Лабораторна робота 2 створення бази даних за допомогою майстра та констуктора таблиць
МАЙСТЕР ТАБЛИЦЬ
За допомогою майстра таблиць можна створювати деякі часто зустрічаються структури даних. Перш ніж заново будувати структуру таблиці, подумайте, чи не можна скористатися одним зі стандартних шаблонів майстра таблиць. Це дозволить заощадити час. Наприклад, щоб створити таблицю даних, призначену для зберігання списку людей, з якими ви контактуєте, виконайте наступні дії.
1. Запустіть Microsoft Access, виконавши відповідну команду меню Пуск> Програми (Start> Programs).
2. У що з'явився в області завдань програми вікні Створення файлу (New File) у розділі Створення (New) Натисніть на пункті Нова база даних (Blank Access Database) (рис. 2.1).
Відкриється вікно діалогу Файл нової бази даних (File New Database).
Рис. 2.1. Вікно Microsoft Access
3. Виберіть для розміщення нової бази даних папку Мої документи (My Documents). У полі Ім'я файлу (File Name) введіть ім'я Контакти. Потім Натисніть па кнопці Створити (Create).
Відкриється вікно бази даних, показане на рис. 2.2. Воно є основним вікном бази і дозволяє відкривати, додавати і видаляти будь-які об'єкти бази даних. У лівій області вікна знаходяться кнопки груп об'єктів. У його правій частині розташований список об'єктів вибраного типу, наявних в поточній базі даних, а також значки команд, що дозволяють створювати нові об'єкти даного типу. Поки що в цій базі даних немає жодного об'єкту.
4. Натисніть на кнопці Таблиці (Tables).
5. Щоб запустити майстер створення таблиць, двічі Натисніть на значку Створення таблиці за допомогою майстра (Create Table By Using Wizard).
Рис. 2.2. Вікно бази даних
У першому вікні майстра, показаному на рис. 2.3, потрібно вказати відповідну структуру і вибрати в ній необхідний набір полів.
6. Виберіть положення перемикача Ділові (Business).
7. У списку Зразки таблиць (Sample Tables) виберіть пункт Контакти (Contacts).
8. Натисніть на пункті Ім'я (FirstName) списку Зразки полів (Sample Fields).
9. Натисніть на кнопці зі стрілкою вправо, щоб додати вибране поле в структуру створюваної таблиці.
10. Повторюючи кроки 8 і 9, додайте до списку Поля нової таблиці (Fields In My New Table) поля Прізвище (LastName), Адреса (Address), НазваніеКомпаніі (Company Name) і РабочійТелефон (WorkPhone).
11. Натисніть на кнопці Далі (Next).
12. У поле другого вікна майстра введіть слово Контакти, яке буде грати роль імені таблиці. Потім Натисніть на кнопці Далі.
Рис. 2.3. Майстер створення таблиць
13. У третьому вікні майстра Натисніть на кнопці Готово (Finish). Майстер згенерує таблицю і відкриє її в режимі введення даних.
Зверніть увагу: Оскільки в другому вікні залишилося обраним положення перемикача Microsoft Access автоматично визначає ключ (Yes, Set A Primary Key For Me), Access додає в таблицю додаткове ключове поле Код_ Контакти (КонтактиЮ), яке відіграє роль унікального ідентифікатора записів.
Таблиця даних схожа на аркуш електронної таблиці, але її розміри обмежені. Кількість її рядків на одиницю більше кількості записів (остання порожній рядок призначена для введення нового запису), а число стовпців дорівнює кількості полів у записі. Заголовки стовпців таблиці відповідають іменам полів, сформованих за допомогою майстра створення таблиць.
1. Натисніть на полі Ім'я та введіть яке-небудь ім'я. Access автоматично додасть в таблицю, створену у попередніх кроках, перший запис, а рядок нового запису зміститься вниз.
2. Введіть прізвище в поле Прізвище.
3. Заповніть всі інші поля першого запису.
4. Натисніть на полі Ім'я останнього рядка і введіть ім'я ще однієї людини, його прізвище, адресу, назву компанії і телефон. Додайте так само кілька записів, щоб таблиця стала такою, як показано на рис. 2.4. Якщо ви помилилися при введенні, просто Натисніть на комірці з невірними даними і відредагуйте їх. Стандартні заголовки стовпців часто виявляються незручними, тому Access дозволяє замінювати їх.
