1.3.1 Рекламні листи

Рекламні листи це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті. (див. Додаток 2)

1.3.2 Листи-запрошення

Листи-запрошення - це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи - запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям.{4,с. 21-22} Починати ці листи можна з таких зворотів:

«Просимо взяти участь у...»

«Запрошуємо... »

«Запрошуємо Вас...»

«Щиро запрошуємо Вас...»

«Ми раді запросити Вас...»

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення. Наприклад:

Просимо Вас взяти участь у нараді директорів підприємств агропромислового комплексу Вінницької області з питання переведення підприємств Іллінецького району на госпрозрахунок.

Нарада відбудеться 27 грудня 1997 року в конференц-залі обласної Ради профспілок за адресою:

м. Вінниця, вул. Хмельницьке шосе, 2. Реєстрація учасників— з 9-30. Початок роботи о 19-00.

1.3.3 Супровідні листи

Супровідні листи — це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А5.{5,с.23-24} Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яснити основні документи (наприклад, уточнити термін виконання, роз'яснити складні моменти, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами: «Надсилаємо...», «Направляємо...», «відправляємо...» і т. п. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються. (див. Додаток 3)

1.3.4 Листи-повідомлення

Листи- повідомлення — це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт, їх направляють конкретному адресатові. Наприклад:

Повідомляємо, що для будівництва нового корпусу історичного факультету Вам виділено 1 250 900 (Один мільйон двісті п'ятдесят тисяч дев'ятсот) грн. 00 коп. , у тому числі на придбання необхідного обладнання -200 000 (Двісті тисяч) грн.

Або

Повідомляємо, що для продовження в 1998 р. теми № І'121 Вам виділено 40 000 (Сорок тисяч) гривень, із них 10 000 (Десять тисяч) гривень — на преміювання працівників.

Положення про преміювання необхідно подати не пізніше як 24 грудня 1997року.

5. Листи підтвердження

Листи-підтвердження — це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, листів, цінних паперів тощо. Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова «підтверджувати». Наприклад:

Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки та направляння листів-нагадувань дає змогу адресатові зняти питання з контролю. (див. Додаток 4)