Листи-нагадування
Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов'язань), проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова «нагадувати». (див. Додаток 5)
Гарантійні листи
Гарантійні листи (дод.) — це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми).
Текст гарантійного листа може бути таким:
Просимо відпустити за безготівковим розрахунком 26 (двадцять шість) телевізорів «Дніпро-Ц45б», 31 (тридцять один) відеомагнітофон «Протон-421Д».
Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок 26798 в Печорському відділенні банку «Бе-Києва, МФО 322900.
Або
Просимо виділити 30 (тридцять) ліжко-місць у Вашому гуртожитку для мешкання в період з 01.12.97 по 12.12.97 учасників Всеукраїнської конференції студентської молоді.
Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок № 123678013 в Харківському відділенні банку «Рось» м. Києва, МФО 300120.
Ініціативні листи
Ініціативні листи це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною чи негативною. У разі
негативної відповіді (відмови) дається обґрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися від імені керівника, керівництва чи трудового (студентського) колективу. (див. Додаток 6)
Оформлення службового листа за допомогою пк
Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін. Текст службового листа має висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа - спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листів уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок: напевне, як і раніше, як відомо, якщо можливо і т. ін. Тон листа має бути нейтральним. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин.
У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу. (див. Додаток 5).
Щоб виставити табуляцію, потрібно натиснути «Абзац» - «Табуляція», і виставити потрібні нам параметри.
Р
ис.
4 Виставлення абзацу
Р
ис.
5 Виставлення табуляції