Рис. 2.4. Таблиця даних
5. Натисніть на заголовку Прізвище правою кнопкою миші і виберіть команду Перейменувати (Rename).
6. Введіть слово Назва, яка замінить підсвічений заголовок Прізвище.
7. Повторивши кроки 5 і 6, поверніть стовпцю назва Прізвище.
8. Натисканням на кнопці Перший запис (First Record) перемістіть курсор поточного записи на початок таблиці.
9. Два рази Натисніть на кнопці Наступний запис (Next Record), щоб перейти до четвертої запису.
10. Натисніть на кнопці Видалити запис (Delete Record) панелі інструментів.
11. У вікні запиту, що інформує про неможливість скасувати видалення запису, натисканням на кнопці Так (Yes) підтвердите необхідність видалення. Зверніть увагу, що ключове поле Код_Контакти автоматично заповнюється деякими числами. Ці числа не обов'язково утворюють безперервну послідовність. Єдиною умовою є їх унікальність. Вміст ключового поля різному для всіх записів таблиці, що дозволяє однозначно ідентифікувати запис. Такі поля використовуються для формування зв'язків таблиць, про які ви дізнаєтесь на цьому занятті пізніше.
КОНСТРУКТОР ТАБЛИЦЬ
Конструктор таблиць призначений для завдання і зміни структури таблиці. За допомогою конструктора можна формувати як завгодно складні таблиці з полями будь-якого типу.
За допомогою майстра таблиць була створена таблиця для зберігання даних про людей, з якими ви контактуєте. Тепер давайте за допомогою конструктора додамо в базу даних ще одну таблицю, призначену для запису всіх випадків контакту з людьми з першої таблиці.
1. Натисканням на кнопці Вікно бази даних (Database Window) перейдіть на список таблиць бази даних.
2. Двічі натисніть на значку Створення таблиці в режимі конструктора (Create Table In Design View). Вікно конструктора, показано на рис. 2.5, складається з двох частин. У верхній відображається список полів таблиці, а в нижній - властивості виділеного поля.
3. Введіть слово Дата, яке буде грати роль назви нового поля.
4. Натисніть на осередку Тип даних (Data Type) першого рядка списку полів. Тут необхідно вибрати тип поля, який визначає структуру і розмір даних.
5. Натисніть на стрілці списку, що розкривається осередку Тип даних і виберіть пункт Дата / час (Date / Time).
6. Натисніть клавішу Tab і введіть розшифровку призначення поля: Дата контакту. Такі описи вводити не обов'язково, але їх наявність допомагає розібратися в структурі таблиці.
7. Натисніть на другій клітинці стовпця Ім'я поля (Field Name) і введіть ім'я Опис.
8. Задайте для другого поля тип Текстовий (Text).
Рис. 2.5. Конструктор таблиць
9. Вкажіть призначення поля у відповідності з рис. 2.5.
Крім дати і опису контакту таблиця даних повинна містити інформацію про те, з ким ви контактували. Але список людей зберігається в таблиці Контакти, тому в новій таблиці не потрібно заново вводити ім'я та прізвище. Досить лише додати посилання на одну із записів таблиці Контакти. Це посилання буде мати числовий тип і містити число, рівне значенню поля Код_Контакти відповідного запису таблиці Контакти.
10. Додайте ще одне поле з ім'ям Код_Контакти і типом Числовий (Number),
Тепер потрібно додати індексоване поле і призначити його ключем, однозначно ідентифікує записи таблиці. Індексовані поля, чи індекси, відрізняються від звичайних тим, що для них Access створює спеціальні списки, що дозволяють виконувати швидку сортування і пошук по вмісту індексованого поля. Таблиця може містити кілька індексів. Ключ - це спеціальний індекс, що ідентифікує записи. Значення такого поля повинні бути унікальними. Його наявність не обов'язкова, але воно так часто використовується, що за відсутності ключа Access нагадує про це і пропонує автоматично додати ключове поле.
11. Додайте поле Ключ і призначте йому тип Лічильник (AutoNumber). Такий тип даних позбавляє користувача від необхідності введення значень ключового поля і ініціює автоматичну генерацію унікальних значень.
12. Зберігаючи активної рядок Ключ, Натисніть на кнопці Ключове поле (Primary Key). На кнопці цього рядка з'явиться значок ключа, який показує особливий статус поля.
13. Натисніть на кнопці закриття вікна конструктора.
