Лабораторна робота 9 створення звіту за допомогою майстра та конструктора звітів. Групування та сортування у звітах Майстер звітів

У цілому звіти схожі на форми, але вони, як правило, призначаються для виведення інформації з бази даних на принтер. Тому в звітах дані форматують так, щоб їх було зручно розміщувати на окремих сторінках. Звіти підтримують найрізноманітніші способи оформлення і дозволяють групувати дані, розбиваючи їх на логічно цільні блоки.

Щоб полегшити роботу користувача, в Access є спеціальний майстер, який при нестачі часу дозволяє швидко створювати досить привабливі звіти. Доручимо майстру побудова звіту про контакти з різними людьми.

1. У вікні бази даних натисніть на кнопці Звіти (Reports).

2. Двічі натисніть на значку Створення звіту за допомогою майстра (Create Report By Using Wizard).

До звіту потрібно додати як інформацію про людей, так і дані про контакти з ними. Для цього слід згрупувати разом всі контакти з однією людиною і роздрукувати їх список нижче області з даними про цю людину. Потім потрібно вивести інформацію про наступне людині і список контактів з ним і т. д. Такий порядок друку записів дозволить швидко знайти повний список контактів з будь-яким з ваших колег. У першому вікні майстра, показаному на рис. 9.1, потрібно вказати всі поля, що включаються до звіту.

3. У списку Таблиці та запити першого вікна майстра звіту виберіть таблицю Контакти.

4. У списку Доступні поля виділіть поле Прізвище.

5. Натисканням на кнопці> перемістіть вибране поле до списку Вибрані поля.

6. Повторюючи кроки 4 та 5, додайте в список Вибрані поля - поля Ім'я, Адреса, Назва Компанії, Робочий Телефон.

7. Виберіть у списку Таблиці та запити таблицю Список.

Рис. 9.1. Вибір полів для звіту

8. Перемістіть до списку Вибрані поля - поля Дата і Опис, додавши їх до по лям таблиці Контакти.

9. Натисніть на кнопці Далі.

У другому вікні майстра можна вибрати спосіб розташування даних - упорядковані по записах таблиці Контакти, а потім вже по записах таблиці Список, або навпаки. Схема угруповання відображається у правій частині вікна діалогу.

10. Залиште варіант Контакти (By Контакти) і натисніть на кнопці Далі.

11. У наступному вікні не призначайте додаткової угруповання. Просто натисніть на кнопці Далі.

12. Четверте вікно майстра звіту дозволяє визначити порядок сортування записів. Виберіть у списку 1 пункт Дата і натисніть на кнопці Далі.

Наступне вікно, показане на рис. 9.2, дозволяє вибрати спосіб розташування полів і орієнтацію сторінки.

Рис. 9.2. П'яте вікно майстра звітів

13. Виберіть положення перемикача Структура 1 (Outline 1).

14. Потім натисніть на кнопці Далі.

15. У наступному вікні майстра виберіть варіант оформлення Строгий (Corporate) і натисніть на кнопці Далі.

16. Введіть як заголовок текст Список контактів і натисніть на кнопці Готово.

Майстер сформує звіт і відкриє його в окремому вікні в режимі попереднього перегляду (рис. 9.3). У ньому видно, що спочатку йде прізвище першої людини, інформація про нього і список контактів з ним, потім розташовуються ті ж дані, що стосуються другої людини, і т. д. В цілому звіт виглядає непогано і може влаштувати невимогливого користувача.

Рис. 9.3. Фрагмент звіту, згенерованого майстром