5.2. Робота з конструктором звітів
Якщо звіти, що створюються за замовчуванням або за допомогою майстра звітів користувача не задовольняють, то слід створити звіт вручну за допомогою конструктора звітів.
Для реалізації цієї можливості потрібно в головному вікні БД (мал. 11.5) вибрати закладку Reports (Отчеты), а в ній командну кнопку New (Создать). При цьому відкривається вікно New Report (Новый отчет), де необхідно вибрати режим Design View (Конструктор), а тоді, у випадаючому списку, в нижній частині вікна вибрати назву таблиці БД, запиту або фільтра по формі і натиснути ОК. Відкривається вікно конструктора звітів.
Якщо дані потрібні для звіту знаходяться в кількох таблицях, то спочатку потрібно створити реляційний запит, який буде включати ці поля, а тоді вибрати його ім'я у випадаючому списку вікна New Report (Новый отчет).
Звіт в Access складається з кількох розділів, тобто тут прийнято структурний стиль розробки звітів (кожен звіт складається з декількох структурних одиниць - розділів). Звіт може складатись з наступних розділів:
• розділ верхнього колонтитула (Page Header) - з'являється на початку кожної сторінки звіту. Він може містити заголовки колонок табличного звіту;
• розділ заголовка звіту (Report Header) - є необов'язковим розділом, який містить інформацію, що з'являється лише один раз - на початку звіту;
• розділ приміток до звіту (Report Footer) - є необов'язковим розділом, який містить інформацію, що з'являється лише один раз - в кінці звіту. Як правило, він використовується для розміщення підсумовуючих даних;
• розділ ділянки даних (Detail) - містить основну частину даних, які потрібно представити в звіті. Саме в цьому розділі знаходяться поля даних, та назви полів;
• розділ заголовка групи (Sorting and Grouping) - необов'язковий розділ, який з'являється на початку кожної групи записів згрупованих по певному полю (див.: розділ 5.1 даної частини посібника);
• розділ нижнього колонтитула (Page Footer) - з'являється в кінці кожної сторінки звіту.
Створення об'єктів та полів в розділах конструктора звітів нічим не відрізняється від створення аналогічних об'єктів для форм (див.: розділ 4.2. даної частини посібника). При цьому використовується та ж панель інструментів із піктограмами об'єктів (див.: таблицю 11.4). На малюнку 11.23 показано приклад створення структури звіту за допомогою конструктора звітів.
П
отрібно
відмітити, що такі елементи керування
як командні кнопки, опції, перемикачі,
вимикачі та списки використовувати
недоречно, оскільки звіт після створення
не можна використовувати для редагування
даних.
Отже ці елементи жодних дій виконувати не будуть.
У звітах, як і в формах, можна додавати обчислювальні елементи керування для відображення даних, які базуються на обчисленнях. В обчисленнях можна використовувати будь-яку доступну Access функцію. Представимо кілька найпоширеніших функцій, що при цьому використовуються:
Avg (значення) - знаходить середнє арифметичне набору значень;
Date () - виводить поточну дату;
Мах (значення) - знаходить максимальне значення в набору даних;
Міn (значення) - знаходить мінімальне значення із набору даних;
Sum (значення) - знаходить суму значення із набору даних;
Time () - виводить поточний час
Для створення формули, за якою буде проводитись обчислення, спочатку потрібно поставити знак "=" ("дорівнює"), а тоді ввести формулу.
Якщо в звіті потрібно відобразити загальну ціну партії товару, то потрібно ввести формулу:
=[Кількість]*[Ціна],
де Кількість та Ціна - назви полів, в яких записано кількість товару та ціна одиниці товару.