2.5. Індексування та зв'язування таблиць бд

Для таблиць великих розмірів значно ускладнюється процес пошуку даних, навіть якщо використовувати команду пошуку даних. Для пришвидшення цього процесу сучасні СКБД мають можливість індексувати БД.

Індексні поля - це поля, в яких інформація посортована в певному порядку. При цьому в результаті індексування самі записи не пересортовуються. Сортується лише інформація в певному полі, а оскільки до проіндексованого поля прив'яжеться адреса самого запису, то це дозволяє підтримувати записи впорядкованими по цьому полі. Така структура дозволяє одночасно проіндексувати будь-яку кількість полів. При звертанні до будь-якого індексного поля порядок чередування записів в таблиці змінюється в залежності від порядку встановленому в цьому полі.

Індекси корисні для збільшення швидкості виконання багатьох операцій над БД, особливо при виконанні пошуку і при складенні звітів. Наприклад, якщо є таблиця із записами про службовців із ключовим полем за порядковими номерами працівників, а в звітах записи потрібно впорядкувати за прізвищами. У цьому випадку, якщо таблиця має великий об'єм, можна пришвидшити процес створення звіту, створивши індекс по полю Прізвище.

Д ля того, щоб створити індекс по певному полю, потрібно відкрити таблицю в режимі конструктора таблиць. Для цього у вікні таблиці БД можна викликати контекстне меню на заголовку вікна і вибрати команду Table Design (Конструктор) або натиснути піктограму У вікні конструктора таблиці необхідно відмітити поле, по якому потрібно створити індекс. Після чого потрібно активізувати закладку General (Общие), розділу Field Properties (Свойства поля), і в полі Indexed (Индексированное поле) вибрати у випадаючому списку Yes (Duplicates OK) (Да (Допускаются совпадения)) або Yes (No Duplicates) (Да (Совпадения не допускаются)). Якщо вибрати перший параметр, то допускається присутність більше одного запису з однаковими даними в полі. Коли вибрати Yes (No Duplicates) (Да (Совпадения не допускаются)), то Access не дозволяє зберігати декілька записів із однаковими значеннями в полі.

Щоб додати індекс одночасно по декількох полях потрібно виконати наступну послідовність дій:

1. Відкрити потрібну таблицю в режимі конструктора таблиці.

2. Відмітити поле по якому потрібно створити індекс.

3. В ибрати піктограму з піктографічного меню Access або в пункті меню View (Вид) виконати команду Indexes (Индексы). При цьому відкривається діалогове вікно (мал. 11.9).

4. В колонці Index Name (Индекс) потрібно ввести ім'я індексу.

5. Натиснути в колонці Field Name (Имя поля). При цьому з'являється кнопка випадаючого списку. Якщо натиснути цю кнопку, то відкриється список всіх полів таблиці, де потрібно вибрати назву відповідного поля (яке потрібно індексувати).

6. В колонці Sort Order (Порядок сортировки) необхідно вибрати напрямок сортування:

Ascending (По возрастанию) - за зростанням або Descending (По убыванию) - за спаданням даних.

7. В наступних рядках вікна потрібно повторити пункти 4-6 для всіх інших полів, які необхідно проіндексувати.

Встановлення зв'язків між таблицями

Одним із найбільш потужніших засобів Access є можливість встановлювати зв'язки між кількома таблицями. Для того, щоб встановити зв'язки, потрібно вибрати в пункті меню Tools (Сервис) команду Relationships (Схема данных). При цьому встановлюються зв'язки по однакових полях таблиць БД. В результаті виконання команди автоматично відкривається однойменне вікно, де можна переглянути всі зв'язки, що встановлені між таблицями БД.

Встановлені зв'язки автоматично використовуються для з'єднання полів в створюваних запитах, формах і звітах. Хоч встановлювати зв'язки між таблицями зовсім не обов'язково, цей засіб економить час і гарантує отримання правильних результатів при розробці складних форм і звітів.

Другою особливістю встановлення зв'язків між таблицями є підтримка цілісності бази даних. При підтримці цілісності, дані автоматично захищаються від змін і видалень, які можуть порушити зв'язки між записами в таблицях.

Я к ми вже говорили, зв'язок встановлюється лише між однаковими полями таблиць БД. Якщо користувачу потрібно зв'язати інші поля, то у вікні Relationships (Схема данных), необхідно виділити поле першої таблиці (з тих що зв'язуються). Потім мишею перетягнути його на поле в іншій таблиці (з яким потрібно встановити зв'язок). При цьому відкривається вікно (мал. 11.10), де потрібно переконатись в тому, що правильно встановлено назви полів, які потрібно зв'язати. Якщо поля вибрані неправильно, то у випадаючих списках їх можна змінити.

Крім цього, в нижній частині вікна можна встановити опції:

• Referential Integrity (Обеспечение целостности данных) - автоматична підтримка цілісності бази даних. Якщо встановити дану опцію, то можна використати наступні опції;

• Cascade Update Related Fields (Каскадное обновление связанных полей) - зміни, зроблені у зв'язаному полі першої таблиці, автоматично будуть перенесені в поля зв'язаних таблиць, які містять ті ж самі дані;

• Cascade Delete Related Fields (Каскадное удаление связанных полей) – видалення записів у першій таблиці автоматично призводить до видалення відповідних записів в зв'язаних таблицях.

Встановивши всі необхідні параметри, потрібно натиснути кнопку ОК.

Якщо необхідно додати до зв'язаних таблиць ще одну, потрібно викликати контекстне меню на вільному місці вікна Relationships (Схема данных), де вибрати команду Show Table (Добавление таблицы). Відкривається однойменне діалогове вікно, де потрібно вибрати назву таблиці і натиснути кнопку Add (Добавить). Потім встановити відповідні зв'язки, так як ми вже пояснювали.

Для зв'язування таблиць по відповідних полях, не обов'язково, щоб ці поля мали однакову назву. Необхідно лише, щоб зв’язуванні поля мали однаковий тип.