Вопрос 2 Классификация систем автоматизации документооборота

В данный момент рынок предложения систем электронного документооборота динамически развивается. Об этом свидетельствует как повышение активности уже давно присутствующих на рынке компаний, производящих подобные системы, так и появление на рынке нескольких новых игроков. В данный момент его объем составляет по разным оценкам от $120 млн. до $160 млн. В ближайшее время три года рост рынка СЭД продолжится и, по оценке экспертов, составит приблизительно 30% в год.

Региональная структура потребления СЭД так же подверглась изменениям за последние два года. Ранее основными потребителями СЭД были Москва и Московская область. В данный момент основной рост в данном направлении идет за счет роста продаж в регионах. Во многом такое перераспределение связано с быстрым расширением региональных дилерских сетей основных игроков рынка электронного документооборота. По их данным наибольшее увеличение спроса наблюдается в Санкт-Петербургском, Тюменском и Ростовском регионах. Там рост продаж составил приблизительно 500–700%, причем основная его часть произошла за последние полгода. В данных регионах местные компании, занимающиеся продвижением СЭД, в течении последних полутора лет проявляли наибольшую активность по информированию рынка о возможностях подобных систем. По всей видимости, это и послужило катализатором роста.

На сегодняшний день на рынке представлено около трех десятков систем электронного документооборота. Более трех четвертей из них отечественного производства, остальные западного производства. При этом иностранные и отечественные производители занимают совершенно разные ниши на рынке. Решения иностранных производителей имеют функциональность более развитую, чем у отечественных продуктов и существенно превосходят их по проектным ценам. Учитывая вышеизложенные факторы, данный обзор систем и тенденций на рынке электронного документооборота производился среди отечественных игроков, которые, на сегодняшний день и делят между собой основную часть российского рынка.

Основные виды СЭД, представленные сейчас на российском рынке

В данный момент рынок реального предложения СЭД российского производства представлен 12 серьезными системами различных отечественных производителей, которые условно можно классифицировать на следующие подгруппы:

• Электронные архивы

• Системы маршрутизации и хранения документов

• Системы делопроизводства

• Системы смешанного типа (являются комбинацией функционала систем первых трех типов)

Архивы документов

Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

Архивы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов. В архивах хранятся сами документы, и по этому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.

Так же архивные системы хранения должны обеспечивать возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания — это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа.

Другой неотъемлемой функцией решения этого класса является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа. К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.

Системы маршрутизации документов

Функция системы маршрутизации состоит в непосредственной пересылке документов на рабочие места исполнителей, сборе информации о текущем статусе документов, осуществлении консолидации документов по завершении работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечении пользователей средствами доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.

Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации. Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется исходя из особенностей текущей работы. Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.

Администратор системы и менеджер, пользующийся конкретным маршрутом движения документов, могут контролировать его текущее состояние и вносить различные корректирующие воздействия в случае необходимости.

При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно помещается в архив. В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных. Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.

Системы автоматизации делопроизводства

В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. Их основными задачами является фиксация документов и их текущего статуса в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной регистрационной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве». Документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.

Каждая система из приведенных выше классов, за исключением WorkFlow систем (систем планирования и управления производственными процессами), должна иметь способ хранить закладываемую в неё информацию. Самые простые системы используют для этого файловую систему или создают специальный файл. Однако подобное решение не может обеспечить достаточного уровня сохранности информации и может использоваться лишь для организаций, чей документооборот не превышает 20 000 документов в год. Более серьезные решения используют для этих целей базы данных.

На сегодняшний день производителями СЭД наиболее активно используются следующие базы данных:

• MS SQL Server

• Oracle

• Lotus Notes/ Domino

• Ника

• ZoDB

• MS Access

Наиболее распространены решения на основе продуктов MS SQL Server и Oracle. Несколькими игроками используется платформа Lotus Notes/ Domino. С довольно интересными предложениями выступили компании Гарант Интернейшенл и Cognitive Technologies предлагающие для своих решений СУБД собственного производства.

Рынок вспомогательного программного обеспечения делится на следующие группы:

• Системы распознавания

• Средства шифрования

• Системы массового ввода

• Системы позволяющие производить редактирование и просмотр документов, хранящихся в системе электронного документооборота

Основные выгоды, связанные с использованием СЭД

Современный порядок ведения дел на предприятиях и в организациях требует большого объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые, не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами. К тому же, появление за последние время достаточного количества доступных вычислительных мощностей и качественного программного обеспечения к ним делает подобное решение легко реализуемым и экономичным.

Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовывать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа, делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимуществ компьютеров.

Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Возможность формирования индивидуальных маршрутов документов позволяет быстро создавать наиболее оптимальную цепочку их движения внутри организации.

Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов и поручений, вместе со всеми вложениями и связками. Поиск документов можно производить по их содержанию и любой комбинации реквизитов. При этом возможно задание списка или диапазона значений, а также логических условий.

Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет и архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия. Поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

Обеспечение информационной безопасности достигается разграничением прав и защитой от несанкционированного доступа, а также защитой от сбоев и возможностью восстановления данных. В базе данных к каждому документу приписывается пользователь или группа пользователей, которые имеют на него либо полный, либо частичный доступ. Порой пользователь, которому не предоставлен доступ к документу, даже не догадывается о самом его существовании. Разграничение прав пользователей совместно с использованием ЭЦП обеспечивает комплексный контроль обеспечения безопасности документа. Причем, если в случае бумажного документа, содержащего более чем одну страницу, подпись, как правило, ставится только на последнем листе, то в случае электронной версии подпись ставится одновременно для всех страниц, а так же сопутствующих документах.

Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным. Доказательство этого содержится в цифрах. При бумажном документообороте цена одного документа по разным оценкам варьируется от 10 до 100 рублей. Практика показывает, что если в результате роста бизнеса и увеличения штата сотрудников на 20% было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, то экономия, относительно даже первоначальной цифры расходов, до роста штатов, составляет 30%. При массовом переходе на электронный документооборот цена одного документа дополнительно снижается за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорение их обработки, уменьшения объемов хранения.

Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота — это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.