4.3. Використання форм та фільтрів

Для того, щоб відкрити раніше створену форму, потрібно двічі натиснути ліву клавішу миші на її піктограмі у головному вікні БД або вибрати командну кнопку Open (Открыть). В будь-якому випадку форма відкриється в режимі форми, де можна працювати з даними БД.

Технологія створення нових записів в БД з використанням форм нагадує технологію введення даних в таблицю. Тобто, для того, щоб добавити новий запис, потрібно перейти до порожнього запису, який завжди знаходиться в кінці таблиці, і ввести новий запис. При цьому після створеного запису автоматично з'являється ще один порожній запис.

Крім цього, новий запис можна створити, вибравши в пункті меню Edit (Правка) підпункт Go To (Перейти), а в ньому команду New Record (Новая запись).

Під час редагування даних для переміщення за допомогою клавіатури по формі використовуються комбінації клавіш представлені в таблиці 11.5.

В Access з'явився новий засіб для роботи з даними в режимі форм - це фільтр по формі. Фільтр по формі дозволяє відфільтрувати записи з використанням форми для встановлення умов вибору. Наприклад, потрібно знайти всі записи з прізвищами "Таран".

Д ля цього потрібно скористатись фільтром по формі, виконавши наступну послідовність дій. Спочатку, в режимі форми, вибрати в пункті меню Records (Записи) підпункт Filter (Фильтр), а в ньому команду Filter by Form (Изменить фильтр) або натиснути піктограму . При цьому зовнішній вигляд форми зміниться, її поля стануть порожніми.

У відповідне поле форми потрібно ввести умову відбору. При цьому можна вводити складні умови використовуючи для їх об'єднання логічні оператори "and" або "or". Наприклад, якщо в поле "Прізвище" ввести запис "Таран or Сиротюк", то в формі залишаться лише записи в яких є прізвище "Таран" або "Сиротюк". Для завантаження створеного фільтру потрібно вибрати в пункті меню Records (Записи) команду Apply Filter/Sort (Применить фильтр) або натиснути піктограму

Фільтр буде діяти до тих пір, поки він не буде відмінений. Для цього потрібно в пункті меню Records (Записи) вибрати команду Remove Filter/Sort (Удалить фильтр).

Ф ільтри можна записувати як частину форми. Для цього потрібно створити фільтр, а тоді вибрати кнопку або в пункті меню File (Файл) команду Save as Query (Сохранить как запрос). Відкривається вікно, де потрібно вказати назву фільтра (він буде збережений у списку запитів). Для використання фільтра потрібно перейти в режим створення фільтра і в пункті меню File (файл) вибрати команду Load from Query (Загрузить из запроса) або натиснути піктограму

5. Робота зі звітами в Access.

5.1. Типи звітів. Створення звітів з допомогою майстра звітів

Звіт (Report) - це кінцевий результат виконання багатьох задач керування БД. З допомогою звітів дані можна подати фактично в будь-якому форматі, з різними рівнями деталізування. Хоча для отримання потрібних даних можна використовувати запити, звіти краще підходять для візуального та друкованого подання даних.

Практично всі звіти, які можна створити в Access, поділяються на три категорії:

• рядкові - в цих звітах дані відображаються по рядках, причому кожне поле БД займає окрему колонку;

• звіти в колонку - в цих звітах всі поля відображаються в одну колонку і вирівнюються по лівому краю. Звіти зверстані в колонку дуже схожі на форми, але вони використовуються лише для відображення або друку даних, а не для їх введення та редагування;

• поштові наклейки - це звіти, які використовують для друку поштових наклейок. В Access є майстер звітів, який спеціально призначений для створення наклейок в різних форматах.

Крім цього, звіти можуть бути: звичайні - створені на основі однієї таблиці БД, та реляційні - створені на основі декількох зв'язаних таблиць.

Перш ніж створювати звіт, його необхідно спланувати. Рекомендується така послідовність розробки звіту.

1. Визначити розмітку звіту. Спочатку розмітку потрібно продумати і бажано чорновий варіант розробити на папері.

2. Зібрати потрібні дані. В якості джерела даних для звіту Access можна використати одну або кілька таблиць або запитів. Для того, щоб відібрати і впорядкувати дані, краще за все використати запити.

3. Сконструювати структуру звіту. Використовуючи майстер звіту або вікно конструктора, потрібно розмістити необхідні поля, мітки та інші об'єкти.

4. Переглянути або роздрукувати звіт. Після завершення розробки звіту його можна переглянути, вибравши команду Print Preview (Предварительный просмотр) з пункту меню File (Файл). Щоб роздрукувати звіт, потрібно вибрати в пункті меню File (Файл) команду Print (Печать) або натиснути комбінацію клавіш Ctrl+P. Дані в звіті можна групувати по певному полю або таблиці. Наприклад, для звіту, що містить кілька десятків записів про покупців із різних міст. В цьому випадку можна вибрати групування по полю місто, в результаті чого дані будуть перегруповані таким чином, що назва міста буде зустрічатись лише по одному разу (всі записи з однаковим вмістом поля "Місто" будуть об'єднані в своєрідні групи).

