3.2 Оценка социальной и экономической значимости предложенного предложения

 Предлагаемая система электронного документооборота позволит филиалу Дятьковскому дорожно-ремонтному участку ОАО "Брянскавтодор" осуществлять следующие функции:

1. Оперативный контроль над ходом согласования заявок.

2. Планирование расходов.

3. Возможность оперативного уточнения заявки до начала работы.

4. Возможность оформления документов с использованием данных согласованной заявки.

5. Исключение ошибок в расчете, связанных с ручным вводом данных документа.

6. Сокращение времени оформления за счет использования технологии обмена электронными данными.

7. Подача заявок в электронном виде, получения оперативной информации о состоянии лицевого счета.

8. Наличие средств защиты информации, сертифицированных соответствующими государственными органами;

9. Наличие механизмов электронно-цифровой подписи, позволяющих после создания удостоверяющих центров перейти на полностью безбумажную технологию обмена документами;

10. Полный технологический цикл формирования документов в соответствии с Правилами;

11. Оформление всех видов документов, сопутствующих работе.

64

Представление об экономическом эффекте от внедрения в Дятьковский ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» можно получить на некоторых расчетах, которые основаны на методике компании "Вест Концепт".

Благодаря данной методике можно представить возможный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота.

Для этого необходимо воспользоваться следующими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии.

Для расчёта соответствующих возвратов можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):

- работники Дятьковского ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» выполняет в день 10 операций по поиску различных документов;

- поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты;

- в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ;

- если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно;

- если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу;

- годовая зарплата 120 тыс.руб в год (10 тыс.руб в месяц);

- накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%;

Исходя, из выше изложенных данных, можно провести следующий расчёт экономии после внедрения системы электронного документооборота:

65

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х 240 т.р.

Итог данного вычисления заключается в том, что если внедрить электронную систему управления документами, то получается 20 тыс. руб. экономии в год в расчете на одного сотрудника.

Наиболее сложный формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота заключается в возврате инвестиций от внедрения системы документооборота и оценки его эффективности.

Так как с одной стороны данная система является осознанной крайней необходимостью, а с другой стороны требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Систему электронного документооборота можно разделить на две части:

1. Прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д.;

2. Косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает система электронного документооборота.

Социально-экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота можно выразить в следующих аспектах:

- увеличение скорости работы ОАО "Брянскавтодор" и его филиалов с документами;

- снижение административных барьеров;

- увеличение управляемости транспортной системы;

66

- повышение качества труда отдельного работника системы управления;

- совершенствование управленческих решений путем улучшения информационного обеспечения.

Следствием всего выше сказанного является повышение качества обслуживания клиентов.

Оценить эффективность второго типа в общем случае очень сложно. Она заключается в том, что оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения системы электронного документооборота в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.