3.2.9. Додавання первинного ключа

При розробці таблиці Access дозволяє визначити одне або більше полів як первинний ключ. Первинний ключ - це одне або кілька полів, за якими однозначно ідентифікуються записи в таблиці. Первинні ключі досить корисні (настільки, що якщо спробувати зберегти таблицю без визначення первинного ключа, на екрані з'явиться діалогове вікно, яке вимагатиме його створення).

За замовчуванням первинні ключі в списку даних таблиці відтворюються першими. Для первинних ключів завжди необхідно використовувати дані, які ніколи не будуть повторюватися. Як первинний ключ не можна використовувати таке поле, як прізвище, оскільки неможливо буде мати два записи для одного прізвища. Необхідно також пам'ятати, що інколи є сенс використати як первинний ключ комбінацію полів. Наприклад, в таблиці, в якій ведеться облік щотижневого робочого часу, комбінація полів ідентифікаційного номера службовця і кінця тижня може бути використана для первинного ключа, оскільки жоден службовець не в змозі подати дві заявки про кількість відпрацьованих годин за один тиждень. Для встановлення первинного ключа необхідно виконати такі дії.

В режимі Конструктор таблиц (Design View) виберіть поле (або поля), яке бажано зробити первинним ключем. Щоб вибрати кілька полів, спочатку виберіть перше, клацнувши мишкою на кнопці ліворуч від назви поля, а потім, утримуючи натиснутою клавішу <Ctrl>, - решту полів.

Виконайте команду Правка та її опцію Первичный ключ (Edit  Primary Key) або клацніть мишкою на кнопці Первичный ключ (Primary Key) панелі інструментів (на ній зображено ключ). Поруч з вибраним полем відобразиться піктограма ключа (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Таблиця з іменем Sklad, яка має первинний ключ

3.2.10. Реорганізація і видалення полів при розробці таблиць

Змінювати структуру таблиці, що розробляється, неважко. Для зміни імені поля, типу або опису необхідно клацнути мишкою в межах необхідного поля і внести потрібні зміни. Щоб видалити поле, спочатку необхідно його виділити, клацнувши мишкою на кнопці ліворуч від назви поля, потім виконати команду Правка та її опцію Удалить строку (Edit  Delete Row) або натиснути клавішу <Delete>.

Для вставляння нового поля між двома, що вже існують, необхідно виділити те поле, перед яким бажано вставити нове, після цього виконати команду Вставка та її опцію Строка (Insert  Row) або натиснути клавішу <lnsert>.

Для переміщення поля в нове місце потрібно виділити поле, клацнути мишкою на ньому ще раз і, утримуючи натиснутою кнопку мишки, перетягнути рядок у потрібне місце.

3.2.11. Збереження таблиці

Після внесення всіх змін таблицю необхідно зберегти, виконавши для цього такі дії.

Виконати команду Файл та її опцію Закрыть (File  Close) або двічі клацнути мишкою на піктограмі таблиці в лівому верхньому кутку вікна. З'явиться діалогове вікно із запитом про те, чи необхідно вносити зміни в таблицю.

Клацнути мишкою на кнопці Да (Yes), і з'явиться діалогове вікно Сохранить как (Save As).

Ввести ім'я таблиці і клацнути мишкою на кнопці ОК.

3.2.12. Додавання даних в таблицю

Додавання записів в існуючу таблицю здійснюється в режимі таблиці. Щоб відкрити таблицю в цьому режимі, необхідно двічі клацнути мишкою на імені потрібної таблиці у вікні БД або виділити ім'я таблиці, а потім клацнути мишкою на кнопці Открыть (Open). Вибрана таблиця відкриється в режимі таблиці, який використовується для додавання нових або редагування вже введених в таблицю даних. Для додавання нових даних необхідно просто ввести їх у поля робочої таблиці. У кінці кожної таблиці завжди є ще один порожній запис, помічений зірочкою. Коли починається введення даних у порожній запис, під ним з'явиться новий порожній запис. Тепер можна помістити курсор в будь-яке поле і ввести дані. Натискання клавиші <Tab> після закінчення введення переміщує курсор в наступне поле. Натискання клавиші <Tab> в кінці останнього поля дає змогу перейти до наступного порожнього запису (Рис. 3.9).

Рис. 3.9. Таблиця з іменем Sklad, заповнена даними