1.2 Вимоги до виготовлення бланків

БЛАНК ДОКУМЕНТА – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа і місцем залишеним для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38 - 90):  для службових листів;  загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів установлено два в а р і а н т и р о з т а ш у в а н н я р е к в і з и т і в:

• кутове – постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша;

• поздовжнє – постійні реквізити розташовуються вздовж верхньої частини аркуша; (див. Рис. 1)

Своєю чергою, і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

• флаговим – кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;

• центрованим – початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

У разі виготовлення бланків для службових листів обов’язково наносять реквізити 1- 3, 6 – 9 і трафаретні частини реквізитів 11 – 13. Останні розміщують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, незалежно від варіанту розташування постійних реквізитів і трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів [3, с.87].

Рис. 1 Бланк документа з поздовжнім розташування реквізитів

Рис. 2 Бланк документа з кутовим розташуванням реквізитів

У разі виготовлення загальних бланків обов’язково наносяться реквізити 1 –3, 6–8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 17, 19, 20.

На основі загального бланка можна виготовляти бланки для окремих видів документів – наказів (див. Рис. 3) розпоряджень, указівок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитом 10 (друкують тільки великими літерами).

Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи документи, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ДЕРЖ 6.38 – 90.

Рис. 3 Посадовий бланк

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ДЕРЖ 6.38 – 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять додатковий реквізит “назва посади”, який розташовують нижче від реквізиту 7.

Зображення Державного герба на бланках із кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися і коло діаметром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему підприємства (реквізит 2) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву підприємства його емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на рівні реквізиту 7 на лівому березі.

Установи, об’єднання організації, військові частини, які мають нагороди (ордени), можуть уміщувати їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити те і інше разом.

Кожному суб’єктові господарської діяльності і установленому порядку надається ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Створено відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України 22.01.96 № 118. Зміни й доповнення внесено Постановами Кабінету міністрів України 17.08.98 № 1298 й 25.08.98 № 1336. Порядок та умови користування даними Державного реєстру регулюються окремими нормативними документами.

На бланках уніфікованих форм документів ідентифікаційних код за ЄДРПОУ (реквізит 4) наносять у спеціально зазначених місцях. На бланках для службових листів цей код додають до реквізиту 9.

Код документа (реквізит 5) зазначають згідно з Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), який створено для:  ідентифікації уніфікованих форм документів, їх обліку й систематизації;  контролю складу та змісту УФД, у кожному класі документації; встановлення єдиної системи позначень документів, до входять до єдиної уніфікованої системи документації (УСД); забезпечення автоматизованого пошуку й оброблення інформації із застосуванням комп’ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

Замість повної назви вищого органу – міністерства чи відомства (реквізит 6) – можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом (наприклад, “Держкомархівів України” замість “Державний комітет архівів України”).

Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.

Індекс підприємства зв’язку, поштову й телеграфну адреси, номери телетайпа, телефону зазначають відповідно до “Правил користування послугами поштового зв’язку”. (Затвержено Постановою Кабінету Міністрів України 22.12.97 № 2446). Оформляючи реквізит 9 можна зазначити й електронну адресу. Банківські дані наводять таким чином, щоб їх можна було використати під час здійснення розрахунково-грошових операцій.

На бланках для недержавних підприємств реквізити 1, 3, 6 не зазначають. Реквізит 2 допускається розміщувати на місці реквізиту 1, а реквізит 9 – на нижньому березі. Реквізити 29, 31 у такому разі розташовуватимуться вище за реквізит 9.

Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.