Заключение

Так как целью выпускной квалификационной работы являлось обобщение и систематизация совершенствования документооборота на предприятии и использование его в управлении, поэтому данная цель достигнута и предполагает следующие выводы.

Документооборот на предприятии представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Организацией документооборота на предприятии занимается канцелярия. В обязанности данного подразделения входит организация потоков документов на данном предприятии В каждой организации документооборот строится на основе нормативно-методической базы делопроизводства, состоящей из законов, нормативных правовых актов, методических документов, а также индивидуальной инструкции по делопроизводству, которая принимается руководством.

В целях оптимизации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

- регистрируемые и нерегистрируемые документы;

- входящие, исходящие и внутренние документы;

- документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций.

Система автоматизации документооборота предприятия не должна заканчиваться на канцелярии, она должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

71

Каждый документооборот включает в себя прохождение водящих, исходящих и внутренних документов.

Опыт отечественных предприятий по совершенствованию документооборота показал, что эффективная система документооборота достигается за счет соблюдения следующих условий:

- Исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

- Однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

- Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

- Передача учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов;

- Необходимость использования всех возможных вариантов движения документов, в том числе средств оргтехники.

В работе проведено исследование документооборота на примере ОАО "Брянскавтодор". В настоящее время ОАО "Брянскавтодор" включено в перечень открытых акционерных обществ, акции которых находятся в федеральной собственности.

ОАО "Брянскавтодор" имеет 22 филиалов. Деятельность компании ведется на всей территории РФ и сопровождается большими объемами документов.

В ОАО "Брянскавтодор" ведется непрерывная работа по совершенствованию документооборота, что обусловлено наличием большого количества документов, а также развитой филиальной сетью организации.

72

На предприятии существует как традиционный (бумажный) документооборот, так и создана автоматизированная система, позволяющая упростить обработку входящих, исходящих и внутренних документопотоков.

Для регламентации бумажного документооборота в компании разработана и активно применяется инструкция по делопроизводству, в которой подробно описан порядок обработки документопотоков, а также правила оформления основных распорядительных и информационно-справочных документов.

В представленной работе проведен анализ объема документооборота ОАО "Брянскавтодор". Исследование документооборота по месяцам свидетельствует о некоторой сезонности, связанной с повышением количества документов в отчетные периоды. На основе данных о документообороте отдельных подразделений ОАО "Брянскавтодор" сделан вывод о неравномерной документной загрузке отдельных подразделений.

В ОАО "Брянскавтодор" создана эффективная система электронного делопроизводства. В некоторых филиалах ОАО "Брянскавтодор" такая система уже внедрена и показала свою действенность. Поэтому основной рекомендацией будет являться использование опыта ОАО "Брянскавтодор" и внедрение в филиале ОАО "Брянскавтодор" - Дятьковском ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» системы электронного документооборота.

73