51.Пояснювальна записка, її реквізити та правила написання.

Пояснювальна записка - це один з видів службової записки, який містить пояснення причини якоїсь події, вчинку, факту: причини запізнення на роботу, прогулу, відсутності учня в школі на уроках, невиконання завдання і т.д. Також пояснювальна може супроводжувати основний документ і містити пояснення його окремих положень.

реквізити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

52.Вставні слова і словосполучення в діловому мовленні. Терміни, книжні та іншомовні слова в документах.

Слова і словосполучення, введені в речення з метою внесення в нього того чи іншого пояснення або надання йому різних модальних значень, називаються вставними. Вони не пов'язані з членами речення способами узгодження, керування чи прилягання, але за смислом поєднані з реченням. Тому виключення вставних слів і словосполучень із речення змінює його зміст, але не порушує синтаксичної будови.

Вставні слова і словосполучення часто використовуються у діловому мовленні, при складанні ділових паперів, ними розпочинаються речення, абзаци. Але рекомендується вживати їх обмежено.

В усному діловому мовленні вживання вставних слів і словосполучень не створює зайвої інформації. Використання цих конструкцій допомагає мовцеві зорієнтуватися, зосередитися, а слухачам —краще сприйняти сказане. В діалогічному мовленні надмірне вживання вставних слів створює враження некомпетентності, низької мовної культури.

За своїм значенням вставні слова і словосполучення діляться на три групи:

1. Вставні слова і словосполучення, що вказують на ставлення мовця до висловленої ним думки. Вони можуть означати ступінь впевненості або невпевненості в повідомленні.

Наприклад: звичайно, напевно, безумовно, на жаль, на щастя, як на зло, можливо, може, мабуть, безперечно, безсумнівно, власне кажучи, зрозуміло, без сумніву, немає сумніву, видно, очевидно, припустимо, відома річ, сказати прав-ду, як-не-як, так би мовити, видимо, либонь та ін.

2. Вставні слова і словосполучення, що вказують на те, кому належить висловлена думка (самому мовцеві чи комусь іншому). Наприклад: по-моєму, по-нашому, по-вашому, кажуть, мовляв, на мій погляд, на мою думку, на думку (такого чи таких), за словами (такого чи таких) тощо.

3. Вставні слова і словосполучення, що вказують на зв'язок висловлюваного з контекстом. До них належать: отже, наприклад, значить, виходить, до речі, нарешті, навпаки, проте, загалом, справді, між: іншим, словом, по-перше, по-друге по-третє, кінець кінцем, мало цього та ін.

Вставні слова і словосполучення в писемному мовленні виділяються комами, в усному — паузами.

53.Резолюція, правила її написання.

Резолюція— це напис на офіційному документі, зроблена керівником і містить його рішення по будь-якого питання, викладеному в даному документі. Теоретично резолюцію може накладати будь-яка посадова особа, яка має у своєму підпорядкуванні виконавців. На практиці зазвичай резолюції накладаються тільки першими особами організації на основі прийнятих ними рішень.

Інструкція

1.Хоча більшість керівників воліють писати резолюції так, як їм це зручно, існує ряд формальних правил, чітко регламентують оформлення документів і, відповідно, написання на них резолюцій. Якщо ви хочете, щоб все діловодство у вашій організації відповідало встановленим стандартам, звертайте увагу і на написання резолюцій, якими б вони не були короткими.

2.У першу чергу запам’ятайте, що резолюція завжди накладається на який-небудь документ, адресований керівникові. Це може бути заява, звернення, лист або службова записка. Якщо ви самі керівник і приймаєте рішення з конкретного питання, воно повинно бути викладено у вигляді резолюції на тому ж бланку, який містить запит.

3.Прийнявши рішення, формулюйте його максимально коротко, але зрозумілим для виконавця чином. Оскільки будь-яка резолюція — це, по суті, вказівка ​​виконавцеві, як вчинити в даній ситуації. Пишіть резолюцію у верхній лівій частині документа, там, де на бланку залишається більше вільного місця.

4.Коротко виклавши свою вказівку, обов’язково поставте поточну дату і свій підпис. Ці дані необхідні діловода для оформлення відповідного наказу по організації. Наприклад, якщо перед вами лежить заява про звільнення працівника, напишіть «Звільнити з такого-то числа», потім дату і підпис.

5.Якщо ви адресуєте своє розпорядження не нижчестоящим працівникам взагалі, а конкретному виконавцю, обов’язково вкажіть його ім’я та прізвище, а також, які дії він повинен зробити. Наприклад, якщо ви пересилаєте документ в якийсь відділ для розгляду, напишіть: «Начальнику такого-то відділу, ПІБ, для вивчення та прийняття рішення».

6.Якщо у верхній частині аркуша недостатньо вільного місця, накладіть резолюцію збоку з лівого боку або внизу тексту. У будь-якому випадку, подбайте, щоб ваше вказівка ​​була легко читаемо, зрозуміло і написано ручкою, а не олівцем, який може легко стертися.