Умова відбору
Додавання в запит умови відбору дозволяє вибирати з таблиці не всі записи, а лише ті, які задовольняють певним критеріям. Наприклад, вас можуть зацікавити контакти, що припадають на грудень 1999 року. Давайте модифікуємо запит додаванням відповідної умови відбору.
Виділіть у вікні бази даних (рис. 5.4) значок запиту Перелік контактів.
Натисніть на кнопці Конструктор.
У бланку запиту натисніть на комірці Умова відбору (Criteria) першого стовпця правою кнопкою миші і виберіть у контекстному меню команду Побудувати (Build). Відкриється вікно будівника виразів.
Рис. 5.4. Вікно бази даних
4. У лівому списку будівника натисніть на теці Оператори (Operators).
5. У середньому списку виберіть категорію Порівняння (Comparison).
6. У правому списку двічі натисніть на пункті Between, щоб додати цей оператор в нулі формули.
7. Натисканням виділіть у полі формули першого місцезаповнювача «Вираз» («Ехрr»).
8. У лівому списку будівника виразів подвійним натисканням відкрийте папку Опції.
9. Натисніть на папці Вбудовані функції, що містить стандартні функції Access.
10. У середньому списку будівника виразів натисніть на пункті Дата / час (Data / Time).
11. У правому списку двічі натисніть на функції DateValue, щоб замінити нею місцезаповнювача «Вираз».
12. Натисніть два рази клавішу ->, виділивши місцезаповнювача «stringexpr».
13. Введіть текст "1.12.99".
14. Повторюючи кроки 7-13, замініть друге місцезаповнювача «Вираз» для вираження DateValue ("31.12.99").
У вас повинна вийти формула Between DateValue ("1.12.99") And DateValue ("31.12.99"). Вона перевіряє умову знаходження дати в інтервалі від 1 до 31 грудня 1999 р., тобто відбирає ті записи, значення поля Дата яких відноситься до грудня 1999 р.
15. Натисніть па кнопці ОК. Побудована формула з'явиться в комірці Умова відбору першого стовпця бланка запиту. При виборі записів, що відносяться до одного місяця, точна дата контакту може виявитися несуттєвою. Зовсім викинути це поле з бланка запиту не можна, так як воно необхідне для реалізації умови відбору. Проте всі поля можна приховати, тобто не включати в результат запиту.
16. Скиньте прапорець Вивід на екран (Show) першого стовпця запиту (рис. 5.5).
Рис. 5.5. Приховування поля
17. Натисканням на кнопці Запуск (Run) панелі інструментів виконайте запит.
Питання для самоперевірки
Створення запитів за допомогою майстра запитів.
Створення запитів за допомогою конструктора запитів.
Додавання в запит умови відбору.
Лабораторна робота 6 підсумковий запит. Запит дії Підсумковий запит
Запити дозволяють не тільки вибирати записи з таблиць, а й обчислювати різні статистичні параметри. Наприклад, можна підрахувати сумарну кількість контактів і вивести дати першого і останнього контакту з кожним з людей, включених до таблиці Контакти. Щоб побудувати такий запит в режимі конструктора, виконайте наступні дії.
1. У вікні бази даних натисніть на кнопці Запити.
2. Двічі натисніть на значку Створення запиту в режимі конструктора (Create Query In Design View).
3. У вікні діалогу (рис. 6.1) виділіть рядок Контакти.
4. 4. Натисканням на кнопці Додати додайте обрану таблицю у верхню область конструктора запиту.
5. 5. Виділіть пункт Список і знову натисніть на кнопці Додати.
6. 6. Натисканням на кнопці Закрити закрийте вікно діалогу Додавання таблиці (Show Table). Списки полів двох таблиць, з'єднані лінією зв'язку, з'являться у вікні конструктора.
7. 7. Натисніть на кнопці Групові операції (Totals) панелі інструментів. У бланку запиту з'явиться додатковий рядок Групова операція: (Total), що дозволяє виконувати статистичні операції зі значеннями конкретних полів.
Рис. 6.1. Додавання таблиці
8. Перетягніть поле Прізвище в клітинку Поле (Field) першого стовпця конструктора.
9. У ту ж клітинку другого стовпця перетягніть поле Ім'я таблиці Контакти.
10. У третій, четвертий і п'ятий стовпці бланка запиту перетягніть поле Дата таблиці Список (рис. 6.2).
Рис. 6.2. Запит з груповими операціями
11. У списку осередку Групова операція (Total) третього стовпця бланка запиту виберіть пункт Min.
12. В тій же комірці четвертого стовпця виберіть пункт Мах.
13. У п'ятому стовпці задайте групову операцію Count. Групові операції побудованого запиту оброблять всі записи таблиці Список, відповідні конкретній людині з таблиці Контакти, і замість самих даних таблиці Список виведуть у відповідне поле результату запиту лише значення величини, що обчислюється за певною формулою. Доступні групові операції перераховані в табл. 6.1.
Таблиця 6.1. Групові операції
Назва |
Функція |
Умова (Where) |
Режим завдання умови відбору для поля, але якому не виконується угруповання. Access автоматично робить таке поле прихованим |
Вираз (Expression) |
Обчислюване поле, значення якого розраховується за складною формулою |
Group By |
Поле, що визначає групу записів, за якою обчислюються статистичні параметри. До однієї групи відносяться всі записи, для яких значення поля з режимом Group By (Угрупування) однакові |
Last |
Останнє значення в групі |
First |
Перше значення в групі |
Var |
Варіація значень поля |
StDev |
Стандартне відхилення величин нуля від середнього |
Count |
Кількість записів, Відповідне нулі яких не містить величини Null |
Мах |
Максимальне значення |
Min |
Мінімальне значення |
Avg |
Середнє значення поля |
Sum |
Сума значень поля за всіма записами |
14. Натисніть на кнопці Вигляд, щоб виконати запит. З'явиться таблиця з п'ятьма стовпчиками. Два перших стовпці містять прізвища та імена людей. За ним виконується угруповання, тобто розрахунок значень інших полів запиту виконується для записів таблиці Список, зіставляються з однією людиною. Як вже говорилося вище, відповідність контакту таблиці Список і людини з таблиці Контакти визначається полями Код_Контакти, за допомогою яких здійснюється зв'язок цих двох таблиць. Третій і четвертий стовпці запиту виводять відповідно дату першого (функція Min) і останнього (функція Мах) контакту з даними людиною. П'ятий стовпець містить кількість записів у таблиці Список (функція Count), відповідних. даній людині, тобто число контактів з ним. Єдиний недолік побудованого запиту - це незрозумілі імена стовпців. Давайте скорегуємо їх.
15. Натисканням на кнопці Вид поверніться в конструктор запиту.
16. У осередку Поле третього стовпця замініть ім'я Дата на текст Дата першого контакту: Дата. Права частина цього виразу, розташована правіше двокрапки, як і раніше задає ім'я поля, а ліва визначає назву стовпця результату запиту. Таким чином, будь-якому стовпці запиту можна призначити довільне ім'я.
17. У осередку Поле четвертого стовпця введіть Дата останнього контакту: Дата.
18. У першому рядку п'ятого стовпчика бланка запита введіть Число контактів: Дата.
19. Знову натисніть на кнопці Вид.
20. Закрийте запит.
21. Для збереження змін структури натисніть на кнопці Так.
22. У вікні діалогу Збереження (Save As) Введіть ім'я Підсумковий запит і натисніть на кнопці ОК.