Призначення та класифікація документів.
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема належність зафіксованої в ньому інформації до певного предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виокремлюють різні види документів:
За найменуванням - заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо.
За походженням - службові (офіційні) та особисті документи. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюють окремі особи, вони не стосуються сфери їхньої службової діяльності.
За призначенням - щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).
За формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові). Стандартні документи мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за однаковими правилами. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях. їх друкують або пишуть від руки.
За терміном виконання - звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.
Зо ступенем гласності - для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.
За стадіями створення - оригінали й копії. Оригінал - основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Копія - це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії е відпуск, витяг, дублікат. Відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг. Дублікат - це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.
За терміном зберігання - тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
21.Протокол, його реквізити та правила написання.
Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ). У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядалися, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують чи записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар або обрана особа.
Протоколи можуть оформлятися від руки у спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машинки.
Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на три групи:
1. Стислі - містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів та виступаючих і прийняті рішення.
2. Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зборів, нарад, засідань, конференцій.
3. Стенографічні - всі виступи записують дослівно.
Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи.
В залежності від способу фіксації - можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.
Реквізити протоколу:
1. Назва документа (протокол).
2. Порядковий номер протоколу (після слова протокол).
3. Назва зборів, конференції із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада)
4. назву установи, підприємства, де відбулися збори
5. Дата засідання (з лівого боку).
6. Місце засідання (у тому ж рядку, де і дата, але справа).
7. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).
8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).
9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).
10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).
11. Текст.
12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.
13. Підписи голови та секретаря.
14. Гриф затвердження (якщо необхідно).
