8. Ділова нарада

Термін «нарада» доцільний лише тоді, коли учасники її справді радяться, коли вони обмінюються поглядами на обговорювану проблему, досвідом і спільно доходять певних висновків. Керівник наради також висловлює свої думки, але забирає часу не більше, ніж інші учасники. Виходячи з цього, оптимальна кількість учасників – від десяти до дванадцяти. На нараді повинен бути голова, інакше вона перетвориться на безпредметні розмови.

Від того, який тон панує на нараді, багато в чому залежить її успіх. Якщо з самого початку запанував тон знервований, збуджений – до кінця наради він стане істеричним. Якщо нарада розпочалася млявим, аж надто непоспішним темпом і тоном – на кінець її учасники або спатимуть, або будуть байдуже дивитися у вікно. В обох випадках результати наради – мінімальні.

Обирати треба золоту середину: діловитий, спокійний тон; нефорсований голос; чітку дикцію, доброзичливі, дружні інтонації – уся увага на об’єкт обговорення, а не на суб’єктивні настрої й емоції. Психологічний бар’єр між незнайомими учасниками наради ламається, якщо й голова, й учасники не читають із заготовлених заздалегідь папірців, а ведуть «живе» обговорення, дискусію, що вкрай потрібні на нараді.

Вступне слово голови наради має тривати дві – три хвилини. Надто довга промова голови розхолоджує учасників наради. Голова не повинен, користуючися своїм становищем, одразу висловлювати пропозиції, своє вирішення проблеми. Якщо в нараді беруть участь незнайомі між собою люди, а голова знає всіх, то він має називати їх прізвища, імена, імена по батькові, звання, посади, назви установ та ін., щоб між учасниками виникла атмосфера довір’я.

Обов’язок голови – зосередити всю свою увагу й зусилля на тому, щоб стежити за ходом дискусії, обдумувати виступи всіх її учасників. Він має добирати запитання, аналізувати відповіді, систематизувати різні погляди, робити точні висновки. Голова звичайно дякує кожному доповідачеві за участь у дискусії (особливо якщо його виступ був не «для протоколу», а варіантом розв’язання обговорюваного питання).

Учасники наради мають дотримуватися теми й порядку денного наради. Вони не повинні перебивати один одного, заважати репліками тому, хто говорить, виявляти байдужості до спільної проблеми, інтересу лише до «свого» в цій проблемі. Учасники наради, виступаючи, пропонують свій варіант розв’язання поставленого на обговорення питання, не боючися не сподобатися начальству чи здатися вискочкою. Не слід брати слова, якщо немає готової пропозиції чи варіанта розв’язання проблеми.

Види нарад

Усі наради поділяють на інформаційні (директивні, інструктивні), оперативні (диспетчерські) та дискусійні. До інформаційних належать ті наради, на яких учасників знайомлять з певними новими даними, положеннями й настановами. Ця нова інформація повинна бути по-справжньому важливою, інакше нарада зводиться до загальних закликів «підвищувати продуктивність праці», «поліпшувати виробничі показники», що і є саме непродуктивною витратою робочого часу працівників.

Диспетчерські наради мають на меті охопити всі три стадії процесу управління: збір інформації, її переробку та прийняття рішень. Вони повинні завершуватися повідомленням конкретних розпоряджень. Цей вид нарад уважається застарілим і викликає багато критичних зауважень. Дискусійні наради – це найдемократичніший за структурою вид нарад. На такому засіданні кожний може вільно висловити свою думку, навіть якщо вона розходиться з думкою більшості чи з думкою керівника. На таких нарадах народжуються справді конструктивні рішення важливих проблем.