3.5.3. Збереження звіту

Для збереження звіту клацніть мишкою на кнопці Сохранить (Save) панелі інструментів або виконайте команду Файл та її опцію Сохранить (File  Save). Можна просто закрити вікно Конструктор отчета, клацнувши мишкою в ньому на кнопці Закрыть (Close) або натиснувши комбінацію клавіш <Ctrl+F4> і відповівши Да (Yes) у діалоговому вікні Сохранить изменения (Save Changes), що з'явилося. Якщо звіт зберігається вперше, буде зроблено запит про його ім'я.

3.5.4. Друкування звіту

Для друкування звіту виберіть його у вікні БД і виконайте команду Файл та її опцію Печать (File  Print). При цьому з'явиться діалогове вікно Печать (Print), в якому вказується діапазон сторінок для друкування, кількість копій та тип принтера. Після встановлення параметрів клацніть мишкою на кнопці ОК.

Роздрукувати звіт можна, клацнувши правою кнопкою мишки на необхідному звіті у вікні бази даних і вибравши команду Печать (Print) з контекстного меню, що з'явилося. Однак зверніть увагу на те, що при цьому діалогове вікно Печать (Print) не з'являється, а використовуються параметри друку, встановлені за замовчуванням.

Зауваження. Якщо при друкуванні звіту кожна друга сторінка виявляється порожньою, то це означає, що ширина звіту більша від ширини сторінки і елементи звіту, що не вміщуються, друкуються на додатковій сторінці. Причому це відбувається навіть тоді, коли в частині звіту, яка не помістилася, нічого немає. Вихід з цього становища дуже простий: поверніться до діалогового вікна Конструктор отчета і зменшіть ширину звіту, перетягнувши його праву межу так, щоб ширина звіту стала меншою від ширини сторінки.

3.6. Приклад створення бази даних

3.6.1. Постановка задачи

На підставі інформації поданої раніше, необхідно створити базу даних Access, яка б дозволяла вирішувати наступне:

вести облик продукції на складі;

отримувати звіти про рух продукції за певний період.

База даних буде створена і збережена під ім'ям Sklad.

Примітка. В цьому прикладі імена: бази даних, таблиць (полів таблиць), форм, запитів і звітів будуть подані англійскими буквами (на той випадок, якщо читач буде працювати з Access for Windows версій нижчих, ниж Windows 95).

3.6.2. Проектування бази даних

Припустимо, що база даних буде мати наступні таблиці:

Довідник - вміщує довідкову інформацію про продукцію на складі;

Залишки - вміщує інформацію про залишки продукції на складі на початок підзвітного періоду;

Оборот - вміщує інформацію про рух продукції за підзвітний період (тобто яка кількість продукції була отримана за підзвітний період і яка кількість продукції була реалізована за підзвітний період).

3.6.2.1. Проектування вмісту таблиць

Таблиця (Довідник) бази даних (Sklad) буде збережена під ім'ям Sprav. Ця таблиця має наступну структуру (таблиця 3.9).

Таблиця 3.9

Структура таблиці бази даних Sprav

Таблиця (Оборот) бази даних (Sklad) буде збережена під ім'ям Obor. Ця таблиця має наступну структуру (таблиця 3.10)

Таблиця 3.10

Структура таблиці бази даних Obor

Таблиця (Залишки) бази даних (Sklad) буде збережена під ім'ям Ostatok. Ця таблиця має наступну структуру (таблиця 3.11).

Таблиця 3.11

Структура таблиці бази даних Ostatok