3.6.5. Створення звіту

Створення звіта по нашому прикладу є передостання операція, яку повинен зробити розробник бази даних. Детальне пояснення принципів створення звітів подане в розділі 3.5.

Створюємо структуру звіта (рис. 3.41) і зберегаємо його під ім'ям zv-obor.

Рис. 3.41. Структура звіта zv-obor

Після збереження структури звіта він автоматично виконується. Тому якщо відкрити звіт zv-obor в режими перегляду то він буде мати наступний вигляд (рис. 3.42).

Рис. 3.42. Виконаний звіт zv-obor

3.6.6. Створення запитів на зміну вмісту таблиць

Після створення звіту про рух продукції за звітний період необхідно реорганізувати деяки таблиці бази даних таким чином, щоб вони були готові для роботи в наступному звітному періоді. Тому з таблиці Obor необхідно видалити всі записи про рух продукції за звітний період, а в таблицу Ostatok ввести нові залишки продукції на початок нового звітного періоду (причому, зробити це бажано автоматично і змінити дані тільки по тиєї продукції, по якій за звітний період був рух). Для виконання цих дій необхідно створити відповідні запити.

3.6.6.1. Створення і використання запита на поновлення інформації в таблиці Ostatok

Запити на поновлення є запитами, яки поновлюють всі записи, що задовольняють визначеній умові (або виконують вказані зміни). Запити на поновлення буже корисни у тому випадку, коли необхідно зробити глобальні зміни в якому-то наборі даних (наприклад, якщо в таблиці цін товарів необхідно змінити всі ціни на товари певної категорії на 5%; або змінити почтові індекси або номера телефонів для визначеного міста). Для створення запитів на поновлення необхідно виконати наступне:

Створити запит-вибірку, який витягує записи, що необхідно поновити;

Виконати команду Запрос та її опцію Обновить (Query  Update) або клацнути мишкою на кнопці Обновить (Update) панелі інструментів. Після цього заголовок вікна запита зміниться на Запрос на обновление (Update Query). В бланк запиту буде додан рядок Обновление (Update То) (рис. 3.43);

Клацнути мишкою в рядку Обновление (Update То) під полем, яке бажано поновити. Введить вираз =[0statok] + [Prixod] - [Rasxod];

Виконати команду Запрос та її оіщію Выполнить (Query => Run) або клацнути мишкою на кнопці Выполнить (Run) панелі інструментів. З'явиться вікно, яке попереджає скільки записів буде поновлено (рис. 3.44, рис. 3.45);

Рис. 3.43. Запит на Обновление таблиці Ostatok

3.6.6.2. Створення і використання запита на видалення записів таблиці Obor

Запити на видалення видаляють всі записи, яки задовольняють умовам, що визначені у запиті. Запити на видалення часто використовують для архивації записів. Для цього виконується запит на створення таблиці, який копіює вибрані записи в нову таблицю, а після цього виконується запит на видалення, який відаляє записи, що скопійовані на попередньому кроці з першої таблиці.

Для створення запитів на видалення необхідно виконати наступне:

Створити запит-вибірку, який витягує записи, що необхідно видалити з таблиці (рис. 3.48);

Рис. 3.48.Запит на Выборку з таблиці Obor

Виконати команду Запрос та її опцію Удаление (Query  Delete) або клацнути мишкою на кнопці Удаление (Delete) панелі інструментів. Після цього заголовок вікна запита зміниться на Запрос на удаление (Delete Query). В бланк запиту також буде додан рядок Удаление (Delete), як можна побачити на рис. 3.49. Оскільки видаляються всі записи з таблиці Obor, то в рядку бланка Удаление (Delete) ніяки умови не визначаються;

Рис. 3.49.Запит на Удаление з таблиці Obor

Виконати команду Запрос та її опцію Вьшолнить (Query => Run) або клацнути мишкою на кнопці Выполнить (Run) панелі інструментів. З'явиться вікно попередження (рис. 3.50) і, якщо підтверити видалення, клацнувши мишкою на кнопці Да, з'явиться ще одно вікно попередження (рис. 3.51), яке повідомляє скількі записів буде видалено при виконанні запита;

Рис. 3.50. Запит на підтвердження видалення записів з таблиці Obor

Клацнути мишкою на кнопці Да для виконання запита на видалення записів.

Рис. 3.51. Запит на підтвердження видалення записів з таблиці Obor

Цикавим для користувача може бути те, як зовнишньо відрізняються імена запитів у списку (біля імені файла-запита на видалення записів та файла-запита на поновлення записів з'являються спеціальні попереджувальні позначки (рис. 3.52)).

Після того, як запит на видалення записів з таблиці Obor буде виконано вона стане пустою (рис. 3.53) і можна заповнювати цю таблицю новими записами про рух продукції за наступний період.