Т аблиця 6.4 Типова форма № з-9

КНИГА СКЛАДСЬКОГО ОБЛІКУ ЗАПАСІВ Матеріально відповідальна особа — Лісова М. Л.

Склад	Стелаж	Поличка	Одиниця вимірювання	Ціна	Марка	Ґатунок	Профіль	Розмір	Номенклатур­ний номер	Норма запасу
1	4	2	кг	11,00	Емаль ПК1217ВЕ	1			2047132	30

Найменування матеріалу фарба біла

Дата запису	Номер документа	Порядковий номер запису	Від кого отримано й кому надано	Надходження	Видаток	Залишок	Контроль (підпис і дата)
01.10.2005	458	1	ТОВ «Будматеріали»	80		80
15.10.2005	128	2	Комендантові корпусу № 3		30	50
18.10.2005	130	3	Комендантові корпусу № 2		20	30

Т аблиця 6.5 Типова форма № з-7

КАРТКА КІЛЬКІСНО-СУМОВОГО ОБЛІКУ

Рахунок 253/31 Бензин А-95

Дата	Номер меморіального ордера	Зміст операції	Ціна		Дебет			Кредит			Залишок
					Кількість	Сума		Кількість	Сума		Кількість	Сума
1	2	3	4		5	6		7	8		9	10
Залишок на 1.01.03			1	80							120	216	—
03.01.2003	№ 13	Відпуск	1	80			—	120	180	—	—	—	—
28.01.2003	№ 4	Оприбуткування	1	85	200	370	—				200	370	—
01.02.2003	№ 13	Відпуск	1	85				100	185	—	100	185	—
15.02.2003	№ 13	Відпуск	1	85				100	185	—	—	—	—
28.02.2003	№ 4	Оприбуткування	1	80	200	360	—	—	—	—	200	360	—
29.02.2003	№ 13	Відпуск	1	85	100	180	—				100	180	—

Під час перевірки бухгалтерією порядку ведення та даних книги складського обліку щомісячно здійснюють звірку даних складського й бухгалтерського обліку, про що робиться відповідний запис у зазначеному регістрі.

В окремих установах, де номенклатура матеріалів невелика, застосовують спрощений варіант цього методу обліку. Відповідно до нього матеріально відповідальні особи щомісячно здають матеріальний звіт разом із первинною документацією, який приймається, перевіряється, таксується, після чого стає регістром аналітичного обліку (рис. 6.2).

Рис. 6.2. Схема обліку запасів за звітами матеріально відповідальних осіб

У наукових установах НАНУ, вищих навчальних закладах, які мають значну номенклатуру запасів, а також у централізованих бухгалтеріях застосовують інший метод обліку товарно-мате­ріальних цінностей — оперативно-бухгалтерський. Згідно із цим методом бухгалтерія відкриває картки чи книги складського обліку й відповідно до встановленого порядку передає їх під розписку в журналі реєстрації чи реєстрі видачі карток завідувачеві складу (комірникові).

У зазначених регістрах на складі на підставі первинних документів здійснюється кількісно-сортовий облік. З метою забезпечення систематичного контролю за правильністю ведення складського обліку, що за зазначеним методом виступає безпосеред­ньою складовою бухгалтерського обліку, бухгалтерія установи систематично (раз на тиждень, декаду) проводить перевірку своєчасності, правильності й повноти оформлення операцій з руху запасів на складі й у присутності матеріально відповідальних осіб, а також здійснює вибіркову перевірку фактичних залишків, як правило, дорогих чи дефіцитних видів запасів. Правильність записів у картках чи книгах підтверджується підписом у них працівника бухгалтерії, що здійснював перевірку. Зазначені регістри обліку зберігаються на складі в картотеці.

У бухгалтерії установи облік запасів ведеться в грошовому вираженні за субрахунками, групами запасів і матеріально відповідальними особами в оборотній відомості лише в сумовому вигляді (рис. 6.3).

