5. Оценка предложений.

После получения необходимого количества предложений (их может быть 10 или 20 в зависимости от сложности решаемой проблемы и степени риска) работники фирмы-покупателя (как правило, это члены закупочного центра) проводят их всестороннюю оценку.

Выбор критериев оценки поставщиков зависит от множества факторов (тип закупки, отраслевая принадлежность предприятия, виды закупаемых материалов, величина коммерческих рисков и т.д.). Все многообразие факторов можно разделить на три основные группы:

• факторы, определяющие уровень продуктивности пред­ложения;

• факторы, характеризующие издержки предложения;

• уровень риска, который содержится в данном предло­жении для заказчика.

Для систематизации и определения общего оценочного показателя на каждого поставщика заводится «Карточка оценки поставщика», в которой представлены все применяе­мые для данного товара и поставщика оценочные критерии и заносятся значения этих критериев.

6. Окончательный выбор поставщиков.

В результате проведенного на предыдущем этапе изуче­ния и анализа поступивших предложений члены закупочно­го комитета составляют рейтинг поставщиков по исследуе­мым критериям и определяют лучших из них. Оценка осуществляется на основании общего оценочного показателя, который определяется по формуле:

ОП = ∑ К_вi К_bi П_оi

где ОП – общий оценочный показатель (коэффициент или %); К_вi – коэффициент весомости i-го оценочного критерия; П_оi; — показатель i-го оценочного критерия; п — количество оценочных показателей.

7. Разработка процедуры оформления и получения заказа (Согласование параметров поставки и заключение договора)

После определения конкретного поставщика или несколь­ких поставщиков работники отдела материально-техниче­ского снабжения или юридическая группа как члены заку­почного центра готовят заказ на закупку товаров в виде оферты (предложения заключить договор). В соответствии с Гражданским кодексом Республики Беларусь офертой при­знается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и вы­ражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет при­нято предложение. При этом оферта должна содержать су­щественные условия договора, к которым относятся предмет договора, наименование и количество товара, цена или спо­собы ее определения, а также цель приобретения товара. Чтобы предложение о за­ключении договора можно было считать офертой, оно долж­но отвечать следующим требованиям:

• указание адресата предложения (или несколько адреса­тов);

• выражение намерения стороны, направившей оферту (оферанта), заключить договор в случае принятия адресатом оферты данного предложения.

Особым видом является публичная оферта, которая адре­сована неопределенному кругу лиц. Она может быть представлена в виде рекламы или иным образом и содержит либо не содержит все существенные условия договора.

8. Начало поставки и оценка работы поставщика

После заключения договора-поставки осуществляется его выполнение при соблюдении сторонами принятых обяза­тельств. Систематический учет, контроль исполнения дого­ворных обязательств и своевременное предъявление санк­ций являются важной составляющей закупочной деятельности. Выполнение договора контролируется по общему объему поставки, развернутому ассортименту, срокам по­ставки, качеству, комплектности, соблюдению транспор­тных условий, выполнению условий отгрузки, порядку сог­ласования цены и по другим условиям, предусмотренным в договоре. При этом необходимо следить за наличием и пра­вильным оформлением сопроводительных документов (то­варной или товарно-транспортной накладной, сертификатов соответствия, качественных удостоверений, лицензий и т.д.).

Если поставщик выполняет все требования качественно и в срок, то покупатель, как правило, будет осуществлять по­вторные закупки. В противном случае необходимо вносить изменения в условия сделки или действие соглашения будет приостановлено. Задача продавца при этом состоит в том, чтобы постоянно контролировать соответствие своей работы требованиям покупателя.