14. Access запитає про необхідність збереження структури таблиці. У відповідь Натисніть на кнопці Так.
15. У вікні діалогу (рис. 2.6) введіть ім'я Список.
Рис. 2.6. Введення імені таблиці
16. Натисніть на кнопці ОК.
СПИСОК ПІДСТАНОВКИ
Настав час наповнити таблицю Список конкретної інформацією. Для цього виконайте наступні кроки.
1. У вікні бази даних відкрийте список таблиць і двічі Натисніть на значку Список. Обрана таблиця відкриється в режимі перегляду даних.
2. Додайте декілька записів відповідно до рис. 2.7.
Рис. 2.7. Список контактів
3. Натисніть на кнопці Вигляд (View) панелі інструментів. Відкриється вікно конструктора таблиці.
4. У списку типу даних для поля Код_Контакти виберіть пункт Майстер підстановок (Lookup Wizard).
5. У першому вікні майстра залиште вибраним положення перемикача Об'єкт «стовпець підстановки» використовуватиме значення з таблиці або запиту (I Want The Lookup Column To Look Up The Values In The Table Or Query) і Натисніть на кнопці Далі. Три положення перемикача другого вікна майстра виводять на екран список таблиць, запитів або об'єднують ці два списки. Тут потрібно вибрати таблицю або запит на роль джерела підстановки. У нашому випадку база даних окрім таблиці Список містить тільки один об'єкт - таблицю Контакти, яка і виявиться обраної у вікні майстра.
6. Натисніть на кнопці Далі. Третє вікно майстра, показане на рис. 2.8, Пропонує вибрати з таблиці Контакти поля, що беруть участь в підстановці. Цей список зобов'язаний містити те поле, значення якого повинні поміщатися в поле Код_Контакти, тобто однойменне поле таблиці Контакти.
7. Натисніть на пункті Код_Контакти.
Рис. 2.8. Майстер підстановок
Рис. 2.9. Параметри підстановки
8. Натисніть на кнопці із стрілкою вправо. У список джерела підстановки слід також додати ті поля, вміст яких має відображатися замість чисельного значення, що розміщується з поля Код_Контакти таблиці Контакти в полі Код_Контакти таблиці Список. Буде зручно вибирати людей за їх іменами і прізвищами.
9. Додайте до списку Вибрані поля (Selected Fields) пункти Прізвище та Ім'я.
10. Потім Натисніть на кнопці Далі.
11. У наступному вікні майстер продемонструє два стовпці таблиці-джерела, приховавши стовпець Код_Контакти, що містить ідентифікатор запису. Натисніть на кнопці Далі.
12. У полі останнього стовпця введіть назву Контакт, яка замінить ім'я стовпця Код_Контакти, і Натисніть на кнопці Готово.
13. У вікні діалогу натисканням на кнопці Та підтвердите необхідність збереження побудованої структури.
14. Натисніть на кнопці Вигляд, щоб знову перейти в режим введення даних.
Тепер в третьому стовпці таблиці замість чисел видно прізвища, відповідні цим числам, хоча саме значення поля Код_Контакти не змінилося. Access автоматично шукає відповідний запис таблиці Контакти по числу, що міститься в полі Код_Контакти, і виводить у клітинку текст поля Прізвище - другого поля таблиці Контакти з вибраних у вікні майстра підстановки. Додамо в таблицю Список ще один запис.
15. Натисніть на нижній клітинці стовпця Дата і введіть дату 10.10.10.
Рис. 2.10. Список підстановки
16. Натисніть клавішу Tab і надрукуйте текст Лист з пропозиціями про співпрацю.
17. Знову натисніть клавішу Tab і Натисніть на кнопці списку, що розкривається, як показано на рис. 2.10. Тепер ви можете вибирати людей зі списку підстановки, сформованого на базі полів Прізвище і Ім'я таблиці Контакти.
18. Натисніть на другому пункті списку.
Access автоматично відшукає в таблиці Контакти значення поля Код_Контакти для запису, що містить інформацію про Петра Петрові, і введе знайдене число в поле Код_Контакти таблиці Список. Це значення залишиться прихованим. Замість нього в елементі таблиці Список з'явиться відповідна прізвище, взяте з таблиці Контакти.
Питання для самоперевірки
Створення бази даних за допомогою майстра таблиць.
Створення бази даних за допомогою конструктора таблиць.
Список підстановки та його параметри.