4. Робота з формами в Access.

4.1. Створення форм для роботи з даними бд

В попередніх розділах даної частини описано порядок роботи з БД в режимі таблиці. Але в Access крім таблиць для роботи з даним в БД часто використовують режим форм.

Форми - це спеціальні бланки для відображення на екрані лише одного запису. Зверніть увагу, що форми Access мають значно ширші можливості, ніж просте відображення набору полів одного запису. Так, в форми можна поміщати графічні зображення, в тому числі і у вигляді об'єктів OLE. В формах можна виводити дані з кількох зв'язаних таблиць. Можна також створювати форми, які забезпечують різне подання одних і тих же даних.

Використання форм для введення та редагування даних має ряд переваг в порівнянні з використанням таблиць. Так, при перегляді даних в режимі таблиці часто виявляється, що важко побачити всі поля окремого запису (а інколи і неможливо). Крім цього, форми дозволяють вибрати зручне розміщення полів і забезпечити перегляд графічних об'єктів, які зберігаються в полях OLE-об'єктів.

Access дозволяє швидко створювати форми, використовуючи майстер форм. Можна також створити форму на основі існуючої: відкривши порожню та зразкову і перетягнувши за технологією Drag-and-Drop потрібні об'єкти.

Для створення форми потрібно у головному вікні БД (мал. 11.5) перейти до закладки Forms (Формы) і натиснути командну кнопку New (Создать). Відкривається діалогове вікно New Form (Новая форма), яке схоже на вікно створення нової таблиці БД (мал. 11.6). В даному вікні можна вибрати один з режимів створення форми:

• Design View (Конструктор) - створення форми за допомогою конструктора форм;

• Form Wizard (Мастер форм) - створення форми за допомогою майстра форм;

• AutoForm: Columnar (Автоформа: в столбец) - створення форми з використанням можливостей автоформатування. При цьому поля розміщуються в колонку;

• AutoForm: Tabular (Автоформа: ленточная) - створення форми з використанням можливостей автоформатування. При цьому поля розміщуються в рядок;

• AutoForm: Datasheet (Автоформа: табличная) - створення форми з використанням можливостей автоформатування. При цьому поля розміщуються у вигляді звичайної таблиці БД;

• Chart Wizard (Диаграмма) - створення форми, яка відображає числові дані у формі діаграми, що будується за допомогою майстра діаграм;

• Pivot Table Wizard (Сводная таблица) - створення форми, що містить зведену таблицю Excel. Після вибору режиму створення форми, у випадаючому списку в нижній частині вікна потрібно вибрати назву таблиці БД, до якої створюється форма і натиснути кнопку ОК.

Найшвидший спосіб створення форм, це використання режимів AutoForm (Автоформа). При цьому форма створюється на основі стандартних бланків форми. Як ми вже говорили, у вікні New Form (Новая форма), можна вибрати один з трьох варіантів шаблону автоформи (див. попередній матеріал).

Створення форми за допомогою майстра форми

П ри виборі у вікні New Form (Новая форма) режиму створення форми Form Wizard (Мастер форм) завантажується підпрограма майстра форми. При цьому відкривається перше вікно роботи майстра (мал. 11.15), в якому, у списку Available Field (Доступные поля), потрібно покроково вибирати поля, які необхідно включити в форму, і натискувати кнопку із зображенням символу ">". Тоді кожне з полів переноситься в список Selected Fields (Выбранные поля). Для переведення в список Selected Fields (Выбранные поля) всіх полів із лівого списку можна натиснути кнопку ">>". Якщо в список вибраних полів будуть занесені зайві поля, то слід вибрати їх і натиснути кнопку із зображенням символу "<", Встановивши список всіх необхідних для форми полів, потрібно натиснути Next (Далее) для переходу до наступного вікна роботи майстра.

Якщо для створення форми потрібно використати поля з інших таблиць, то у випадаючому списку Table/ Queries (Таблица/Запросы) потрібно вибрати іншу таблицю. Тоді добавити потрібні поля так, як це описано вище. При цьому таблиці повинні бути зв'язані, в іншому випадку після натискування Next (Далее) з'являється додаткове вікно, де пропонується зв'язати ці таблиці (див. розділ 2.5 даної частини посібника) і розпочати створення форми спочатку.

В результаті - відкривається наступне вікно роботи майстра форм (мал. 11.16), в якому потрібно вибрати тип форми і натиснути командну кнопку Next (Далее). При цьому можна вибрати наступні типи форм:

• Columnar (в один столбец) - всі поля запису розміщені в одну колонку і вирівняні по лівому краю;

• Tabular (ленточный) - всі поля запису розміщені в рядок і відділені між собою інтервалами;

• Datasheet (табличный) - форма у вигляді таблиці подібної на таблицю даних, але без виділення відступом;

• Justified (выровненный) - поля форми розміщуються по порядку, а їх ширина підганяється до ширини полів таблиці з фіксованим відступом від правого краю.

Якщо для створення форми використовувались поля з декількох зв'язаних таблиць БД, то вигляд другого діалогового вікна буде інший ніж той, що представлений на малюнку 11.16. В цьому випадку в списку потрібно вибрати таблицю БД, яка повинна бути головною таблицею, тобто таблицею на базі якої створюється форма. Після цього необхідно вибрати тип підключення полів інших зв'язаних таблиць до головної таблиці. При цьому можна вибрати опції:

• Form with subform(s) (Подчиненные формы) відображати один запис з головної таблиці і всі відповідні записи з вторинних таблиць;

• Linked forms (Связанные формы) - створювати додаткові форми, що зв'язані з головною, для представлення даних із вторинних таблиць.

На третьому етапі роботи майстра форм відкривається діалогове вікно (мал. 11.17), де потрібно вибрати стиль фону форми. В Access є десять стилів фону для форм, які створюються за допомогою майстра форм. Хочемо зауважити, що хоча деякі зі стилів фону форм є досить привабливими, не потрібно зловживати їх використанням, оскільки додавання до форми кольорових малюнків сповільнює роботу над БД. Це перш за все стосується малопотужних ПК з обмеженими ресурсами.

Після того, як буде вибрано стиль форми, потрібно натиснути командну кнопку Next (Далее) для переходу до наступного етапу роботи майстра форм.

В останньому (четвертому) вікні роботи майстра форм (мал. 11.18) потрібно вказати назву (заголовок) форми. Якщо форма заснована на кількох таблицях, то потрібно також вказати назви другорядних форм. Крім цього, в даному вікні можна вибрати одну з двох опцій перемикачів:

• Open the form to view or enter information (открытие формы для просмотра или ввода данных) - після завершення роботи майстра форм відкрити вікно форми із активним першим записом.

• Modify the form's design (изменение макета формы) - після завершення роботи майстра форм, відкрити вікно конструктора форм.

О пція Display Help on working with the form? (Вывести справку по работе с формой?) дозволяє виводити текст допомоги при роботі з формою. Встановивши в даному діалоговому вікні всі необхідні параметри, потрібно натиснути командну кнопку Finish (Готово) для завершення роботи майстра форм.