатковою умовою створення звіта є те, що у нього повинні потрапити тільки та продукція, по якій був рух.
Для розв'язання цих завдань, найкраще попередньо створити запит, у якому і вирішити це. Детальна інформація про створення запитів подана в розділі 3.3.
Рис. 3.38. Структура запита (початок) z-obor
Примітка. Довжина структури запиту не вміщується на один екран і тому вона розділена на дві частини (початок на рис. 3.38 - закінчення на рис. 3.39), розподіл проведено по графі Ostatok.
Рис. 3.39. Структура запита (закінчення) z-obor
Запит автоматично виконується після створення структури запита і його збереження. Якщо відкрити запит z-obor в режимі перегляду то користувач побачить наступне (рис. 3.40)
Рис. 3.40. Виконаний запит z-obor
В структурі запита дві останні графи - вичисляємі. Тому, при створенні структури запита, в наступній, за графою Rasxod, графі в рядку Поле необхідно ввести вираз (рис. 3.39): =0statok + Prixod - Rasxod, який буде розраховувати залишок продукції на кінець звітного періоду (кількість) і відтворюватися в запиті як Выражение1 (рис. 3.40).
У наступній графі, аналогічно, необхідно ввести вираз (рис. 3.39): =(Ostatok + Prixod - Rasxod) * Сеnа, який буде розраховувати залишок продукції на кінець звітного періоду (сума) і відтворюватися в запиті як Выражение2 (рис. 2.40).