2.3 Анализ документооборота на оао «Брянскавтодор»

Широкий ассортимент работ предприятия отражается в документах, и для того, чтобы усовершенствовать качество работы бизнес-процессов, следует усовершенствовать документооборот, то есть оптимизировать его.

Оптимизация документооборота – это совокупность мер организационного, технического, программно-технического характера, выполняемых организацией.

Благодаря оптимизации документооборота можно выполнить следующие задачи:

1. Определять состав документов, используемых организацией в её деятельности;

47

2. Определять внутреннюю структуру и состав документопотоков;

3. Регламентировать маршруты движения документов;

Организационными мерами по оптимизации документооборота являются: разработка нормативных актов и методических документов, а так же планирование работ службы ДОУ, разделение обязанностей между службами ДОУ и работниками и выполнение работы с документами в структурных подразделениях.

Маршрут – это путь, по которому проходит документ при решении определённых задач.

Точками на данном пути являются инстанции, через которые проходит документ (ты), то есть рабочие места, следовательно, основная задача в организации документооборота – обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Можно выделить следующие маршруты движения документов.

1. Табель форм документов (перечень форм документов, применяемых в деятельности организации);

2. Маршрутно-технологические схемы, блок-схемы (разновидность схем, описывающих алгоритм или процессы, в которых отдельные звенья процесса изображаются в виде блоков разной формы, соединённых между собой стрелками);

3. Графики документооборота;

4. Схемы перемещения документов.

В ОАО "Брянскавтодор" функции по делопроизводству разделяются между несколькими подразделениями. Главным структурным подразделением является департамент управления делами, который осуществляет функции по документационному обеспечению управления.

48

Департамент управления делами состоит из двух отделов: экспедиции и отдела документационного обеспечения. Каждый из отделов выполняет свои определённые функции.

Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической связи.

Отдел документационного обеспечения выполняет функции по:

- контролю оформления и исполнения документов;

- текущее хранение документов;

- внесение нужных данных в автоматизированную систему.

Можно выделить следующие основные функции службы делопроизводства:

– прием и контроль поступивших документов;

– учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

– контроль над прохождением документов в подразделении;

– ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

– справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;

– подготовка для руководства подразделения сводок о выполненных и о находящихся на исполнении документах;

49

– контроль над своевременным списанием в дело исполненных документов;

– разработка номенклатуры дел подразделения;

– формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;

– ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;

– инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

Порядок работы с документами в ОАО "Брянскавтодор" установлен Инструкцией по делопроизводству, которая принята и действует с 2005 года.

Делопроизводство осуществляется с применением автоматизированной системы учета.

Прием и первичную обработку поступающих в ОАО «Брянскавтодор» документов осуществляют работники Департамента управления делами.

Документы, полученные работниками аппарата управления предприятия минуя экспедицию, передаются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами для учета и регистрации.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО "Брянскавтодор" применяют три формы регистрации документов: журналы, карточки, регистрация с использованием персонального компьютера. Организация контроля над исполнением документов в ОАО "Брянскавтодор" обеспечивает их своевременное и качественное исполнение.

50

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

В обязанности департамента управления делами входит выполнение аналитической деятельности путём составления отчётов о проделанной работе.

В процессе работы составляются отчеты, которые выводятся еженедельно.

Основное их предназначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.

Отчеты составляются на основе данных автоматизированной системы учета, а также форм сводки учета объема документооборота ОАО "Брянскавтодор". Форма сводки учета объема документооборота ОАО "Брянскавтодор" утверждена Приказом ОАО "Брянскавтодор" от 07.01.2005 № 1.

В данной форме, которая заполняется каждым структурным подразделением, фиксируется количество входящих документов, исходящих и внутренних документов.

Документы, которые существуют на ОАО «Брянскавтодор» можно разделить следующим образом:

- Входящие;

- Исходящие;

- Внутренние.

Деятельность ОАО «Брянскавтодор» связана с обработкой большого количества входящей и исходящей информации.

51

Объем документооборота в ОАО "Брянскавтодор" представлен в таблице 6.

Таблица 6

Документооборот ОАО «Брянскавтодор»

Наименование документа	Количество документов		Абсолютное изменение, шт	Темп роста, %
	2012 г.	2013 г
Входящие	750	1148	398	53,06
Исходящие	1350	1739	389	28,8
Приказы	2065	2193	128	6,2
Внутренние	3666	3010	-656	-17,9
ИТОГО	7831	8090	259	70,16

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2012 году, так и в 2013 году приходилась на внутренние документы.

Кроме того, их количество сократилось в течение года на 656 штук или 17,9 %.

Рост числа приказов в течение 2013 года (6,2 %) вызван повышением доли ряда вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.

В табл. 7 представлена группировка видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика.

Данные для заполнения таблицы берём из отчётности бухгалтерского баланса.

52

Таблица 7