Для створення звіту потрібно в головному вікні БД (мал. 11.5) вибрати закладку Reports (Отчеты), а в ній командну кнопку New (Создать). При цьому відкривається вікно New Report (Новый отчет), де потрібно вибрати режим створення звіту. Після цього у випадаючому списку, в нижній частині вікна, потрібно вибрати назву таблиці БД, запиту або фільтра по формі, на основі якого буде створений звіт. В списку режимів створення звіту можна вибрати:

• D esign View (Конструктор) - створення структури звіту вручну, з допомогою конструктора звітів;

• Report Wizard (Мастер отчетов) - створення звітів з допомогою майстра звітів;

• AutoReport: Columnar (Автоотчет: в столбец) - автоматичне створення звіту в колонку за стандартним шаблоном;

• AutoReport: Tabular (Автоотчет: ленточный) - автоматичне створення рядкового звіту за стандартним шаблоном;

• Chart Wizard (Мастер диаграммы) - створення звіту у вигляді діаграми;

• Label Wizard (Почтовые наклейки) - створення звітів у вигляді поштових наклейок.

Найбільш швидкий спосіб створення звітів - це використання функції автозвіт. Для цього у вікні New Report (Новый отчет) потрібно вибрати один з типів AutoReport (Автоотчет) і натиснути кнопку ОК. При цьому автоматично створюється звіті відкривається вікно попереднього перегляду перед друком.

Для створення звіту за допомогою майстра звітів потрібно в діалоговому вікні New Report (Новый отчет) вибрати режим Report Wizard (Мастер отчетов) (у випадаючому списку в нижній частині вікна потрібно вибрати таблицю БД, запит або фільтр по формі). На першому кроці роботи майстра звітів відкривається вікно, аналогічне відповідному вікну майстра створення форм (мал. 11.15), де потрібно вибрати поля які повинні ввійти в звіт. Для цього можна скористатись кнопками: ">" - вибрати виділене поле або ">>" - вибрати всі поля одночасно. У випадаючому списку Tables/Queries (Таблицы/запросы) потрібно вибрати таблиці БД або запити, з яких потрібно використати поля для звіту.

Після натискання Next (Далее) відбувається перехід до другого етапу роботи майстра звітів. При цьому вигляд другого діалогового вікна залежить від того, скільки таблиць БД використано для вказання полів звіту. Якщо використано лише одну таблицю БД, то з'являється вікно, показане на малюнку 11.20. З допомогою піктограм цього вікна можна встановити поля по яких буде відбуватись групування об'єктів та рівні групування. Для цього потрібно вибрати відповідне поле в списку і натиснути піктограму ">". Якщо вибрати ще одне поле і натиснути піктограму ">", то створиться другий рівень групування. Аналогічно створюється третій четвертий рівень групування і т.д. Піктограмами із стрілками вверх та вниз можна змінювати порядок слідування рівнів групування. Якщо на попередньому кроці роботи майстра звітів вибрати поля з різних таблиць БД (реляційний звіт), то у вікні, показаному на малюнку 11.20, замість списку полів буде список таблиць із яких вибрано поля для створення звіту. Кнопка Grouping Options... (Группировка...) відкриває додаткове вікно, де можна змінити відстань між записами поля, по якому відбувається групування. Встановивши список полів (таблиць БД), навколо яких будуть групуватись дані, потрібно натиснути командну кнопку Next (Далее) для переходу до наступного етапу роботи майстра.

Н а третьому етапі роботи майстра звітів відкривається діалогове вікно (мал. 11.21), де у випадаючих списках потрібно вибрати поля, по яких потрібно сортувати дані в звіті. Причому, вікно містить чотири списки (тобто можна сортувати до чотирьох полів одночасно), які пронумеровані в порядку черговості сортування. Тобто, спочатку йде сортування по полю, вказаному в першому списку, а вже коли в цьому полі є однаковий вміст (наприклад, однакові прізвища), то сортування відбувається по полю, вказаному в другому списку. Якщо і там однакові записи, то сортування йде по полю вказаному в третьому списку і т.д. Після натискування кнопки Next (Далее) відбувається перехід до четвертого вікна роботи майстра звітів. При цьому відкривається вікно, показане на малюнку 11.22. В даному діалоговому вікні потрібно створити макет майбутнього звіту. В розділі Layout (Макет) можна вибрати:

• Stopped (в столбец) – стовпчикове розміщення із виділенням полів, по яких відбувається групування в окремі рівні;

• Block - поблокове розміщення записів із виділенням полів, по яких відбувається групування в один рівень (в російській версії програми даний тип розміщення відсутній);

• Outline 1 та Outline 1 (табличный) – табличне розміщення записів із виділенням полів (таблиць), по яких відбувається групування;

• Align Left 1 та Align Left 2 (выровненный) - також табличне розміщення, але поля (назви таблиць), по яких відбувається групування вирівнюються по лівому краю, разом із іншими полями.

Розділ Orientation (Ориентация) встановлює просторове розміщення таблиці звіту відносно аркуша паперу: Portrait (книжная) - вертикальне або Landscape (альбомная) - горизонтальне розміщення аркуша.

Якщо відмітити опцію Adjust the field width so all fields fit on a page (Настроить ширину полей для размещения на одной странице), то ширина полів в звіті встановлюється автоматично таким чином, щоб таблиця із звітом зайняла всю ширину аркуша паперу.

Після натискування Next (Далее) відбувається перехід до п'ятого етапу роботи майстра. В результаті чого відкривається вікно, де потрібно вибрати стиль фону звіту. Дане вікно дуже схоже на аналогічне вікно роботи майстра створення форм (мал.11.17). Вибравши стиль фону звіту, потрібно натиснути кнопку Next (Далее) для переходу до останнього вікна роботи майстра звітів.

На останньому етапі роботи майстра звітів відкривається діалогове вікно, повністю аналогічне до завершального вікна роботи майстра створення форм (мал. 11.18), яке описане в розділі 4.2 даної частини посібника. Встановивши в даному вікні назву звіту, та відмітивши відповідний режим завершення роботи майстра, потрібно натиснути командну кнопку Finish (Готово).