Теоретичний матеріал

Протокол — це офіційний документ, в якому фік­суються: 1) хід зборів, нарад, засідань; 2) питання, які розглядаються; 3) прийняті рішення.

Як і всі документи, протокол має чітко визначену структуру й форму. До основних частин протоколу на­лежать: вступна частина (номер протоколу; на­зва того, що протоколюється,— збори, нарада, засідан­ня; відомості про присутніх, записується кількість їх або перераховуються прізвища та ініціали; склад пре­зидії, порядок денний).

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Вони скла­даються з рубрик: «Слухали» й «Ухвалили», а також «Виступили» — у складному, або розгорнутому вигляді.

У такому протоколі відбивається весь хід зборів чи засідання, точно і повно (але не докладно) записуються непрямою мовою кожне повідомлення і виступ.

З питань, які мають особливо важливе значення, приймають не рішення чи ухвалу, а резолюцію (поста­нову).

Резолюція, як правило, містить розгорнутий вступ, який називається констатуючою частиною. У вступі описується фактичний матеріал, дається оцінка виконаної роботи (традиційно спочатку говориться про успіхи, потім про недоліки), визначаються завдання для наступної роботи, а в резолюції (постанові) зазна­чаються заходи, спрямовані на виконання поставле­них завдань.

Вправа1

Розгляньте зразок протоколу. Зверніть увагу на місце розташування реквізитів та записи рубрик і розділів основного тексту.

ПРОТОКОЛ № 5

зборів студентів 11 групи спеціальності «Ветеринарна медицина»

Каховського державного агротехнічного коледжу

від 2 березня 2015 року

Присутні 16 осіб.

Голова зборів — Сидоренко С.

Секретар — Бурчак Л.

Порядок денний:

1. Підсумки успішності та поведінки студентів групи за І семестр 2014-2015 навчального року.

2. Організація вечора, присвяченого Міжнародному жіночому дню.

1.Слухали: Про підсумки успішності та поведін­ки студентів групи за І семестр 2014-2015 навчального року.

Інформація старости групи Гончарук Н.

Гончарук Н. відзначила, що переважна більшість студентів мають добрі і відмінні оцінки. Проте є такі, які мають низький бал успішності (Сиротенко Т., Скиба А. — з алгебри і геометрії, Матвійчук П. — з історії).

Виступили:

Миколайчук С. нагадала, що Сиротенко Т. довго хворіла в цьому півріччі. Вона вважає, що студентці тре­ба допомогти, і запропонувала свою допомогу з алгебри й геометрії.

Василенко А. зазначив, що Скиба А. і Матвійчук П. несумлінно ставляться до навчання, часто пропускають заняття, приходять непідготовленими.

Ухвалили:

1. Скибі А. і Матвійчуку П. серйозно і відповідально ставитись до навчання.

2. Доручити Миколайчук С. допомогти з алгебри і геометрії Сиротенко Т.

3. 16 березня 2015 року заслухати звіт усіх невстигаючих про їхнє навчання.

2. С л у х а л и: Інформацію Ткаченко О. про ор­ганізацію свята, приуроченого до Міжнародного жіночого дня – 8 Березня.

Ухвалили:

1. Святковий вечір провести 7 березня.

2. Відповідальними за організацію і проведення ве­чора призначити Кириченка С., Грицай Ю., Пономаренко В.

3. Відповідальний за випуск привітальної стіннівки — Степанчук В.

Голова зборів – (підпис) С. Сидоренко

Секретар – (підпис) Л. Бурчак

Зверніть увагу!

Після слів «Присутні 26 осіб» двокрапка не ста­виться, оскільки немає переліку; якщо йде перелік прізвищ (наприклад, «Присутні: Іванчук О., Борисенко Л.» і т. д.), двокрапка ставиться обов’язково.

Вправа 2

Прочитайте уривок із протоколу. Знайдіть помилки, допущені під час складання документа. Скористайтеся пода­ною схемою протоколу: 1) назва установи і її підвідомчість; 2) назва документа; 3) найменування колегіального органу; 4) вид засідання; 5) дата засідання; 6) номер; 7) місце прове­дення; 8) ініціали і прізвища секретаря (секретаріату) й голови; 9) склад присутніх (список або число); 10) порядок денний; 11) текст протоколу; 12) перелік додатків (якщо вони є); 13) підписи.

ПРОТОКОЛ № 2 засідання учнівської ради 11-А класу Порядок денний:

1. Про роботу з естетичного виховання (доповідає Середа А.).

2. Гуманітарна допомога дитячому будинку.

З першого питання слухали: повідомлення від­повідального за роботу з естетичного виховання Середу А., яка повідомила, що план роботи вико­нується. Не завжди дотримується зазначений термін проведення заходу, але це часто пов’язано з об’єктив­ними причинами. Вдало пройшов вечір поезії, в якому особливо активну участь взяли учні нашого класу. Проте більшість учнів все ще не активні, не хочуть брати участь у вечорах, екскурсіях.

Савченко П.: Думаю, що потрібно уважніше проду­мувати план. Для цього передбачати заходи, які цікаві більшості учнів класу.

Гуленко В.: Але ж вони голосували за цей план.

Савченко П.: Для цього в плані не вказувати число, ко­ли, наприклад, відбудеться відвідання музею чи театру.

Іванчук Р.: Роботу з естетичного виховання організовано непогано. Учні стараються, дістають квитки, домовляються про екскурсії, зустрічі з ціка­вими людьми. Це не так просто, а буває, що йти майже ніхто не хоче.

Вправа 3 (обов’язково!!!)

Напишіть складний протокол зборів чи засідання, в яких ви самі брали участь (у порядку денному – не менше двох питань: про надання матеріальної допомоги студентам групи, про організацію профорієнтаційної роботи чи допомоги викладачам-пенсіонерам тощо). Дотримуйтеся вимог, поданих у наведених зразках.