Рис. 6.3. Схема оперативно-бухгалтерського (сальдового) методу обліку запасів

Взаємозв’язок між кількісно-сортовим обліком на складі та синтетичним обліком у бухгалтерії забезпечується за допомогою відомості обліку залишків запасів на складі, яку відкривають у бухгалтерії на цілий рік за кожним складом (коморою) та за групами, підгрупами й номенклатурними номерами із зазначенням одиниць вимірювання, облікових цін і залишків у натуральному і грошовому вираженні на кожне перше число місяця. Упродовж місяця відомість перебуває в бухгалтерії, ви­користовується для довідкових цілей. Наприкінці місяця її передають на склад для занесення даних про залишки на кінець місяця з карток чи книг. Правильність перенесення даних підтверджує підписом особа, яка перевіряє, — працівник бухгалтерії.

Наприкінці місяця відомість передають до бухгалтерії для таксування за кожним номенклатурним номером і підбиття підсумків за субрахунками, групами, матеріально відповідальними особами. Отримані результати звіряють із даними оборотної відо- мості, яку ведуть у грошовому вираженні. Установлена під час звірки тотожність підтверджує правильність ведення складського обліку та його точність. Виявлені під час звірки розбіжності усуваються.

Оперативно-сальдовий метод є найпрогресивнішим, бо забезпечує скорочення трудомісткості облікових робіт бухгалтерії, дає змогу здійснювати постійний контроль за збереженням і наявністю запасів на складі, спрощує звірку даних аналітичного й синтетичного обліку.

За умов застосування ПК, коли використовується метод машинної картотеки, забезпечується повна тотожність інформаційних даних складського й бухгалтерського обліку, а отже, проблема трудомісткості попредметного обліку запасів втрачає акту­альність.

6.4. Синтетичний облік запасів

Для обліку наявності та руху запасів призначені активні рахунки класу 2 «Запаси» Плану рахунків.

Докладно номенклатуру субрахунків за поданими синтетичними рахунками наведено на рис. 6.4.

Основні бухгалтерські проведення з надходження і витрачання запасів наведено у табл. 6.6.

Для відображення інформації щодо обліку надходження запасів використовують меморіальні ордери № 4 — Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами (ф. № 408 (бюджет)), № 6 — Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами (ф. № 409 (бюджет)), № 7 — Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів (ф. 410 (бюджет)), № 8 — Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (ф. № 380 (бюджет)).

№ 25 Про-дукція с/г виробництва

Р ис. 6.4. Класифікація рахунків бухгалтерського обліку запасів

Таблиця 6.6

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ЗАПАСІВ

№ опер.	Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	Оприбутковано виробничі запаси, у тому числі за операціями з централізованого постачання, установою-закупівельником (вартість без ПДВ): сплачені шляхом попередньої оплати рахунків сплачені після їх отримання	201—218 231—239 201—218 231—239	361, 362, 364 675
	Сума ПДВ із запасів, придбаних за рахунок коштів загального фонду	801, 802	361, 362, 364, 675
	Сума ПДВ з запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду: якщо ПДВ не включено до податкового кредиту	811—813	361, 362, 364, 675
	якщо ПДВ включено до податкового кредиту	641	361, 362, 364, 675
2	Отримано установою-замовником запаси від установи-закупівельник за операціями з централізованого постачання	201—218, 231—239	683, 684
3	Списано витрачені запаси на підставі підтвердних документів (крім отриманих за операціями з централізованого постачання	801, 802, 811—813	201—218, 231—236, 238, 239
4	Передано запаси, закуплені шляхом цент- ралізованого постачання з балансу установи-закупівельника на баланс установи-замовника	683, 684	201—218, 231—239
5	Списано використані запаси установою-замовником, придбані за операціями з централізованого постачання. Акти списання передано установі-закупівельнику	683, 684	201—218, 231—239
6	Згідно з отриманими актами від уста- нови-замовника відображено суми вико- ристаних запасів установою-закупівель- ником	801, 802, 813	683, 684
7	Отримано матеріалів і продуктів харчування як гуманітарної допомоги	231—236, 238, 239	364