Оценка прямого эффекта

Начнем с оценки прямой экономии средств. Допустим, данная оценка включает стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени работников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости. Эти расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить существенно априорный характер усредненных оценок.

Исходя, из возможностей одного работника прочитать и усвоить определённое количество документов в месяц, можно рассчитать максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги.

Проведя один из простых экспериментов, выяснилось, что в течение рабочего дня один сотрудник может прочесть не более 100 машинописных листов документов.

67

С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один работник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц. Проведя опрос сотрудников Дятьковского ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» выяснилось, что на одного сотрудника приходится 25 страниц в день.

Если P - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N.

Ещё сложнее оценить стоимость сбереженного рабочего времени. Данная стоимость складывается из следующих факторов:

1. Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;

2. Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

3. Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Все организации занимаются решением практически одинаковых задач, поэтому возможность повторного использования существующих документов очевидна. Следовательно, для одних типов документов - это устоявшаяся практика, а для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю.

Исходя из того, что для любого документа в существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет "взять" от 20 до 30%,а остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений.

68

На создание новых документов каждый сотрудник примерно тратит 30% своего рабочего времени, следовательно, общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени.

Адептами внедрения системы электронного документооборота измеряется экономия времени на поиск документа. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего, находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%.

Оценив стоимость лицензии программного обеспечения в пересчете на рабочее место при данном объеме L= 9430 руб. можно сделать вывод, сто стоимость программного обеспечения составит 471 830 руб.

Для внедрения потребуется дооснащение техникой на 20%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно=0,2*47 183 руб.*50= 471 830 руб.

У Дятьковского ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» есть сотрудников, которые способны организовать внедрение данной системы.

Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса, порядка пяти человеко-месяцев. Из них примерно два человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества работников на предприятии.

Средняя стоимость собственного персонала - примерно 12 580 руб. в месяц. Стоимость консультанта равна 157 270 руб. Следовательно, около 377 466 руб. понадобится для работ по внедрению системы.

69

Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить 1 321 131 руб. Стоимость сопровождения составит еще около 503 288 долларов за два года. Получаем 1 824 419 руб расходов за два года.

Для оценки прямого экономического эффекта от внедрения рассмотрим следующие положения. Для того чтобы определить стоимость тиражирования документов предположим, что один напечатанный на предприятии лист стоит примерно 0,629 руб. следовательно, в месяц организация расходует примерно 16 514 руб. на бумагу.

Оценка экономии трудозатрат составила примерно 20%, исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 12 582 руб., можно сделать вывод, что внедрение системы электронного документооборота позволяет сэкономить 50 чел.*12 582 руб. *0,2 = 125 820 руб. в месяц.

Окупаемость системы электронного документооборота составит менее двух лет. Это является достаточно хорошим показателем.

70